Структуры и механизмы функционирования электронного депозитария

Аннотация

Предлагаются организационные механизмы формирования веб-представления электронного депозитария, структуры для хранения документальной части электронного портфолио и творческих работ. Особенность предлагаемого механизма состоит в его практической направленности и возможности реального использования в сложившейся системе документооборота институтов повышения квалификации учителей. Для формирования веб-представления электронного депозитария не требуется специального инструментария, кроме базовых и широко доступных средств подготовки веб-страниц.

Предложенная модель электронного депозитария и веб-представления элементов электронного портфолио была одобрена на заседании кафедры информатики Московского института открытого образования и рекомендована в качестве практического решения в системе повышения квалификации учителей.

Введение

В 2004 г. был запущен эксперимент по внедрению в школьное образование механизма портфолио как средства оценки творческого потенциала школьников. Было подготовлено специальное методическое письмо Министерства образования, где давались разъяснения о структуре портфолио, рекомендации по формированию портфолио школьников.

Следует отметить, что авторы документа дали весьма широкую трактовку портфолио, обозначив тем самым практически неограниченный, свободный контекст использования портфолио в образовании. В последующие годы развернулась широкая дискуссия о месте портфолио в школьной жизни, появились материалы об опыте практического использования портфолио как средстве оценки достижений учащихся.

На наш взгляд, одним из положительных моментов широкого общественного обсуждения концепции портфолио применительно к школе стал естественный перенос такового подхода к оценке компетенций на преподавательский состав и даже на школы в целом. Речь все чаще заходит, например, о портфолио школы, гимназии, лицея, преподавательского состава. По мнению авторов таких предложений, портфолио образовательного учреждения, безусловно, поможет учительскому коллективу привлекать в свою школу учеников, участвовать в проектах и конкурсах на получение грантов. Портфолио учителей поможет в прохождении профессиональной аттестации и получении более высоких разрядов.

Известно, что в настоящее время одним из основных способов подтверждения квалификации является получение свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации. Именно эти документы позволяют учителям претендовать на более высокие разряды. Для институтов повышения квалификации и для слушателей курсов представляет интерес возможность вести систематизированные архивы выданных документов о повышении квалификации, а также архивы (депозитарий) творческих работ слушателей, выполненных в ходе обучения на курсах. Обычно архивы документов хранятся в виде бумажных журналов учета. В последнее время документооборот осуществляется в электронном виде, и журналы учета также могут храниться в компьютере. Работы слушателей, выполненные в виде рефератов или отчетов по темам курсов, хранятся (депонируются) в бумажном виде. Работы (статьи, методические разработки, творческие работы), которые сейчас депонируются в МИОО, в московской системе образования имеют статус печатных трудов и учитываются при аттестации учителей. Они составляют основу портфолио учителей.

В условиях интернета представляет оправданным ведение электронного депозитария, где будут храниться элементы портфолио учителей, слушателей курсов повышения квалификации. В качестве элементов портфолио будут выступать электронные аналоги справок и свидетельств о повышении квалификации и творческие (зачетные) работы слушателей.

Если в процессе обучения на курсах повышения квалификации проводились конкурсы или выставки творческих работ слушателей (в первую очередь нас будут интересовать интернет-мероприятия), то в электронный депозитарий могут помещаться также разного рода дипломы (сертификаты) участников мероприятий и непосредственно творческие работы (их электронные аналоги).

Статус электронного депозитария

Одной из проблем электронного депозитария является статус хранимых документов. Мы привыкли доверять тем бумагам, которые имеют печати и соответствующие подписи ответственных лиц. Как подтверждать достоверность документов в электронном депозитарии?

Новым механизмом электронного документооборота является электронная цифровая подпись (ЭЦП). Электронный документ, подписанный с помощью ЭЦП ответственного лица, в соответствии с действующим законодательством имеет официальный статус. Такой документ обязаны принимать к рассмотрению во всех государственных, региональных, муниципальных и иных структурах управления. Но в настоящее время механизм ЭЦП пока еще не внедрен в практику. Препятствием к его широкому использованию является отсутствие опыта у большинства субъектов деловых отношений в обществе.

В отсутствии механизма ЭЦП проблема официального статуса электронного депозитария в системе повышения квалификации педагогов может решаться на основе четких организационных схем взаимоотношений между участниками, подтверждаемых официальными приказами. Должен также решаться вопрос о документальном подтверждении (в виде официально оформленных бумаг) для официальных документов, хранящихся в депозитарии.

Для придания официального статуса электронного депозитария, в частности, должен быть издан приказ руководителя учреждения повышения квалификации, в котором определена организационная схема работы электронного депозитария, установлен круг лиц, ответственных за работу депозитария, определен адрес электронного депозитария.

Электронный депозитарий должен размещаться на сайте учреждения или его подразделения. Сайт должен быть снабжен всеми необходимыми атрибутами, подтверждающими официальный статус сайта, и информацией о контактах (с кем и по каким вопросам можно связаться). Тем самым любой посетитель сайта случае необходимости сможет уточнить возникающие вопросы. В некоторых случаях администрация сайта могла бы также высылать по запросам бумажные подтверждения достоверности размещенной на сайте информации со ссылками на соответствующие приказы.

Субъекты организационной схемы

Субъекты организационной схемы электронного депозитария:

уполномоченный представитель руководства учебного подразделения
уполномоченный представитель учебной части организации
преподаватель курса повышения квалификации
официальный организатор интернет-мероприятия
слушатель курсов повышения квалификации
администратор официального сайта учебного подразделения

Перечисленный круг лиц несет ответственность за организацию курсов повышения квалификации, интернет-мероприятий, оформление и выдачу официальных документов, ведение базы данных слушателей, ведение сайта учебного подразделения.

Уполномоченный представитель руководства учебного подразделения ведет реестр преподавателей учебного подразделения, курсов повышения квалификации в учебном подразделении. Преподаватели, входящие в реестр, назначаются на должности с установленным объемом учебной нагрузки соответствующими приказами отдела кадров учреждения. Объем учебной нагрузки преподавателей согласовывается с учебной частью учреждения. В реестр курсов включаются курсы, утвержденные приказом по учреждению.

Уполномоченный представитель учебной части организации ведет реестр кодов (номеров) официальных справок и свидетельств, выдаваемых слушателям, окончивших курсы повышения квалификации.

Преподаватель ведет реестр слушателей проводимых курсов. Регистрация слушателей проводится в единой базе данных учреждения. Преподаватель обращается к уполномоченному представителю учебной части организации для получения официальных справок и свидетельств для слушателей, успешно закончивших курсы. Преподаватель несет ответственность за правильное указание кодов (номеров) официальных справок и свидетельств в электронном депозитарии.

Официальный организатор интернет-мероприятия назначается приказом по учебному заведению. Он несет ответственность за организацию мероприятия, выдачу дипломов (или иных официальных документов) участникам мероприятия. В его обязанности входит пополнение реестра мероприятий и единого реестра номеров выданных участникам документов, а также, возможно, создание электронных представлений этих документов. Обычно организаторами интернет-мероприятий становятся преподаватели курсов повышения квалификации (хотя возможны и другие ситуации, когда мероприятия организуются другими сотрудниками учебного заведения).

Администратор официального сайта учебного подразделения назначается приказом руководителя учреждения. В приказе определяется круг обязанностей администратора, схема взаимодействия с другими субъектами, участвующими в формировании электронного депозитария. В частности, в обязанности администратора входит ведение веб-представлений реестров преподавателей учебного подразделения, курсов, интернет-мероприятий, слушателей курсов повышения квалификации в учебном подразделении.

Состав электронного портфолио

В электронном депозитарии хранятся элементы портфолио учителей, обучающихся на курсах повышения квлаификации. Какие документы могут входить в состав портфолио? Согласно предлагаемой концепции в электронный депозитарий будут включаться документы и творческие работы, формируемые в процессе обучения на курсах повышения квалификации. Дополнительно будут включаться документы и работы творческих конкурсов и выставок, проводимых в процессе обучения на курсах.

Портфолио слушателя включает информационную карточку слушателя, содержащую необходимый набор сведений о слушателе:

ФИО
почтовый адрес места работы
должность (преподаваемый предмет)
адрес электронной почты

В информационной карточке есть блок с информацией о пройденном курсе обучения:

название курса
число учебных часов
номер полученного документа об окончании курса

Включен также блок ссылок на творческие работы, выполненные в ходе обучения на курсах. Решение о включении творческих работ слушателя принимается преподавателем курса совместно со слушателем.

Принято решение не включать в депозитарий иные элементы портфолио слушателей, в частности документы и творческие работы, ранее полученные учителями в других мероприятиях. Причина такого решения — усложнение организационной схемы, трудности с подтверждение подлинности документов и авторства работ.

В то же время слушателю предоставляется возможность в своей информационной карточке сообщить дополнительно достаточно разнообразные сведения о своем опыте работы в системе образования. Достоверность дополнительных сведений из информационной карточки не будет проверяться администрацией электронного депозитария, т.е. слушатель несет всю ответственность за правдивость размещаемой в информационной карточке дополнительных сведений.

Организационная схема

Элементы организационной схемы:

реестр преподавателей.
реестр курсов повышения квалификации
реестр слушателей курсов повышения квалификации
реестр проводимых официальных мероприятий (выставок, конкурсов, конференций и т.д.)
реестр номеров выданных официальных свидетельств о повышении квалификации
реестр номеров выданных официальных дипломов (сертификатов, свидетельств, грамот и т.д.)
электронные представления официальных дипломов (сертификатов, свидетельств, грамот и т.д.)
карточки слушателей курсов повышения квалификации
творческие работы слушателей

Структура электронного депозитария может быть представлена следующей схемой:

Рис. 1. Структура электронного депозитария

Преподаватель, ведущий в текущем учебном году курс повышения квалификации, включается в реестр преподавателей учебного подразделения. Его курс включается в реестр курсов.

Преподаватель набирает группу слушателей, после чего включает слушателей в реестр.

В период обучения формируются карточки слушателей, содержащие официальную информацию о слушателе, а также в депозитарий помещаются творческие работы слушателей.

По окончании обучения слушателям выдаются официальные документы о повышении квалификации, создается реестр номеров свидетельств, при этом номера свидетельств включаются в карточки слушателей.

Если проводится интернет-мероприятие, то в депозитарии соответственно пополняется реестр мероприятий. По окончанию мероприятия формируется реестр номеров официальных документов участников (номеров дипломов, грамот и др.), при этом номера документов вносятся в карточки участников (слушателей курсов повышения квалификации).

Слушатели, успешно окончившие курсы повышения квалификации, получат возможность ссылаться на свое электронное портфолио, хранящееся в электронном депозитарии. При этом официальность портфолио подтверждается официальным статусом электронного депозитария учебного заведения.

Blog

Структуры и механизмы функционирования электронного депозитария

Содержание

Приложение 4.