3 Технические средства оргтехники
| Вид материала | Документы |
- Современные средства оргтехники глава 10. Средства коммуникации и связи, 259.37kb.
- Лекция. Современные виды оргтехники. Использование оргтехники и по в зависимости, 153.83kb.
- Учебно-методический комплекс дисциплины «Технические средства предприятий сервиса», 1122.28kb.
- И. М. Сеченова Современные технические аппаратные и компьютерные средства используемые, 631.49kb.
- Методические указания к выполнению курсового проекта "технические средства и технология, 203.57kb.
- Технические средства обучения в средней школе москва, 1972, 4272.27kb.
- Техническое задание на закупку оборудования вычислительной и оргтехники для нужд гувд, 607.76kb.
- Статья «Технические каналы утечки информации» Вопрос : «Какие существуют технические, 106.49kb.
- Реферат по предмету: «Технические средства контроля диагностики и испытаний ввс» Технические, 319.77kb.
- Должностная инструкция системного администратора I. Общие положения Системный администратор, 40.05kb.
3.3. Технические средства оргтехники
Современные средства оргтехники составляют материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы персонала офисного учреждения. К оргтехнике можно отнести любые приборы, технические инструменты, машины, мебель и т.п., начиная с элементарных письменных принадлежностей и канцелярских товаров, и кончая сложными вычислительными комплексами. Офисная оргтехника – это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
На рис. 3.14 изображена схема классификации современных средств оргтехники.
Рис. 3.14. Схема классификации современных средств оргтехники
Исходя из приведенной классификации современные средства оргтехники можно подразделить на шесть основных классов при составления бумажных копий документов их изготовления, копирования и размножения, хранения и транспортирования, обработки и отображения а также средства административно-управленческой связи.
3.3.1. Средства составления и изготовления документов
К составным видам средств составления и изготовления документов относятся пишущие машинки организационные автоматы и диктофонная техника.
Пишущие машинки. По принципу действия они подразделяются на механические, электрические и электронные (рис. 3.15).
Рис. 3.15. Схема классификации пишущих машинок
Механические пишущие машинки являются самыми простыми и дешевыми, но обладают рядом недостатков – требования ручного возврата каретки, большие усилия при печати текста и др. Электрические пишущие машинки требуют минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают наибольшее количество копий при значительном увеличении производительности труда.
Электронные пишущие машинки обладают достоинствами электрических машинок и имеют встроенную память. Например, машинка Роботрон С6130 имеет память емкостью до 6500 знаков. В памяти машинки (внутренней и внешней) может храниться разнообразная информация в виде шаблонов текстов, текущие тексты для анализа и редактирования и т.д. (рис. 3.16).
 |  |
Рис. 3.16. Общий вид пишущих машинок
По назначению пишущие машинки подразделяются на портативные, канцелярские и специализированные.
Портативные машинки выпускаются как в механическом (Эрика, Зея и т.п.), так и в электронном (Olivetti PT505, Optima SP54, Samsung SQ1000 и др.) исполнениях.
Канцелярские пишущие машинки отличаются большими габаритными размерами и массой. Они выпускаются в механическом, электрическом и электронном исполнениях.
К специализированным типам пишущих машинок относятся разные их типы в зависимости от назначения: пишущие машинки с шрифтом для слепых; наборно-пишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм в последующем тиражировании документов; стенографические машинки (Стеноки); плоскопечатающие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК-1, Ротринг) и др.
Организационный автомат (пишущий автомат) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенный для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтомат включает в себя запоминающие и микропроцессорные устройства, устройства управления, дисплеи и т.п.
Первый отечественный образец этого компьютизированного устройства (ЭПРА) был выпущен в 1971 г. Ленинградским заводом «Оргтехника». К зарубежным аналогам причислялись образцы «Оптима» (производства ГДР), «Форстер-супертроник» (ФРГ). Разновидностью этого устройства является наборно-пишущий автомат, служащий для изготовления высококачественных документов для оперативной полиграфии. В ВИНИТИ была разработана автоматическая фотонаборная машина ФНО-1440, снабженная 1440 различными символами и позволяющая автоматизировать набор данных на фотоноситель со скоростью 20 знаков/сек. К известным типам относятся Фото-Люмитайп-540, Веритайпер, Фотон, Люноквик, Ленофильм, Фотон-Крейс. К современным моделям устройств относятся: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.
Диктофонная техника. К ней относятся портативные и канцелярские диктофоны и магнитофоны. Диктофон – это электромеханическое устройство записи и воспроизведения звука. В нем звук записывается механическим или магнитным способами на носитель в форме речевого сообщения с микрофона или канала связи, что позволяет: производить прослушивание в целях контроля; расшифровывать записанные сообщения (при воспроизведении с пониженной скоростью движения звуконосителя); стирать ненужные сообщения; наносить отметки на сопровождающий звуконоситель; осуществлять агрегатирование с другими устройствами, например, с блоками коммутации диктофонной станции или телефонными ответчиками.
Ф
ункционирование диктофонов регламентируется положениями ГОСТ 14907-89, а его минимальная укомплектованность представляется следующими составными элементами: микрофонно-воспроизводящее устройство; усилитель; электромеханическая протяжка звукоснимателя; органы управления и соединительные устройства. Типы моделей: Continental (Англия), Model и Lp/D (США), Sanio (Япония) и т.д.В офисной среде применяются также комплексы диктофонных станций. Диктофонная станция – это комплект блоков, каждый из которых состоит из дистанционно - управляемого канцелярского диктофона и коммутирующего устройства, соединяющий общим каналом связи ряд абонентов. Блочный принцип построения станций позволяет изменять объем составных ее элементов. Диктофонные станции классифицируются по видам каналов связи с абонентами и различаются по методам расшифровки продиктованных сообщений; с передачей звуконосителя на расшифровку и с переключением диктофонов на расшифровку.
Автоматизированные диктофонные технологии. Примером таких технических средств являются цифровые диктофоны (например, Philips Speech Pad), обеспечивающие многочасовую высококачественную запись информации на магнитные диски (типа Speech Card). Сохраненную информацию можно переписать в формате звукового файла из памяти в компьютер. Формат звукового файла поддерживается программными приложениями для обработки фонограмм. В результате этого можно перевести звуковой файл в текст под управлением текстового процессора.
К передовым диктофонно-компьютерным технологиям относятся разработки Санкт-Петербургского центра речевых технологий в виде следующих типов систем:
- автоматизированная система «Аллегро» для оперативного документирования устных выступлений;
- автоматизированная система «Незабудка» для регистрации телефонных переговоров;
- автоматизированная система «Цезарь-МЕД» для делопроизводства в медицинских учреждениях.
Для надиктовки голосовых сообщений в компьютерную форму файлов текстовых процессоров служи программный продукт Via Voice производства фирмы IBM. Эта программа работает под управлением ОС Windows 9x/2000x/NT. Для успешной работы такой программной среды необходимо подключить микрофон к звуковой карте в системном блоке ПК и выполнить тщательную подстройку тембра голоса. Производительность составляет порядка 80 слов в минуту. Примером другой программы надиктовки текста является система Naturally Speaking, являющаяся наиболее дорогостоящей.
3.3.2. Копировально-множительные средства
В различных операциях документационного обеспечения применяют различные способы копирования (репрографию – порядка 25 экземпляра) и размножения (оперативную полиграфию – свыше 25 экземпляров) документов. Документ, подлежащий копированию, называют оригиналом или подлинником. При копировании производится отображение оригинала на поверхности материала копии. При размножении документа с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатается тираж. Форма изготавливается вручную или механизировано с помощью средств копирования. На рис. 3.17 представлена схема классификации копировально-множительных средств оргтехники.
Рис. 3.17. Схема классификации копировально-множительных средств
Примерный вид копировальных автоматов приведен на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Общий вид копировальных автоматов
Электрографическое копирование (ксерокопия) основано на выполнении следующих процедур:
светоэкспозиция – проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана и формирование электроста-тического изображения документа;
проявление изображения выполняется с преобразованием электростатического изображения документа в видимое в процессе накапливания красящего порошка (тонера) на заряженные участки изображения;
печать – перенос тонера с барабана на бумагу;
закрепление – растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.
Наибольшее распространение в использовании получили аппараты фирмы Rank Xerox, Canon, Ricoh, Sharp.
Диазокопирование (светокопирование или синькография) применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-конструкторской документации. В этом случае копирование производится контактным способом, «на просвет», на специальную бумагу или кальку, покрытую светочувствительным диазослоем с прозрачных или полупрозрачных односторонних оригиналах (кальках, чертежной прозрачной бумаге). Технические средства классифицируют по: способу проявления копий на аппаратуру «сухого», «мокрого» и термического проявления; по конструктивному исполнению – на стационарные и настольные; по степени автоматизации – на ручные, полуавтоматические и автоматы; на агрегированные (со встроенным проявляющим устройством) и неагрегированные (экспонирование производится в аппарате, а проявление – в специальных устройствах), и аппараты, совмещенные с реальным, листоподборочным и листораскладочным оборудованием.
Скорость копирования при рулонной подаче бумаги доходит до 10 м/мин. и выше. Основными преимуществами в использовании этого процесса являются невысокая стоимость аппаратуры и материалов, большая скорость копирования. Недостатки - невозможность копирования тоновых оригиналов, невысокая чувствительность диазослоев, что вызывает необходимость преимущественного применения контактного экспонирования по методу «на просвет». К отечественным разработкам относятся аппараты типа СКА, СКН, СКС, СКМН и др.
Фотокопирование используется для копирования любых оригиналов. Фотокопировальные процессы, применяемые в оргтехнике, производятся по упрощенной схеме. Экспонирование чаще производится контактным способом рефлексно (или проекционным). Применяются матричные и диффузные методы. Примерным типом аппарата рефлексного копирования являются модификации КРС. Фотокопирование применялось ранее и для получения микрофильмов. Модели: КП-10; КРН; БФ-101; ОРК и т.п.
Термокопирование реализует копирование документов контактным способом на специальную термочувствительную бумагу. Допускается получение копий на обычную бумагу через термокопировальную. Слабое применение этой техники обусловлено невысоким качеством и небольшим временем хранения их получаемых копий. Модели: Молния; ТЭКА-1; ТР-4; ТЭКА-12.
Электрофотографию с переносом изображений применяют при работе с любыми оригиналами. Электрофотографические аппараты применяются как для получения единичных копий, так и для изготовления офсетных печатных форм. Такое электронно-графическое копирование основано на оптическом считывании документов. В таких устройствах фотодиоды преобразуют проектируемое изображение документа в электрические сигналы. Последующие преобразования связаны с электроискровой регистрацией информации на специальные носители (электрофотопленку или на термореактивную бумагу). Модели: Искра; Элика С-11; ВЕ-102 и др.
Гектографическая печать предназначается для размножения текстовых документов и малотиражной печати многоцветных штриховых материалов: диаграмм; таблиц; карт; совмещенных цветных чертежей и графиков. На них размножают адреса постоянных корреспондентов и печатаются небольшие повторяющиеся тексты. Способ основан на получении оттисков с зеркального изображения формы, выполненной на мелованной бумаге, с переносом изображения на увлажненную спиртом бумагу. Тиражеустойчивость печатной формы зависит от насыщенности красочного слоя, перенесенного на форму при ее изготовлении. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Примеры гектографов: Янтарь; ГС-А4; Drester и т.п.
Офсетная печать производится на конструкторских офсетных машинах. Формой является алюминевая фольга или гидрофильная бумага. При изготовлении формы ее поверхность обрабатывается таким образом, что участки изображения смачиваются краской и отталкивают воду. Форма закрепляется на барабане. С этим барабаном контактирует второй офсетный барабан, поверхность которого покрыта резиновым слоем. Этот барабан переносит изображение с формы на бумагу оттиска. Офсетную печать используют для размножения высококачественных документов форматов А3 и А4. В учреждениях применяются конторские офсетные машины – ротапринты: ПОЛ-35; КРЦ-3; Офсета 11; Ромайор; Платемастер и др. Для изготовления форм используется исходный набор на печатной машинке или копировальной аппаратуре. Примерами использования аппаратуры для этих целей являются отечественные образцы типа ЭЛИКА.
Трафаретная печать осуществляется на роторах. Формой является лист шелковой ткани, покрытый воском или пластиковой пленкой (ротопленка). В этом слое делается трафарет. С внутренней стороны его подается краситель, который через отверстия трафарета поступает на бумагу оттиска. Эта печать (типа РС-А4) применяется для небольшого объема работ в виде текстовой и графической документации.
Тираж может достигать до 500 оттисков с одной формы. Преимущества – простота эксплуатации, изготовления печатных форм, малые габариты и требования к качеству бумаги. Модели ротаторов: РС-А4(ДАР-50); Циклос МХП; Прогресс 1011; Rex; Rotary 4500; Gestetner 480 и др.
Электронно-трафаретная печать выполняется на основе ризографов и является самым эффективным и перспективным вариантом оперативной полиграфии. Ризографы совмещают традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Процесс копирования состоит из двух этапов: 1) подготовки рабочей матрицы (за время порядка 20 с). Тиражируемый оригинал помещают во встроенный сканер, в котором осуществляется считывание информации, затем кодирование и создание цифрового файла. Под управлением цифрового файла термоголовка обрабатывает мастер-пленку до получения рабочей матрицы, последняя пропитывается красителем, поглащаемым внутренним слоем пленки; в результате получается трафарет для тиражирования. 2) копирование по матрице (за 20 минут можно получить несколько тысяч качественных оттисков).
Модели ризографов выпускаются в двух конфигурациях – роликовые (RA 4050, 4200, 4300, 4900, GR 1700, 1750) и планшетные (RA 5900, 6300, GR 2710, 2750, 3750, SR 7200).
3.3.3. Средства хранения и транспортирования документов
С
редства хранения документов. Основными требованиями к системе хранения документов являются удобство и простота организации, поиска, пополнения и замены документов, а также минимальный размер занимаемой площади. К средствам хранения документов относятся различного рода папки, альбомы, конверты, футляры, размещаемые в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах и т.д. Наиболее значимыми из них являются картотеки. В таблице 3.2 представлены общие характеристики основных типов картотек.Таблица 3.2
Характеристика основных типов картотек.
| |
|
| |
|
| |
|
| |
|
К дополнительным видам таких картотек можно отнести также элеваторные картотеки, картотеки с перфокартами и картотеки микрофильмов.
Элеваторные картотеки – это устройства, в которых организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или документами на рабочем месте пользователя. Подача лотков выполняется в соответствии с адресом (кодом) рабочего места, набираемом на пульте управления.
Картотеки с перфокартами выполняются на основе карт с перфорированными отверстиями. Поиск требуемых карт выполняется протыканием стержнем через перфорационные отверстия, соответствующие поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании требуемые перфокарты выпадают и на их информационных полях можно воспроизвести необходимую информацию.
Картотеки микрофильмов содержат занесенные в информационные поля перфокарт микрофотокопии документов. Информационно-поисковые системы на основе микрофильмов позволяют создавать их емкость в несколько десятков документов и выполнять поиск документов по времени в 10-20 минут.
Средства транспортирования документов. Традиционно транспортирование документов между служебными помещениями подразделений предприятия осуществляется при помощи тележек, являющиеся универсальным, но не всегда удобным средством. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации используются механизированные транспортные средства: грейферные, ленточные и лифтовые транспортеры; пневматическая почта. В таблице 3.3 представлены общие характеристики основных типов средств транспортирования документов.
Таблица 3.3
Характеристика основных типов средств транспортирования
| | Грейферные транспортеры – тросовые транспортеры, грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в патроне, закрепленные на тросе. |
| | Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности, иметь скорость движения до 1 м/с. Используются ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители – карманы с программатором. |
| | Лифтовые транспортеры (подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу функционирования они работают в непрерывном и дискретном режимах. На платформах лифтов с непрерывным перемещением используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза с документацией. |
| | Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных нап-равлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе. Например, пневмопочта «Аэропост» имеет 18 модификаций. Известные модели: Дуплекс; Транзит; Магистраль; Аэротранс. |
3.3.4. Технические средства обработки документов
Для автоматизации оформительских и переплетно-брошюровочных работ используется большой набор средств оргтехники. К ним относятся адресовальные и маркировочные машины, фальцевальные листоподборочные и сортировальные устройства, переплетно-брошюровальное оборудование и многие другие устройства.
Адресовальные и штемпельные средства служат для автоматизации процессов нанесения постоянной и ограниченной по объему информации на различного вида носители (адресов клиентов, извещений, платежных документов, заголовков счетов и т.д.). В этих машинах используются формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть получены в компьютерном варианте.
Маркировальные машины (франкировальные машины) применяют для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя и его адреса, стоимости отправки, порядкового номера и даты отправки. Цифра стоимости заносится вручную по весу корреспонденции и вида почтового отправления. Она содержит печатающий механизм и два счетчика, один из которых подсчитывает число почтовых отправлений, другой – общую сумму отправлений. Используются ручные и электрические приводы. Представительным типом является ММ-48 для печати на конвертах с различными форматами. Производительность установок с электрическим приводом составляет около 2 тыс. оттисков/час. Для регистрации документов используются ручные и автоматические нумераторы.
Ручные нумераторы (штемпелевальные устройства) служат для нанесения на документы регистрационного номера и даты регистрации. Кроме того, нумератор отпечатывает и реквизиты учреждения, в котором производят регистрацию. Смена номера производится автоматически после каждого нанесения. Для удобства регистрации документов и сопровождающих их учетных карточек (на которых проставляется тот же номер), смена порядкового номера может производится не через каждый цикл печатания, а через 2-5 циклов. Надписи и номера наносятся выпуклыми металлическими или резиновыми знаками, смачиваемые штемпельной краской от подушки.
Ламинаторы – это устройства для нанесения защитных покрытий на документы. Ламинирование необходимо для защиты документов при интенсивной их эксплуатации, например, чертежа в производственных условиях при воздействиях маслов или других жидкостей во время изготовления деталей, или географических карт в условиях экспедиции. При этом защита наносится на поверхность документа в виде прозрачной пластиковой пленки. Пленки в ротационных ламинаторах размещаются на двух рулонах. Документ между пластиковыми пленками проходит через два валика, обеспечивающие термонагрев и механическое сжатие. В результате этого обеспечивается прочное скрепление. Производительность их выше прессовых и доходит до 3 м/мин. (устройство АР-320). Стойкость документов к механическим воздействиям повышают путем окантовки края документа более прочным материалом. Ручные окантовочные машины (типа ОКМ) используют для документов, интенсивно эксплуатирующихся в учреждениях для увеличения срока службы конструкторской документации (на прозрачной бумаге, кальке и т.д.).
Фальцевальные машины и устройства. Фальцовкой называют операцию сгибания носителя информации. Операция фальцовки может выполняться в один и более фальца (сгиба) вручную или фальцевальными машинами. В офисах применяются различные средства для расфасовки документов по конвертам или в копировально-множительных службах для фальцовки тиража. Фальцевальные машины выполняют разные операции: одинарного; типа письма; зигзаг и т.д. Эти машины могут оснащаться механизмами резки, биговки и перфорации. Типы используемых машин – МКПФ, Каскад, БФА, FKS FG 3500 и др.
Сшиватели документов - это механические или электромеханические устройства, обеспечивающие скрепление листов документов. По способу скрепления листов сшиватели делятся на устройства, скрепляющие с помощью металлических скобок (скрепочные сшиватели, например, степлеры) и бесскрепочные устройства (в которых скрепление листов происходит за счет деформации бумаги). Из отечественных машин используется проволоко-швейная машина БШП-4, надежная в обслуживании и прошивающая брошюры объемом до 10 мм. Вспомогательным оборудованием являются дыроколы и сверлильные машины для скрепки. Дыроколы подразделяются на двух и многопуансонные. Приводы пуансонов подразделяются на ручные и электромагнитные.
Листоподборочные машины (коллаторы) – автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг. Комплекс технических средств позволяет подбирать тиражи любого объема при автоматической обработке готовых блоков и получать на выходе подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию. К известным типам относятся автоматы DC 6 (8, 10) Mini, цифровая индексация в которых указывает на наличие используемых лотков.
Пачковязальная машина – это устройство, обеспечивающее механизированную обвязку корреспонденции шпагатом или лентой, а также закрепление обвязки и др.
Переплетные машины – это устройства соединения листов по торцу специальными синтетическими клеями или за счет деформации бумаги при ее сжатии с большим удельным давлением. Для скрепление блока бумаг могут использоваться пластиковые (машины СВ 350, 400, 300, РМ 12) или металлизированные (СВ 600, WB 600) пружины, пластиковые пластины, термопереплет (Т90, Т95) и т.д.
Конвертозаклеивающие машины, обеспечивающие поочередную подачу документов (конвертов), увлажнение клеевого слоя на клапане конверта, прижим клапана и вывод готового конверта из машины. Полуавтоматы заклеивают конверты и выводят их на приемный стол. Автоматы складываю письма в конверты и заклеивают их. Эти устройства агрегируются с фальцевальными, адресовальными и маркировальными машинами.
Бумагорезательное оборудование предназначено для резки рулонной бумаги на листы потребительских форматов (А3-А6), а также обрезки краев готовых книг и брошюр. Различаются разные виды резаков: настольные и напольные ручные резаки, ручные и автоматизированные гильотины (для одновременной обрезки до 200 листов).
Средства для уничтожения документов (шредеры) различаются по принципу работы и уровню секретности. Наиболее распространены шредеры, в которых документы уничтожаются механически при помощи ножей. Гидромеханический способ основан на предварительном перетирании бумаг под большим давлением и добавлением воды. Получаемый раствор суспензии подлежит высыханию и разделению (в брикетирующих устройствах) в виде гранул.
По действующему международному стандарту (DIN 32757, 1/1995) шредеры должны обеспечивать 5 классов секретности, в зависимости от размера измельчаемого фрагмента. К известным устройствам относятся отечественные машины МП-25, МК2 -Тайна. Выпускаются модели: 70 Auto; 130, 2500 Auto X9 (500) Higx Security; X16 Destroyer; VX5000 Destroyer и др. фирмы Rexel (Англия). К известным фирмам – изготовителям относятся HSM и BLS (Германия); Fellowes (США).