Р І шенн я " 14 " 10 2011 №462 м. Чугуїв Про стан управління документацією та протоколами якості у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради Керуючись ст ст. 40, 52 Закон

Вид материала

Закон

Содержание Міський голова Г.М.МІНАЄВА

Подобный материал:

• М І ськогоголов и "04" 11 2011 №412 м. Чугуїв Про створення надзвичайної протиепідемічної, 75.7kb.
• Р І шенн я «12» 12 2011 №574 м. Чугуїв Про результати впровадження системи управління, 120.87kb.
• Р І шенн явід «30. 12»2011 №813-vi м. Чугуїв Про виконання Міської програми поліпшення, 73.09kb.
• Р І шенн явід 21. 12. 2011 №841 м. Єнакієве Про план роботи виконавчих органів Єнакієвської, 2236.77kb.
• Р І шенн явід «30. 12»2011 №809-vi м. Чугуїв Про виконання міської програми „ Дошкільна, 75.97kb.
• Додаток до рішення 5 сесії міської ради 6 скликання від 27 січня 2011 р. №66-п Положення, 64.35kb.
• Р І шенн я від 21. 12. 2010 р. №652 Про затвердження Плану роботи виконавчих органів, 1054.95kb.
• План заходів щодо реалізації делегованих повноважень Виконавчим комітетом Чугуївської, 390.97kb.
• Р І шенн явід 14. 12. 2011 №744 м. Сніжне Про реєстрацію Сніжнянської міської громадської, 11.51kb.
• Р І шенн явід 15. 07. 2009 №303 Про затвердження Методики оцінювання рівня організації, 62.1kb.

ЧУГУЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

“14” 10 2011 № 462

м. Чугуїв


Про стан управління документацією

та протоколами якості у Виконавчому

комітеті Чугуївської міської ради

Керуючись ст.ст. 40, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Інструкцією з діловодства Виконавчого комітету Чугуївської міської ради, Настановою з якості, процедурами якості 07.07«Управління документацією та даними» та 08.07 «Управління протоколами якості», розробленими у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради, на виконання власних повноважень, заслухавши інформацію начальника загального відділу СВІНЧЕНКО Н.Г. про стан управління документацією та протоколами якості у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради, з метою підвищення результативності та ефективності діяльності виконавчого комітету щодо надання якісних і доступних послуг громадянам міста у відповідності до стандарту ДСТУ ISO 9001-2009, Виконавчий комітет Чугуївської міської ради

В И Р І Ш И В:

1. Інформацію про стан управління документацією та протоколами якості у виконавчому комітеті прийняти до відома (додається).


2. Відзначити позитивну динаміку в організації управління документацією та протоколами якості у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради.


3. Начальникам структурних підрозділів:

3.1 усунути всі невідповідності, виявлені під час проведення перевірок відповідальними особами та внутрішніх аудитів у 2011 році

до 01.11.2011;


3.2 забезпечити щоквартальний моніторинг та аналізування документації системи управління якістю (в т.ч. планів роботи, досягнення цілей у сфері якості) у структурних підрозділах

до 10 числа місяця наступного кварталу;

3.3 вжити заходів по забезпеченню умов доступності, обліку та схоронності документації

до 01.12.2011;

3.4 з метою підвищення якості надання послуг замовникам, впроваджувати у роботу новітні інформаційні технології та відповідні бази даних

постійно;

3.5 забезпечити документування (складання протоколів якості) усіх результатів виконання функцій управліннями, відділами та службами виконавчого комітету

постійно.


4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету МАКАРЕНКО Л.П.


Міський голова Г.М.МІНАЄВА


Додаток

до рішення Виконавчого комітету

Чугуївської міської ради

від «14» ___10___ 2011 №462


ІНФОРМАЦІЯ

про стан управління документацією та протоколами якості у Виконавчому комітеті Чугуївської міської ради


Вже кілька років виконавчий комітет Чугуївської міської ради спрямовує та організовує свою роботу в системі управління якістю згідно з вимогами стандарту ДСТУ ISO 9001:2009, відповідність якому було підтверджено сертифікатом на систему управління якістю у квітні поточного року за результатами зовнішнього аудиту. Володіння сертифікатом якості ISO становить виразний сигнал того,  що ми є компетентними партнерами та виконавцями.

Система управління якістю – це комплексне управління якістю, яке базується на основних двох принципах: орієнтація на замовника та процеcний підхід в управлінні органом місцевого самоврядування.

Для успішного керування і забезпечення функціонування організацією як цілісною системою, управління нею повинно бути систематичним і прозорим. З цією метою у виконавчому комітеті було розроблено Настанову з якості: документ, в якому встановлено:

• сферу застосування системи управління якістю, у тому числі деталізацію та обґрунтування будь-яких вилучень;
  
• задокументовані процедури (методики), встановлені для системи управління якістю, або посилання на них;
  
• опис взаємодії процесів системи управління якістю.
  

Управління документацією системи управління якістю необхідно здійснювати шляхом складання протоколів якості. Протоколи є документами особливого типу, й управляти ними необхідно відповідно до вимог, закріплених у стандарті. Тому була розроблена задокументована процедура для визначення управлінських дій, необхідних для:

а) затвердження документів як відповідних перед їх введенням в дію;

б) аналізування та, в разі потреби, актуалізації документів і нового їх затвердження;

в) забезпечення ідентифікації змін та статусу чинної переглянутої версії документів;

г) забезпечення наявності відповідних версій чинних документів у місцях застосування;

д) забезпечення розбірливості та простоти ідентифікації документів;

е) забезпечення ідентифікації документів зовнішнього походження і контролю за їхнім розповсюдженням;

ж) запобігання ненавмисному застосуванню застарілих документів і застосування належної ідентифікації цих документів у разі їх зберігання в будь-яких цілях.

Це процедура якості ПЯ 07.07 «Управління документацією та даними» та ПЯ 08.07 «Управління протоколами якості».

Задокументована процедура для визначення управлінських дій щодо забезпечення ідентифікації, збереження, захисту, доступу, терміну зберігання та вилучення протоколів - процедура якості ПЯ 07.07 «Управління документацією та даними». Ця процедура якості встановлює види документації, що застосовуються у виконавчому комітеті, дає їх визначення і процедури управління документацією. Згідно з цією процедурою документація системи управління якістю Виконавчого комітету Чугуївської міської ради включає:

1. Документально оформлену заяву про Політику у сфері якості, цілі і задачі у сфері якості.
   
2. Настанову з якості.
   
3. Документовані процедури, які вимагають Міжнародні стандарти.
   
4. Документи, необхідні виконкому для забезпечення ефективного планування, функціонування і управління процесами.
   
5. Протоколи якості, які вимагають Міжнародні стандарти, відповідно до ПЯ 08.07 "Управління протоколами якості".
   

У процедурі якості ПЯ 08.07. надане визначення протоколу якості:

Протокол якості – документ, що містить отримані результати або докази виконання робіт.

На вимогу стандарту слід розробляти та актуалізувати протоколи для надання доказів відповідності вимогам та результативності системи управління якістю. Згідно з ПЯ 08.07 до протоколів якості відносяться документи, зазначені у відповідних процедурах якості для реєстрації даних:

• журнали;
  
• акти;
  
• протоколи;
  
• звіти;
  
• плани;
  
• картки;
  
• графіки;
  
• висновки і т.і.
  

Протоколи мають бути доступними, легкими для читання та ідентифікації.


Основні функції діловодства у виконавчому комітеті Чугуївської міської ради виконує загальний відділ, який здійснює безпосередньо ведення діловодства, організаційно-методичну роботу, пов'язану з документами, і відповідає за організацію і правильне ведення діловодства. Тому цілком природно, що саме загальний відділ є утримувачем процесів: управління документацією та даними, управління протоколами якості.


За результатами проведених перевірок та внутрішніх аудитів зафіксовано, що відділи та управління виконкому міської ради, які надають адміністративні, муніципальні чи соціальні послуги, розробили та затвердили технологічні або інформаційні картки. При наданні послуг працівники керуються відповідними нормативними документами. Понаднормативні вимоги замовників вивчаються в індивідуальному порядку. Аналізування вимог щодо послуг, які надають управління та відділи виконкому, проводиться методом дослідження задоволеності замовників рівнем наданих послуг, анкетуванням та аналізом звернень громадян.


Відповідно до вимог стандарту й Настанови з якості проводиться інформування замовників щодо надання послуг шляхом розміщення інформації в інформаційних картках, також на стендах і на сайті Чугуївської міської ради. Посадовці регулярно надають консультації, про які звітують перед територіальною громадою через ЗМІ та на сайті міста.

У виконавчому комітеті налагоджений чіткий механізм ідентифікації документів шляхом їх реєстрації у відповідних журналах. Затверджені бланки листів та бланки розпорядчих актів міської ради та її виконавчого комітету. З урахуванням вимог стандарту та змін у законодавстві України було відкореговано Інструкцію з діловодства. Розроблено та затверджено номенклатуру справ. В управліннях та відділах призначені відповідальні працівники за ведення діловодства та за ведення документації СУЯ.

Наприклад, в Єдиному дозвільному офісі створено архів, де на кожного суб’єкта господарювання заведено дозвільну справу і зберігається інформація, яка є власністю замовників.


Але існують певні недоліки в роботі деяких структурних підрозділів. Їх можна об’єднати у такі групи:

• цілі підрозділу не є вимірюваними, їх аналіз не проводиться;
  
• планування роботи не завжди аналізується (відсутні відповідні протоколи);
  
• не актуалізовані або взагалі відсутні реєстри протоколів якості, документації СУЯ, нормативно-правових актів, що використовуються в роботі підрозділу.
  

Таким чином, можливо окреслити типові помилки, що трапляються в управлінні документацією та протоколами якості: несвоєчасна актуалізація документації та протоколів призводить до ускладнення відстежуваності та її ідентифікації. Ігнорування процесом моніторингу та аналізування певних документів призводить до зниження результативності та ефективності діяльності підрозділу та виконавчого комітету в цілому. А порушення умови доступності і схоронності документації забирає одну з найважливіших складових ефективної роботи – час, а іноді ставить під загрозу виконання певного процесу.


Підводячи підсумок вище сказаному, можна відмітити, що управління документацією системи управління якістю - це дієвий інструмент підвищення не тільки ролі органу місцевого самоврядування, а й відповідальності перед територіальною громадою за рівень послуг, які вона надає. Тому, що основною метою діяльності Виконавчого комітету Чугуївської міської ради є досягнення високих стандартів якості життя територіальної громади, покращення якості усіх видів послуг для замовників, вдосконалення діяльності виконавчих органів Чугуївської міської ради відповідно до міжнародного стандарту якості ISO 9001:2009.


Керуючий справами

виконавчого комітету Л.П.МАКАРЕНКО