Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня

Вид материала

Документы

Содержание При советской власти Ветер перестройки Во время кризиса и после

Подобный материал:

• Т. А. Селезнева. Кадровое делопроизводство: современный ракурс > Т. А. Селезнева, 199.86kb.
• Федоров А. В. Медиаобразование: вчера и сегодня, 4010.42kb.
• «эксперимент»: вчера, сегодня, завтра…, 2640.82kb.
• «Дизайн: вчера, сегодня, завтра», 10.01kb.
• «Рынок микрофинансирования : вчера, сегодня, завтра», 49kb.
• Рабочая программа по дисциплине опд. Ф. 06 «Делопроизводство и корреспонденция» образовательной, 371.34kb.
• Телефоны для справок: (815 2) 45-37-19, 45-93-16, 19.59kb.
• Итоги iоткрытой научно-практической конференции «Образование и научное творчество:, 781.08kb.
• Программа тренинг-семинара: 16 часов академических лекционно-практических занятий., 31.57kb.
• Тезисы к выступлению "Кадровое делопроизводство в системе экономической безопасности, 20.13kb.

Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня


При советской власти

Ветер перестройки

Во время кризиса и после

Для отдела кадров

Для бухгалтерии


За последнее десятилетие в организации работы кадровых служб предприятия произошли значительные изменения. Становление и развитие рыночных отношений в нашей стране сформулировало новые цели и задачи, внесло изменения в структуру и методы работы подразделений, реализующих политику предприятия в сфере работы с кадрами.


При советской власти


В доперестроечный период работу с кадрами в крупных организациях обеспечивал целый ряд структурных подразделений. Возглавлял, направлял и курировал эту деятельность заместитель директора по кадрам, который подчинялся непосредственно первому руководителю. В его подчинении в свою очередь находился отдел кадров, порой имевший достаточно разветвленную структуру и состоявший из более мелких подразделений: групп, секторов и т.п., отвечающих за учет рабочего времени ("табелирование"), военно-учетный стол (ВУС), прием и увольнение работников и т.п.

Работники отдела кадров могли отвечать и за конкретные участки работы, связанные с узкой специализацией: по видам документов (один работал с приказами по личному составу, другой - с трудовыми книжками работников, третий отвечал за ведение личных дел и т.д.) или по отдельным кадровым операциям (прием, перевод, увольнения, документация по различным видам отпусков, документация по командировкам и т.п.). При разветвленной структуре и большом штате предприятия работник отдела кадров мог вести конкретные структурные подразделения.

В формировании и реализации кадровой политики в рамках своих функций и задач участвовали и другие структурные подразделения. Например, планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы (ОТиЗ). На крупных предприятиях обязательно существовали отделы охраны труда и техники безопасности. Отдел научной организации труда (НОТ) и отдел обучения были признаны внедрять передовые по тем временам технологии работы с кадрами. У отдела кадров были налажены прочные связи с юридической службой, которая занималась составлением нормативных актов предприятия, в том числе регламентирующих трудовые отношения. При этом в обязанности юриста входил контроль за соблюдением действующего трудового законодательства. Именно поэтому виза юриста на всех приказах и других документах, подготавливаемых кадровой службой, являлась (и является) обязательной. Работники юридического отдела входили в состав комиссии, проверяющей порядок составления, оформления и хранения кадровых документов по личному составу. Такие проверки проводились регулярно, не реже одного раза в год.

В этих условиях работа отдела кадров во многом носила чисто технический, обеспечивающий характер. На расширение штата, некоторые кадровые назначения и структурные изменения требовалось разрешение вышестоящей организации (главка, министерства). Например, назначение на высшие руководящие должности обязательно утверждалось вышестоящей организацией. Фонд заработной платы также спускался "сверху", и необходимость структурных и штатных изменений требовалось доказать, согласовать и утвердить опять же "наверху".

В системе работы с кадрами существовала жесткая вертикаль, которая помимо бюрократизации имела и определенные преимущества. Вышестоящие организации разрабатывали и выпускали отраслевые нормативные акты, разъясняя и адаптируя к специфике деятельности предприятия и отрасли в целом общегосударственное законодательство; создавали отраслевые системы повышения квалификации; консультировали работников кадровых служб по возникающим в практической работе вопросам. В этом смысле кадровые специалисты предприятий чувствовали себя достаточно уверенно, они всегда могли получить указания и в дальнейшем ссылаться на точку зрения вышестоящей организации.

Рынок труда полностью отсутствовал, а безработица существовала только "на загнивающем Западе". В это время правительством был принят целый ряд законодательных актов по укреплению трудовой дисциплины и сокращению текучести кадров. В частности, постановление ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 13 декабря 1973 года, по которому при повторном в течение года увольнении по собственному желанию без уважительных причин трудовой стаж работника прерывался. Пути и методы поиска кандидатов на имеющиеся вакансии (в основном по рабочим специальностям) ограничивались вывешиванием объявления "Требуются..." на дверях проходной.


Ветер перестройки


С началом перестройки ситуация кардинально изменилась. На крупных государственных предприятиях, особенно в многочисленных НИИ военно-промышленного комплекса, началось массовое сокращение персонала. Первыми под сокращение попали вспомогательные обслуживающие подразделения и в том числе отделы научной организации труда, отделы обучения. Их штат был сокращен практически полностью, а функции частично возложены на отдел кадров.

Еще большие изменения произошли за стенами государственных предприятий. Был создан и бурно развивался негосударственный сектор экономики. Новые по форме и по содержанию организации основной своей задачей ставили получение прибыли, завоевание рынка и зачастую действовали вне правового поля. Довольно часто в таких организациях официально "числились" только два работника: директор (он же владелец предприятия) и главный бухгалтер, да и то только потому, что этого требовало оформление банковских документов и налоговой отчетности. Отношения с работниками вообще не оформлялись и были далеки как от трудового, так и от гражданского законодательства. Зарплата выплачивалась "черным налом". Основной тезис множества работодателей того времени по отношению к своим работникам звучал весьма категорично: "Я - царь и бог, потому что даю вам работу".

Конечно, такое отношение формировалось, прежде всего, рынком труда, который сложился достаточно быстро. Он состоял в основном из сокращенных работников НИИ, имеющих высшее образование и запись в дипломе "инженер", то есть высокоинтеллектуальной и высококвалифицированной, но невостребованной в тех экономических условиях рабочей силы. Те, кто начал свою профессиональную карьеру с нуля в начале 90-х годов, прошли тяжелый и достойный уважения путь. Инженеры были никому не нужны, а требовались продавцы, бухгалтеры, менеджеры по закупкам и продажам. Переквалифицироваться приходилось самостоятельно, на ходу. В коммерческих организациях не было "старших товарищей", которые могли бы подсказать и научить. Не было и вышестоящих организаций с их нормативными актами и методическими указаниями, где можно было почерпнуть необходимую информацию.

Но с завоеванием рынка и укреплением позиций, расширением сферы деятельности и ростом компаний возникла проблема поиска и подбора высококвалифицированных специалистов, создание эффективной, способной давать максимальную прибыль команды. В одиночку справиться с этой задачей руководитель не мог. И тогда в коммерческих структурах возникла потребность в кадровиках, а проблема подбора персонала стала основной для кадровых специалистов раннеперестроечного периода. Учитывая поставленную задачу, на эту должность приглашались специалисты, имеющие опыт работы с людьми: психологи, бывшие педагоги, военные.

Кодекс законов о труде не всегда являлся настольной книгой таких специалистов. В этот период автору статьи приходилось неоднократно и очень подробно объяснять некоторым "начинающим" кадровикам, что увольнять человека по собственному желанию, если это желание письменно не выражалось, и вновь принимать на работу "день в день" только потому, что его повысили в должности, не только не вполне законно, но и нелогично.

Последствия такого обучения кадровых специалистов на местах приходится сегодня расхлебывать не только кадровикам современных организаций, работникам органов социального страхования и Пенсионного фонда, но и самим работникам. Многочисленные ошибки при заполнении трудовых книжек (отсутствие печатей на титульном листе и при увольнении работника, неправильное указание должностей, отсутствие ссылки на соответствующие статьи КЗоТа при увольнении и т.п.) приводят к очень серьезным последствиям.

В те времена активно процветало "самопальное" изготовление бланков. Бланки трудовых книжек (а это бланки строгой отчетности, изготавливаемые только Гознаком) можно было купить в газетном киоске, переходе метро, на рынке. При этом документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки формы Т-2, личные дела работников), позволяющие подтвердить трудовой стаж, должность, место работы и имеющие срок хранения 75 лет, отсутствовали. В тот период фирма, просуществовав определенный срок и выполнив намеченные собственником задачи, не ликвидировалась в установленном законом порядке, а просто "обнуляла" баланс и зависала. Естественно, ликвидация не оформлялась в установленном законом порядке, и документы в архив не сдавались. Таким образом, работники коммерческих организаций тех лет рискуют потерять и уже теряют значительный период в своем трудовом стаже, не имея возможности подтвердить его документально.

В силу занимаемой должности кадровик становился особо доверенным лицом руководителя, поэтому на эту должность предпочитали брать "по рекомендациям". Вообще требования к личностным качествам претендентов на различные должности в коммерческих организациях были достаточно высоки. В своем интервью того времени создатель и глава известной фирмы "Алиса" Герман Стерлигов открыто декларировал, что предпочитает брать на работу друзей и знакомых, так как это люди, которым он может доверять. На первое место в объявлениях о приеме, например, секретарей ставились внешние данные: "европейская внешность", "внешность фотомодели" (порой с указанием роста, веса и других "важных" параметров). Приоритетными для этой специальности являлись также умение вежливо, но твердо отказывать нежелательным посетителям и телефонным абонентам и соблюдение конфиденциальности. Все эти факты позволяют наглядно представить специфику работы кадровых специалистов в первые годы рыночных отношений в России.


Во время кризиса и после


Кризис 1998 года имел тяжелые последствия, но многое поставил на свои места. Некоторые организации вынуждены были сократить до 50 процентов своего персонала, на рынок труда высококвалифицированные специалисты выходили целыми службами. Но именно кризис показал, что в тяжелейших условиях жизнеспособными оказались те организации, которые делали ставку на профессионалов, предпочитая их "просто хорошим людям".

Все последующие послекризисные годы на рынок медленно и постепенно возвращается забытый лозунг советского времени "Кадры решают все". Это имеет отношение и к самим кадровым специалистам предприятий. За последнее время значительно возросли требования к их профессиональному уровню, изменились задачи и сама структура кадровых служб.

В современных условиях работа с кадрами в крупной организации имеет два четко выраженных направления:

управление персоналом;

работа с кадрами.

Основные функции служб управления персоналом связаны с определением и развитием кадровой политики предприятия и включают в себя:

планирование персонала;

разработку и внедрение наиболее эффективных для данного предприятия путей и методов поиска и подбора персонала, его диагностику;

решение проблем адаптации;

командообразование;

аттестацию;

ротацию (перемещение) кадров;

создание систем мотивации и стимулирования труда;

разработку системы локальных нормативных актов организации;

формирование принципов корпоративной культуры, отличающих данную организацию, и некоторые другие аспекты работы с человеческими ресурсами.

На должности, связанные с управлением персоналом, сегодня приглашают психологов, экономистов, юристов. Требования к образованию и опыту работы достаточно высоки, и зарплата в Москве - от 400-600 у.е. (менеджер по управлению персоналом) до 600-1500 у.е. (заместитель директора по управлению персоналом). Спрос на этих специалистов является достаточно устойчивым, но службы управления персоналом существуют только в крупных организациях.

Задачи кадровых служб сейчас имеют более функциональный характер. Это осуществление поиска и подбора персонала (в частности, проведение собеседований с кандидатами на вакантную должность); составление, оформление и практическое внедрение локальных нормативных актов предприятия; оформление приема, перевода, увольнения, отпусков, командировок работников; документальное оформление поощрений и дисциплинарных взысканий. На современный отдел кадров могут быть возложены также ведение военно-учетного стола, вопросы учета рабочего времени и нормирования труда, охрана труда и техники безопасности, обучение и повышение квалификации персонала.

Конечно, на должности начальника отдела кадров предпочтительнее юрист со специализацией "Трудовое право", но вполне успешно с этой работой справляются бывшие военные, педагоги, инженеры, делопроизводители, имеющие значительный практический опыт работы в отделе кадров. Зарплата начальника отделов кадров (от 300 до 600 у.е.) зависит во многом от уровня организации. Спрос на рынке труда также является устойчивым, но предъявляются весьма высокие требования к опыту работы, знанию трудового законодательства, кадрового делопроизводства и специализированных кадровых программ.

Численность работников кадровой службы предприятия рассчитывается в соответствии с Типовыми нормами времени на работу по комплектованию и учету кадров. На практике на одного работника кадровой службы государственной организации приходится 130-180 штатных единиц, для коммерческой организации этот показатель несколько выше - 150-200. Остается заметить, что эти цифры являются весьма приблизительными и во многом зависят от специфики деятельности организации и ее финансовых возможностей.

В небольших организациях со штатом 30-50 человек обязанности инспектора по кадрам могут в порядке совмещения возлагаться на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Активность проверяющих организаций, прежде всего, налоговой инспекции, заставила руководителей предприятий увеличить внимание к порядку составления и оформления документов, в том числе по личному составу. Сегодня помимо налоговой инспекции порядком оформления трудовых отношений с работниками интересуются представители соцстраха, пенсионного фонда и прокуратуры. Наиболее активно в этой области работают инспекторы Государственной инспекции труда, среди которых немало квалифицированных юристов. В последнее время государственные предприятия активно проверяет Счетная палата.

Юристы отмечают рост правовой активности работников, которые обращаются за защитой своих прав не только в Государственную инспекцию труда, но и в суд. Отстаивая правомерность своих действий, работодатель обязан представить проверяющим органам или судебным инстанциям документальное подтверждение принимаемых руководством предприятия управленческих решений, фактов и событий, происшедших в жизнедеятельности организации, документы, фиксирующие отношения с работником, достигнутые соглашения и другие предусмотренные законодательством процедуры.

Ниже приводится перечень документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия, требуемых органами надзора и контроля при проведении проверок трудового законодательства РФ.


Для отдела кадров


1. Устав (положение) организации.

2. Штатное расписание или положение об оплате труда.

3. Коллективный договор.

4. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о персонале (если есть).

5. Положение об обработке персональных данных.

6. Положение о премировании или дисциплинарный устав.

7. График отпусков.

8. График сменности (если сменная работа).

9. Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год).

10. Приказы (кадровые, производственные). Приказ о приеме на работу (форма Т-1), приказы о переводе, отпуске, увольнении (формы Т-4, Т-5, Т-6).

11. Трудовые договоры (контракты), гражданско-правовые договоры (договоры подряда, договоры о возмездном оказании услуг и т.д.).

12. Книга учета движения трудовых книжек.

13. Трудовые книжки.

14. Личные карточки формы Т-2.


Для бухгалтерии


1. Договоры о материальной ответственности.

2. Расчетно-платежные, расчетные и платежные ведомости на выдачу заработной платы.

3. Табели учета рабочего времени.

4. Листки временной нетрудоспособности.

5. Личные дела (материалы, расследования) на работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание.

6. Образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью (профзаболеванию). Справка об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и других выплат или ее отсутствии (в нее включаются данные о выплате зарплаты, расчете с основными работниками, оплате отпускных, больничных, декретных, о выплате выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, о выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и др.).

7. Банк.

8. Касса.

9. Чековая книжка.


Февраль 2003 г.