Geum.ru

Р І шенн я «12» 12 2011 №574 м. Чугуїв Про результати впровадження системи управління якістю у діяльність виконавчого комітету за 2011 рік Керуючись ст ст. 52,59 Закон

Вид материалаЗакон

Содержание


Керуючий справами
Політика у сфері якості
Міський голова Г.М.МІНАЄВА
Подобный материал:


ЧУГУЇВСЬКА МІСЬКА РАДА


ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

«12» 12 2011 № 574


м.Чугуїв

Про результати впровадження

системи управління якістю у діяльність

виконавчого комітету за 2011 рік


Керуючись ст.ст.52,59 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, відповідно до стандарту ISO 9001-2009, Настанови з якості Виконавчого комітету Чугуївської міської ради, на виконання власних повноважень, заслухавши інформацію начальника відділу ведення Державного реєстру виборців, голови робочої групи з питань системи управління якістю Виконавчого комітету Чугуївської міської ради Іванченко О.М. про результати впровадження системи управління якістю у діяльність виконавчого комітету за 2011 рік, з метою більш ефективного управління та якісного надання послуг мешканцям міста, Виконавчий комітет Чугуївської міської ради


в и р і ш и в:

1.Інформацію про результати впровадження системи управління якістю у діяльність виконавчого комітету за 2011 рік прийняти до відома (додається).

2. Секретарю ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету:

2.1 вдосконалити механізм контролю за експлуатацією системи управління якістю

постійно;

2.2 посилити відповідальність начальників структурних підрозділів за ефективне функціонування системи управління якістю у закріплених відділах

постійно.

3. Керуючому справами виконавчого комітету, представнику керівництва з якості МАКАРЕНКО Л.П.:


3.1 запровадити проведення анкетування отримувачів послуг виконавчого комітету або інші форми оцінювання рівня задоволеності замовників послуг

раз на півріччя;

3.2 забезпечити опрацювання результатів опитування для подальшого їх врахування з метою підвищення якості надання послуг

раз на півріччя, до 10 числа

наступного місяця.

4. Начальникам структурних підрозділів:

4.1 дотримуватися термінів розробки планів корегуючих та запобіжних заходів, а також термінів виконання цих заходів відповідно до Процедури якості “Проведення корегуючих та запобіжних заходів”

постійно;

4.2 актуалізувати зміст реєстрів нормативно-правової документації згідно з вимогами процедури якості “Управління документацією та даними”

до 25.12.2011;

4.3 оновити список осіб, відповідальних за ведення документації системи управління якістю у структурних підрозділах

до 25.12.2011.

5. Затвердити Політику у сфері якості Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету на 2012 рік (додаток 1).

6. Затвердити цілі у сфері якості Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету на 2012 рік (додаток 2).

7. Рішення № 710 від 11.12.2009 “ Про стан експлуатації Системи управління якістю ДСТУ ISO 9001-2001 структурними підрозділами виконавчого комітету” зняти з контролю.

8. Контроль даного рішення залишаю за собою.


Міський голова Г.М.МІНАЄВА


Інформація

про результати впровадження системи управління якістю у діяльність виконавчого комітету за 2011рік


Виконавчий комітет Чугуївської міської ради є одним з перших серед міст обласного значення по впровадженню системи управління якістю. 14 квітня 2011 року вдруге отримано Сертифікат, який підтверджує, що система управління якістю стосовно надання послуг Чугуївською міською радою згідно з чинними в Україні нормативними документами, відповідає вимогам ДСТУ ISO 2001:2009.

Протягом 2011 року було здійснено комплекс заходів щодо впровадження системи управління якістю. Відповідно до стандарту ISO 9001:2009, настанови з якості Виконавчого комітету Чугуївської міської ради, з метою більш ефективного управління та якісного надання послуг мешканцям міста рішенням Виконавчого комітету № 4 від 14.01. 2011 року затверджено Політику та цілі у сфері якості Чугуївської міської ради та її Виконавчого комітету на 2011 рік. Для їх виконання розпорядженням міського голови № 17 від 25.01.2011р. затверджено заходи щодо поліпшення системи управління якістю у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради на 2011 рік. На сьогодні виконання політики якості становить 72%, досягнення цілей у сфері якості — 83%.

На виконання заходів щодо поліпшення системи управління якості протягом першого кварталу у виконавчому комітеті переглянуто та актуалізовано інформаційні картки надання послуг всіх структурних підрозділів.

За перше півріччя забезпечено впровадження основних засад ДСТУ ISO 2001:2009 “Системи управління якістю” на комунальних підприємствах міста. Для цього керуючим справами виконавчого комітету Макаренко Л.П. проведено навчання керівників КП “Чугуїввода”, КП “Чугуївтепло”, КП “ Чугуївська саночистка”, КЖРЕП м.Чугуєва. Відповідальними працівниками комунальних підприємств та служб міста розроблено інформаційні картки надання послуг та формуляри до них. В приміщенні комунальних підприємств обладнано інформаційно-довідкові стенди щодо послуг, які надаються підприємствами.

Розроблено та затверджено Реєстр адміністративних послуг, що надаються Виконавчим комітетом, та Реєстр послуг комунальних підприємств. На сьогодні у виконавчому комітеті нараховується 116 адміністративних послуг. З них найбільшу кількість - 56 надає Управління праці та соціального захисту населення, 12 — Служба у справах дітей, 9 — відділ з питань земельних відносин, комунальної власності та приватизації, 10- Державний реєстратор. Комунальні служби на сьогодні надають 40 послуг, із яких КП “Чугуївська саночистка” - 3, КЖРЕП — 5, КП “Чугуїввода” - 11, КП “Чугуївтепло” - 21.

Структурними підрозділами виконавчого комітету відповідно до нормативно-правових актів на протязі року вносилися зміни до процедур якості, блок-схем процесів та інформаційних карток. Положення про відділи та посадові інструкції працівників приведені у відповідність до вимог стандартів.

Постійно працює робоча група з питань управління якістю виконавчого комітету Чугуївської міської ради, яка на своїх засіданнях приймає рішення по корегуванню завдань, спрямованих на виконання поставлених цілей. З вересня поточного року відповідно до розпорядження міського голови № 346 від 19.09.2011 “Про призначення відповідальних менеджерів за впровадження Компонентів Програми Ради Європи” робоча група бере безпосередню участь у впровадженні компонентів Програми ради Європи “Посилення інституційної спроможності органів місцевого самоврядування в Україні”. Групою підготовлено та подано до Офісу Ради Європи список індикаторів для таких послуг:

“Інформаційний Інтернет-портал міської ради”;

“Тарифна політика на базі діалогу з населенням”;

“Центр надання адміністративних послуг у “єдиному вікні”.

Значна увага приділяється організації відкритості і прозорості діяльності Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету шляхом доступу до публічної інформації. Проекти нормативних актів, відповідно до регламентів, розміщуються на офіційному сайті міської ради за 20 днів до їх розгляду. Проекти регуляторних актів оприлюднюються через ЗМІ (“Новости Чугуева”) та проходять обговорення на засіданнях круглих столів.

Відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” запроваджується формування баз персональних даних, з якими працюють структурні підрозділи виконавчого комітету та забезпечується їх захист.

Для встановлення ефективності провадження та підтримки в актуальному стані системи управління якістю у виконавчому комітеті протягом року згідно з затвердженим графіком проводяться внутрішні аудити, мета яких визначити результативність впровадження системи управління якістю та відповідність вимогам міжнародних стандартів.

За результатами проведених аудитів в 2011 році можна відзначити позитивну динаміку в організації управління документацією та протоколами якості у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради.

Так, діяльність окремих структурних підрозділів була організована на достатньо високому рівні (відділ роботи зі зверненнями громадян і кадрової роботи, загальний відділ, відділ економічного розвитку,відділ ведення Державного реєстру виборців, відділ споживчого ринку) і відповідає вимогам, встановленим ДСТУ ISO 9001-2009 «Системи управління якістю. Вимоги” та іншими нормативними актами.

Але є зауваження в роботі інших відділів, які мають істотний характер:

- цілі окремих підрозділів не є вимірюваними, їх аналіз не проводиться (відділ промисловості та підприємництва);

- планування роботи не завжди аналізується, відсутні відповідні протоколи (відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення, юридичний відділ, архівний відділ);

- не завжди актуалізовані реєстри протоколів якості, документації СУЯ, нормативно-правових актів, що використовуються в роботі підрозділу (відділ з питань культури та туризму, відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення, відділ з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення).

В окремих відділах не витримуються терміни розробки планів корегуючих та запобіжних заходів, а також терміни виконання цих заходів відповідно до Процедури якості “Проведення корегуючих та запобіжних заходів”.

Відсутні записи щодо актуалізації змісту реєстрів нормативно-правової документації згідно вимог процедури якості “Управління документацією та даними”.

Після кадрових переміщень у відділах не завжди робиться оновлення призначення відповідальної особи за ведення документоообігу та впровадження системи управління якістю у відділ.

З метою аналізу та оцінки ефективності функціонування системи управління якістю та забезпечення постійного її поліпшення щоквартально проводяться загальні Дні якості, на яких особлива увага приділяється фактичним показникам якості послуг, що надаються виконавчим комітетом; визначенню рівня задоволеності замовників їх поточним і очікуваним потребам. Кращим працівникам відділів щоквартально вручається відзнака міського голови — перехідний вимпел “ За високу якість адміністративних послуг”. Крім того, в кожному структурному підрозділі відповідно до затвердженого графіку щомісяця проводяться дні якості — робочі наради, на яких аналізується робота за минулий місяць, та ставляться завдання по вдосконаленню роботи підрозділу.

З метою вивчення громадської думки та вивчення рівня задоволеності замовника послуг, міським головою видано розпорядження № 422 від 11.11.2011 року “Про дослідження рівня задоволеності замовника послуг”. В першому кварталі 2011 року всіма відділами, які працюють з громадянами, було проведено анкетування замовників послуг, після чого на Дні якості проаналізовано рівень задоволеності замовника. Так, рівень обслуговування у відділах службах та управліннях виконавчого комітету опитування оцінили наступним чином: відмінно — 25,3%, добре — 50,5%, задовільно — 19,4%, які порівняно з минулим роком є значно вищими. В грудні поточного року таке анкетування проводиться повторно, це дасть можливість відслідкувати динаміку покращення роботи виконавчого комітету та виправити недоліки які мають місце в роботі з замовниками .

Підводячи підсумок вище сказаному, можна відмітити, що впровадження системи управління якістю — це дієвий інструмент підвищення не тільки ролі органу місцевого самоврядування, а й відповідальності перед територіальною громадою за рівень послуг, які вона надає. Тому, що основною метою діяльності Виконавчого комітету Чугуївської міської ради є досягнення високих стандартів якості життя територіальної громади, покращення якості усіх видів послуг для замовників, вдосконалення діяльності виконавчих органів Чугуївської міської ради відповідно до міжнародного стандарту якості ISO 9001:2009.


Керуючий справами

виконавчого комітету Л.П.Макаренко


Додаток 1

до рішення виконавчого комітету

від “12”____12_____2011 №574


Політика у сфері якості

Чугуївської міської ради та її Виконавчого комітету

на 2012 рік


Посадові особи Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету, реалізуючи свої безпосередні обов’язки у відповідності до законів України та інших законодавчих актів, Статуту територіальної громади міста Чугуєва, на демократичних засадах створюють позитивний імідж міста, забезпечують прозорість процесів прийняття рішень, спрощення дозвільно-узгоджувальних процедур та реалізацію потреб громади та кожного окремо громадянина шляхом надання якісних і доступних послуг мешканцям міста.

Система управління якістю Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету має за мету гарантувати сталу якість послуг, яка задовольняє потреби та очікування мешканців міста (замовників послуг) і відповідає вимогам ДСТУ ISO 9001-2009.

основним засобом досягнення високих результатів роботи є грунтовна підготовка заходів, пов’язаних з управлінням, наданням послуг, вдосконаленням та утриманням в належному стані інфраструктури міста, підтримка ініціативи громадськості міста.

Пріоритетним прагненням є запровадження системного моніторингу процесів життєдіяльності міста та потреб мешканців, визначення потенційних джерел помилок, їх усунення на початковому етапі.

Всі посадові особи місцевого самоврядування усвідомлюють, що довіра до послуг, які надаються населенню міста, складається з довіри до кожного і до роботи всього колективу.

Тому запроваджуються такі принципи:
  1. професійного ставлення до працівників міської ради та її виконавчого комітету, а також підвищення кваліфікації працівників;
  2. встановлення дружньої ефективної взаємодії органів місцевого самоврядування та громади м.Чугуєва;
  3. сумлінного служіння територіальній громаді шляхом надання якісних і доступних послуг;
  4. використання постійного моніторингу, контролю та аналізу, прийняття рішень на основі фактів, щоб жодна проблема не залишилася непоміченою;
  5. орієнтація на мешканців міста: розуміння сучасних та майбутніх їх потреб, максимальне можливе задоволення вимог замовників, а також намагання перевищити їх очікування;
  6. забезпечення прозорості прийняття рішень та відкритості Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету шляхом реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

Участь у реалізації Політики беруть усі працівники Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету, самостійних підрозділів, комунальних підприємств та установ.

Відповідальність за виконання даної Політики та постійне поліпшення системи управління якістю несе керівництво Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету.


Міський голова Г.М.МІНАЄВА


Додаток 2

до рішення виконавчого комітету

від “12”___12_____2011 №574


Цілі

у сфері якості Чугуївської міської ради та її виконавчих органів

на 2012 рік


Для забезпечення якості послуг та підвищення рівня задоволеності споживачів, довіри населення до органів місцевого самоврядування Чугуївська міська рада та її Виконавчий комітет ставлять за мету таке:
  1. Підвищити якість планування роботи структурних підрозділів виконавчого комітету з урахуванням пріоритетних напрямів роботи відділів. Здійснювати глибокий аналіз їх виконання, встановлювати причини невиконання окремих пунктів

1 раз на квартал МАКАРЕНКО Л.П., представник керівництва з якості;

БОЙКО О.О. - начальник організаційного відділу;

начальники структурних підрозділів.
  1. Удосконалити систему діловодства у виконавчому комітеті шляхом запровадження основних принципів “електронного врядування”. Запровадити в процес діловодства електронний обіг документів

I-II кв. 2012 МАКАРЕНКО Л.П., представник керівництва з якості,

ЛОГАЧОВ В.В., начальник відділу інформаційно-

комп’ютерного відділу,

СВІНЧЕНКО Н.Г., начальник загального відділу.


  1. Досягти максимальної відкритості та прозорості в діяльності виконавчого комітету. Регулярно інформувати громадськість через офіційний веб-сайт Чугуївської міської ради щодо її діяльності

щоденно МАКАРЕНКО Л.П., представник керівництва з якості,

ЛОГАЧОВ В.В., начальник відділу інформаційно-

комп’ютерного відділу,

начальники структурних підрозділів
  1. Забезпечити своєчасний розгляд звернень громадян та невідкладне реагування на питання, що виникають, їх вирішення в установлені терміни

постійно МАКАРЕНКО Л.П., представник керівництва з якості,

ЧЕРЕПОВА Л.М., начальник відділу по роботи зі

зверненнями громадян і кадрової роботи,

начальники структурних підрозділів.

5. Підвищення рівня задоволеності населення послугами, що надаються чи організовуються структурними підрозділами виконавчого комітету, до 85 % (відповідно до результатів анкетування)

грудень МАКАРЕНКО Л.П., представник керівництва з якості,

керівники структурних підрозділів


Міський голова Г.М.МІНАЄВА