Медицинский факультет. Кафедра управления и экономики фармации

Вид материала

Постройте организационную схему аптеки «три сестры»
Распределите сотрудников аптеки по линейным подразделениям.
Алгоритм выполнения задачи
Проведите горизонтальное разделение труда среди работников аптеки
Основная деятельность
Проведите вертикальное разделение труда среди менеджеров аптеки.
Закрепите права, обязанности и ответственность работника в функционально-должностной инструкции (фди).
Функционально-должностная инструкция
Выявление проблемной ситуации методом составления
Удельный вес
Выбор наилучшего решения с учетом риска
Варианты решения
Организация делопроизводства в аптечном предприятии. документальное оформление управленческих решений.
Номенклатура дел
Документы административно - производственной группы.
Документы по кадровым вопросам
Документы по ценообразованию
Документы по технике безопасности
Пример приказа Впишите название реквизита
Пример протокола Укажите названия разделов
...
Полное содержание

Подобный материал:

1 2 3 4

ЗАДАНИЕ 5. ПОСТРОЙТЕ ОРГАНИЗАЦИОННУЮ СХЕМУ АПТЕКИ «ТРИ СЕСТРЫ»

(см. ситуационную задачу 3 Темы 1).

Алгоритм выполнения задачи

1.1.Определите принцип по которому построена организационная структура ____________________________________________________________________________

1.2.Укажите линейные подразделения 1.__________________________________________

(впишите в схему) 2.__________________________________________

1.3. Укажите штабные подразделения 1.__________________________________________

(впишите в схему) 2.__________________________________________

ЗАДАНИЕ 6. РАСПРЕДЕЛИТЕ СОТРУДНИКОВ АПТЕКИ ПО ЛИНЕЙНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ.

	Подразделение 1	Подразделение 2
Название

Должности

 Алгоритм выполнения задачи

2.1. Определите сотрудников, которые будут занимать должности заведующих отделами. Учтите, что заведующие отделами выполняют и производственные и административные функции.

2.2. Укажите сотрудников, которые будут работать непосредственно в отделах. Учтите, что отпуском лекарств по рецептам по положению могут заниматься провизоры, а отпуском лекарств без рецептов - фармацевты.

ЗАДАНИЕ 7. ПРОВЕДИТЕ ГОРИЗОНТАЛЬНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА СРЕДИ РАБОТНИКОВ АПТЕКИ

Таблица 1

	Основная деятельность	Управленческая деятельность
	Формулировка задач
Должность
Директор
Заместитель- зав.отделом ГЛФ
Зав.отделом ОБР
Провизор
Провизор
Фармацевт
Бухгалтер
Экономист

Алгоритм выполнения задачи

3.1. Воспользуйтесь Приложением 1, в котором перечислены основные виды работ, выполняемые в аптеке.

3.2. Отметьте в Приложении 1 виды работ, связанные с основной деятельностью аптеки: производство, реализация, маркетинг.

3.3. Горизонтальное разделение труда связано с разделением всей работы на составляющие компоненты. В организации оно, прежде всего, связано с наличием подразделений и выполнением основной деятельности по производству и сбыту продукции. Впишите в таблицу 1 виды работ, которые будут выполняться в соответствующей должности.

ЗАДАНИЕ 8. ПРОВЕДИТЕ ВЕРТИКАЛЬНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА СРЕДИ МЕНЕДЖЕРОВ АПТЕКИ.

4.1. Воспользуйтесь также Приложением 1, в котором перечислены основные виды работ, выполняемые в аптеке.

4.2. Отметьте в Приложении 1 виды работ соответствующие процессу управления.

4.3. Вертикальное разделение связано с координацией действий других людей и составляет сущность управления, оно образует иерархию уровней управления. Впишите в таблицу 1 виды работ, которые должны выполнять директор аптеки и заведующие отделами, другие работники.

ЗАДАНИЕ 9. ЗАКРЕПИТЕ ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА В ФУНКЦИОНАЛЬНО-ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ (ФДИ).

Таблица 2

ФУНКЦИОНАЛЬНО-ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Ф.И.О. сотрудника_________________________
Подразделение
Основные разделы	Содержание
1. Общая часть
1.1 Должность
1.2.Задача
1.3.Порядок замещения во время отсутствия и кого и по каким обязанностям замещает данный работник
1.4.Подчиненность (кому подчиняется)
1.5.Порядок назначения и освобождения от должности
1.6.Состав подчиненных
2. Обязанности
3. Взаимосвязь с другими работниками и подразделениями
4. Права
5. Ответственность
(6.) Критерии оценки

Алгоритм выполнения задачи

5.1. Определите должность сотрудника, для которого будет составлена ФДИ.

5.2. В разделе "Задача" показывается основной вид деятельности, выполняемый на работником.

5.3. В разделе 1.3 укажите, в первую очередь, должности сотрудников, замещающих работника во время его отсутствия и по каким задачам; во вторую очередь указывается, кого по должности и по каким задачам замещает данный работник.

5.4. В разделе 1.4 укажите должность лица, которому подчиняется данный работник.

5.5. В разделе 1.5 указывается должностное лицо, назначающее и увольняющее данного работника, и какими документами это оформляется.

5.6. В разделе 1.6. перечислите должности работников, находящихся в подчинении данного сотрудника (если они есть).

5.7. Для заполнения раздела «Обязанности» воспользуйтесь результатами заданий 3 и 4 (Таблица 1). Впишите в ФДИ все обязанности, которые возлагаются на работника, соответствующие основным видам выполняемых задач.

5.8. В разделе «Взаимосвязь...» указывается, по каким вопросам и с кем данный работник обязан согласовывать свои действия, готовить совместные документы и т.д.

5.9. В разделе «Права» показывается, что в рамках своей должности работник имеет право делать.

5.10. В разделе «Ответственность» укажите меру ответственности работника за удовлетворительное разрешение возложенных на него задач.

!!!!! Приложить собственную ФДИ. Провести ее критический анализ на предмет соответствия рекомендациям из задания.

ЗАДАНИЕ 10. ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМНОЙ СИТУАЦИИ МЕТОДОМ СОСТАВЛЕНИЯ

ДИАГРАММЫ ПАРЕТО.

Для объективной оценки проводимых мероприятий по дополнительному лекарственному обеспечению (ДЛО) был проведен опрос в аптеках, с целью выявления проблем в этой области. Условно были получены следующие результаты:

Проблемы	Количество ответов	Удельный вес
Отказ населения участвовать в системе ДЛО (денежные компенсации)	40
Задержки в доставке товаров со склада	25
Отсутствие в аптеке ЛС, входящих в перечень	6
Отказ льготников принимать выписанные ЛС	5
Сбои в компьютерных программах	9
Отсутствие у дистрибьютора ЛС, включенных в список ДЛО	70
Невозможность обрабатывать рецепты при большом количестве посетителей	7
Необходимость выписывать ЛС по МНН	15
Проблемы с выпиской ЛС, которые не включены в список ДЛО	8
Ошибки в оформлении рецептов в ЛПУ	5
Всего	190

Принцип Парето «Немногочисленные серьезные ошибки составляют большую часть (70-80%) проблемы».

Алгоритм выполнения задачи

1. Рассчитайте удельный вес каждой проблемы в общей проблеме и внесите результаты в таблицу.

2. Постройте диаграмму Парето.

2.1. По вертикали откладывается удельный вес проблемы, начиная с наибольшей величины.

2.2. По горизонтали укажите названия проблем в порядке убывания их удельного веса в общей проблеме.

2.3. Постройте столбиковую диаграмму.

3. Отметьте проблемы, в сумме составляющие более 70% от всей проблемы.

4. Сформулируйте основные проблемы и впишите их в рамку.

% от общего числа проблем	Диаграмма Парето
70
60
50
40
30
20
10
0		Названия проблем

ЗАДАНИЕ 11. ВЫБОР НАИЛУЧШЕГО РЕШЕНИЯ С УЧЕТОМ РИСКА

Для увеличения объема реализации повышения эффективности работы директор аптеки «Чайка» И.Н. Аркадина анализирует варианты различных решений:

Принять на работу провизора и фармацевта
Организовать отдел чаев и биологически активных добавок к пище
Организовать аптечный киоск

Результаты принятых решений значительно зависят от обстановки, которая определяется изменением обращаемости в аптеку, степенью обеспеченности ресурсами, наличием конкурентов и другими факторами. Директор аптеки считает, что возможны три варианта обстановки: 1, 2 и 3 при этом выигрыш (дополнительная прибыль за месяц, тыс.руб.) будет следующая.

Варианты решения	Варианты обстановки
	1	2	3
1	10,0	20,0	15,0
2	35,0	15,0	40,0
3	50,0	10,0	25,0

Вероятность обстановки 1 - 0.5, 2 - 0.3, 3 - 0.2.

Алгоритм выполнения задачи

1.Если известна вероятность различных вариантов обстановки (как в нашем случае), то наиболее оптимальным считается решение, при котором среднее ожидаемое значение выигрыша МАКСИМАЛЬНО.

2. Для каждого варианта рассчитайте сумму среднего ожидаемого значения выигрыша, для этого найдите сумму произведений различных вариантов обстановки на соответствующий выигрыш. Например, для варианта решения 1: 10*0.5 +20*0.3 + 15*0.2 =14тыс.руб.

Вариант 2__________________________________________

Вариант 3___________________________________________

3. Выберите оптимальное решение, напишите его

ЗАДАНИЕ 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АПТЕЧНОМ ПРЕДПРИЯТИИ. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ.

5.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Используя выдержку из Номенклатуры дел аптеки «Чайка» и правила формирования дел, оформите обложку какого-либо дела

Правила формирования дел

Названия дел должны соответствовать утвержденной номенклатуре дел.

Делопроизводственный год соответствует календарному
На обложке дела указывается: название учреждения, номер дела по НД, заголовок дела по НД, дата начала дела, срок хранения.
Подшиваются документы - ответ за инициативным документом, все документы по одному вопросу вместе.
Объем дела не должен превышать 250 листов.
При смене руководителя аптеки дела передаются по акту.
Ответственность за состояние делопроизводства в аптеке несет директор.

По организационно-фармацевтическим вопросам

По кадровым вопросам

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор аптеки «Чайка»

И.Н. Аркадина

«____» _________200_ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Государственного унитарного предприятия аптека «Чайка»

№ п/п	Заголовок дела	Срок хранения дела	Примечание	Ответственный за ведение дела
Документы административно - производственной группы. По организационно-фармацевтическим вопросам.
1	Приказы, распоряжения, руководящие и инструктивные материалы вышестоящих организаций, присланные для сведения и руководства	5 лет
2	Книга приказов по основной деятельности аптеки и по личному составу "К"	75 лет
3	Основания для приказов (Заявления сотрудников)	1 год
4	Переписка с вышестоящими организациями по вопросам производственной и финансово-хозяйственной деятельности аптеки	3 года
5	Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции	3 года
6	Планы организационных мероприятий аптеки
	а) годовые	3 года
	б) квартальные	1 год
7	Книга жалоб и предложений и др. материалы по работе с письмами и заявлениями трудящихся	5 лет
8	Протоколы, постановления административно производственных совещаний	3 года
9	Акты обследования аптеки представителями вышестоящих организаций	10 лет
10	Акты уничтожения рецептов	3 года
И т.д.
Журналы
23-33
47-53
Документы по кадровым вопросам
35-46
Документы по ценообразованию
54-56
Документы по технике безопасности
57-66

5.2. Документирование.

Особенности оформления Приказа и Протокола приведены в Приложении 1.

5.2.1. Документально оформите следующее управленческое решение.

Директором аптеки «Чайка» И.Н. Аркадиной в целях повышения эффективности работы рецептурно-производственного отдела и на основе изучения затрат по приготовлению экстемпоральных лекарств решено ввести новые тарифы на изготовление ЛП. Данное решение директора аптеки будет оформлено__________________

Пример приказа Впишите название реквизита

А

птека «Чайка»

П

риказ

1

4.10.2010 N 14

М

осква

О

б инвентаризации

С

целью определения фактических остатков товарно-материальных

ценностей в отделе готовых лекарственных форм

П

РИКАЗЫВАЮ

1. Провести инвентаризацию ТМЦ в отделе с 15.10.2006 по 17.10.2006г.

2. Для этих целей создать комиссию в составе: зав. Отделом ГЛФ

Заречной Н.М., зам. зав. отделом ГЛФ К.Г. Треплева, бухгалтера

Б.А. Тригорина

Д

иректор аптеки И.Н. Аркадина

5.2.2. Документально оформите следующее управленческое решение.

Коллектив аптеки «Чайка» решил вступить в члены профессиональной общественной организации «Альтернативная Сеть Самостоятельных Аптек» (АССА). Решение обсуждалось на собрании трудового коллектива.

Пример протокола Укажите названия разделов

А

птека «Чайка»

П

ротокол

1

4.09.10 N 5

М

осква

С

обрания трудового коллектива

П

редседатель: Е.С. Дорн

С

екретарь: М.И. Шомраева

П

рисутствовали: 16 человек

П

овестка дня: О премировании сотрудников аптеки

С

ЛУШАЛИ: Директора аптеки И.Н. Аркадину.

По итогам года проведены итоги работы сотрудников,

оценка результатов работы проведена по производительности труда,

положительным отзывам посетителей аптеки. Предлагаю победителя

Б.А. Тригорина наградить туристической путевкой, а Якова, работника

- ценным подарком.

В

ЫСТУПИЛИ: Зав.отделом Заречная Н.М. Одобрить решение,

оценка объективна.

ПОТАНОВИЛИ: Наградить путевкой Б.А. Тригорина, и ценным подарком

–

работника Якова.

Председатель

С

екретарь

5.3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Исходящих и внутренних документов

Впишите основные операции с документами.

Входящих документов

Впишите основные операции с документами

5.4. Приложить номенклатуру дел аптечной организации, в которой Вы работаете и приказ которым она утверждена.

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В АПТЕКЕ

Виды работ	Основная деятельность	Управленческая деятельность
1. Заключение договоров с организациями на поставку товаров аптечного ассортимента
2. Составление и подача заявок на склад
3. Прием товаров от поставщиков, проверка
4. Хранение товаров
5. Прием рецептов
6. Отпуск лекарств
7. Оформление первичной документации
8. Обеспечение санитарного режима и фармацевтического порядка
9. Проведение информационной работы среди врачей
10.Разработка плана по основным показателям
11.Определение отчетных показателей
12.Анализ выполнения плана
13.Учет рецептуры
14.Работа с кадрами (прием, увольнение, контракты и пр., ведение книги приказов)
15.Делопроизводство
16.Формирование товарной политики
17.Формирование ассортиментной политики
18.Исследование рынка
19.Стратегическое планирование
20.Составление баланса
21.Оформление документов бухгалтерской отчетности
22.Планирование затрат
23.Санитарно-просветительная работа
24.Реклама ЛС
25.Составлние товарного отчета
26.Организация работы подразделений
27. Составление графиков работы
28.Контроль за работой сотрудников
29.Составление ФДИ
30.Контроль за соблюдением кассовых операций
31.Своевременно вести торгово-финансовую отчетность.
32.Заключать договора о материальной ответственности
33.Ведение личных дел сотрудников, формы Т2, учет трудовых книжек
34.Вести документацию и отчетность по ОБЖ
35.Отвечать за охрану труда и технику безопасности
36.Знакомить сотрудников аптеки с приказами, инструкциями и другими документами, относящимися к деятельности в аптеке
37.Заключать договора с организациями об аренде, охране и другими организациями
38.Обеспечение хранения и уничтожения рецептов
39.Контроль отпуска лекарств по льготным и бесплатным рецептам, работа со страховыми компаниями
40.Выполнять работу дежурного администратора
41.Организация снабжения аптеки ЛП и ИМН
42.Принимать меры по обеспечению ЛП больных по рецептам, оставленным на гарантийное обеспечение
43.Следить за движением ЛП с ограниченным сроком годности и скоростью реализации ЛП
44.Обеспечивать соблюдение дисциплины цен
45.Несет ответственность за исправность и точность приборов аппаратов, весового хозяйства
46.Осуществление предметно-количественного учета

Приложение 2.

МЕНЕДЖМЕНТ ПО М.Е. САЛТЫКОВУ-ЩЕДРИНУ

Мысли о градоначальническом единомыслии,

а также о градоначальническом единовластии и о прочем

сочинил глуповский градоначальник

Василиск Бородавкин

«Необходимо, дабы между градоначальниками царствовало единомыслие... Какие суть градоначальников права и обязанности? Права сии суть: чтоб злодеи трепетали, а прочие чтоб повиновались. Обязанности суть: чтобы употреблять меры кротости, но не упускать из вида мер строгости. Сверх того поощрять науки. В чем выражаются меры кротости? Меры сии преимущественно выражаются в приветствиях и пожеланиях. Обыватели, а в особенности подлый народ, великие до сего охотники; но при этом необходимо, чтобы градоначальник был в мундире и имел открытую физиономию и благосклонный взгляд. Не лишне также, чтобы на лице играла улыбка... Таковы суть меры кротости; что же касается до мер строгости, то они всякому, даже не бывшему в кадетских корпусах, довольно известны... Прежде всего замечу, что градоначальник никогда не должен действовать иначе, как через посредство мероприятий. Всякое его действие не есть действие, а есть мероприятие... Таким образом, употребив первоначально меру кротости, градоначальник должен прилежно смотреть, оказала ли она надлежащий плод и когда убедиться, что оказала, то может уйти домой; когда же увидит, что плода нет, то обязан нимало не медля, приступить к мерам последующим... Конечно, обыватели должны быть всегда готовы к перенесению всякого рода мероприятий, но при сем они не лишены некоторого права на их постепенность... И еще... градоначальник обязан насаждать науки...; градоначальников воспитывать не обыкновенным материнским млеком, а млеком указов правительствующего сената и предписаний начальства...взыскание недоимок есть первейший градоначальника долг и обязанность. Из наук преподавать три: а) арифметику, как необходимое пособие при взыскании недоимок; б) науку о необходимости очищать улицы от навоза и в) науку о постепенности мероприятий... Устраивать от времени до времени секретные в губернских городах градоначальнические съезды. На съездах сих занимать их чтением градоначальнических руководств и освежением в их памяти градоначальнических наук. Увещевать, быть твердыми и не взирать... Всякий обыватель, уразумев, что градоначальники: а) распоряжаются единомысленно, б) палят также единомысленно, - будет единомысленно же и изготовляться к восприятию сих мероприятий.» (История одного города).

На основании этой информации предлагаем вариант функционально-должностной инструкции градоначальника.

ФУНКЦИОНАЛЬНО-ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Ф.И.О. Бородавкин Василиск Семенович

подразделение г. Глупов

1. Общая часть

1.1.Должность - Градоначальник.

1.2.Основная задача - править.

1.3.По должности не заменим.

1.4.Подчиняется Правительствующиму сенату.

1.5.Назначается на должность и освобождается от нее Указом Правительствующего сената.

1.6.В состав подчиненных входят обыватели и прочий подлый народ.

2. Обязанности

2.1. Употреблять меры кротости.

2.2. Не упускать из вида мер строгости.

2.3. Поощрять науки.

2.4. Взыскивать недоимки.

3. Взаимосвязь с другими работниками, подразделениями

Для взаимосвязи с другими градоначальниками участвует в секретных градоначальнических съездах, читают вместе градоначальнические руководства и освежают в памяти градоначальнические науки.

4. Права

Имеет право делать все, "чтоб злодеи трепетали, а прочие чтоб повиновались". Увещевать, быть твердыми и не взирать.

5. Ответственность

Отвечает за единомысленное изготовление обывателя к проводимым мероприятиям.

Приложение 3

Оформление приказа

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующем на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на два вида:

* приказы по вопросам основной деятельности

* приказы по личному составу

Основные реквизиты приказа: автор, наименование вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.

Особенности оформления приказов:

* текст приказов по ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ состоит из двух частей.

В констатирующей части описывается проблема и указываются цели, основания или причины создания приказа. Текст распорядительной части имеет повелительную форму наклонения и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, распорядительная часть может быть разделена на пункты. В последнем пункте обязательно указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

* в приказах по личному составу (ими оформляется прием на работу, увольнение, перемещение и другие решения, связанные с работой персонала) отсутствует констатирующая часть. Текст приказа начинается с глагола, обозначающего действие: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.. Далее, начиная с нового абзаца указывается фамилия, имя, отчество лица, о котором идет речь в приказе и содержание управленческого действия.

* датой приказа считается день его подписания.

Оформление протокола

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Основные реквизиты протокола: Автор, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подписи, гриф утверждения (если это необходимо).

Особенности оформления протокола:

* в заголовке к тексту указывается наименование коллегиального органа, результаты заседания которого отражаются в протоколе.

* текст протокола состоит из вводной и основной части.

* в вводной части текста протокола указываются: председатель, секретарь, повестка дня - это постоянная часть. ФИО председателя и секретаря, состав присутствующих, вопросы повестки дня - это переменная часть.

* на расширенных заседаниях (более 15 человек) состав присутствующих показывается количественно, а список присутствующих прилагается.

* на заседаниях коллегиальных органов состав присутствующих перечисляется по фамилиям с указанием должности.

* в повестке дня наиболее сложные и важные вопросы должны рассматриваться первыми, указывается вопрос и докладчик. В повестке не должно быть пункта "разное".

* Текст основной части пишется по форме: Вопрос 1 СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и так по всем обсуждаемым вопросам.

* протоколы редактируются и подписываются председателем и секретарем.

* датой протокола является дата заседания.

* нумеруются протоколы в пределах календарного года.

Blog

Медицинский факультет. Кафедра управления и экономики фармации

Должность

Таблица 2

ФУНКЦИОНАЛЬНО-ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Содержание