Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных
| Вид материала | Документы |
| Список фондов Согласовано утверждено Утверждаю утверждаю Акт утверждаю Акт утверждаю Утверждено согласовано Акт утверждаю |
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного, 1659.69kb.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного, 1781.92kb.
- Правила, 1453.5kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности управления государственной, 486.31kb.
- Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской, 239.15kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 305.33kb.
- «Город Чита», 266.46kb.
- Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения,, 631.04kb.
- Долгосрочная целевая программа «Обеспечение комплектования, хранения и использования, 247.59kb.
- Утверждён, 299.54kb.
Итого поступило за ___________ год _______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
(документов, листов)
в том числе <*>: ____________________________
____________________________
____________________________
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
Форма книги учета поступлений документов
Формат A3 (420 x 297)
Приложение N 6
к пп. 3.4.1, 3.5.3,
3.7.1, 3.7.11, 3.7.12
СПИСОК ФОНДОВ
| Номер фонда | Дата первого поступления | Название фонда | Отметка о выбытии | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого на 01.01.... г. _________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило за .. г. _________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
выбыло за ........ г. _________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма списка фондов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК (ЭФЗК, ЭК) _____________
(наименование
_____________________________________
архивного органа, архива, музея,
библиотеки)
от _________________ N ______________
| N п/п | Делопроизводст- венные индексы или номера по старой описи | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
В опись внесено __________________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________ дел
с N _________________________ по N _______________________________
Составитель:
Форма описи <*> дел постоянного хранения,
составленной в архиве
Формат A4 (210 x 297)
Наименование
должности
составителя Подпись Расшифровка подписи
Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма описи <*> дел постоянного хранения,
составленной в архиве (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
--------------------------------
<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке.
Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1
____________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд N ___________________ руководителя организации
ОПИСЬ N __________________ Подпись Расшифровка
подписи
дел постоянного хранения
Дата
за ___________________ год
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
организации
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) _______________ Протокол ЭПК ________________
(наименование (наименование
_________________________________ _____________________________
организации) уполномоченного органа
исполнительной власти
в области архивного дела,
федерального архива)
от _______________ N ____________ от ______________ N _________
Форма годового раздела описи дел
постоянного хранения организации
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2,
3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_____________________________ _____________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя руководителя
_____________________________ _____________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
___________ N ___________
(дата)
приема-передачи документов
на хранение
__________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________
____________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а _________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
| N п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого принято ________________________________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен N ________________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема-передачи документов на хранение
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2
______________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
приема на хранение документов Подпись Расшифровка
личного происхождения подписи
Дата
На основании решения ЭПК (ЭПМК, ЭФЗК, ЭК)
(протокол от _________________ N ________)
и договора от ___________________________
_____________________________________________________________ сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ________________________________________________
(общая характеристика документов)
в количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)
по архивной сдаточной описи
Фонду присвоен N ________________
Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2
______________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов, не подлежащих подписи
хранению Дата
К уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________
(название фонда)
__________________________________________________________________
на основании: ____________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
__________________________________________________________________
для проведения экспертизы)
__________________________________________________________________
| N п/п | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера ед. хр. по описям | Количество ед. хр. | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Итого _________________________ ед. хр. за _______________ год(ы)
(цифрами и прописью)
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика
документов, остающихся на хранении _______________________________
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Формат A4 (210 x 297)
Документы сданы __________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______
(дата)
____________________________
(подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК (ЭФЗК, ЭК) _________ Протокол ЭМК __________________
_________________________________ _______________________________
(наименование архивного (название архива)
органа, архива)
от _____________ N ______________ от ________________ N _________
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению (продолжение)
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 12
к п. 3.7.7
_____________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _________ Директор ____________________
(дата) (название архива)
о рассекречивании Подпись Расшифровка
документов фонда N подписи
Дата
Комиссия _________________________________________________________
(название комиссии)
протокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___
__________________________________________________________________
(название фонда)
| N п/п | Номер описи | Количество рассекреченных ед. хр. | Номера ед. хр., рассек- реченных пол- ностью <*> | Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номе- ров листов не- рассекреченных документов | Приме- чания | |
| пол- ностью | частично | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Итого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью)
(цифрами и прописью)
за _______________________________________________________________
(хронологические рамки документов)
__________________ ед. хр. (частично) за _________________________
(хронологические рамки
документов)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Принято на открытое хранение _____________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
в ________________________________________________________________
(хранилище)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.
Форма акта о рассекречивании документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 13
к пп. 5.10, 5.11
___________________________
(название архива)
___________________________ Адресат
(почтовый индекс, адрес,
___________________________
телефон, факс)
Архивная справка
____________ N ____________
(дата)
На N __________от _________
Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
Основание:
Исполнитель Подпись Расшифровка подписи
Печать
Форма архивной справки
Формат A4 (210 x 297)