Geum.ru

Отчеты в ms access

Вид материалаОтчет

Содержание


Глава 2 Оформление и печать отчета.
Печатать только данные
Подобный материал:
1   2   3

Глава 2

Оформление и печать отчета.


При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: пра­вильно разбить его на страницы, пронумеровать их, выделить наиболее важ­ные данные. Для этого Access имеет большой инструментальный арсенал.

Если не все нужные данные помещаются на одной странице, существует возможность вста­вить принудительный разрыв, чтобы не разрывать группы данных и не нарушать структуру отчета. В режиме Конструктора на панели элементов нажмите кнопку [Разрыв страницы]. В тех об­ластях отчета, где можно вставить разрыв страницы, курсор мыши будет прини­мать вид маленького креста, к которому прикреплена страница. При необходимости использования принуди­тельных разрывов страниц и в других местах отчета повторите описанную выше процедуру. Вставленный разрыв страницы можно перемещать в пределах всего отчета. Для этого предварительно выделив его с помощью мыши перета­щите в новое место. Удаляется разрыв страницы нажатием клавишу [Dеlеtе].

После того как отчет разбит на страницы, их необходимо пронумеровать. Ассеss предоставляет несколько возможностей нумерации многостраничных отчетов. Номера страниц могут быть двух форматов, выводиться внизу или вверху каждой страницы с различным выравниванием. Для этого в режиме Конструктора выберите команду Вставка, Номера страниц в появившемся диалоговом окне установите нужные параметры. В разделе нижнего или верхнего колонтитулов (в зависимости от выбранного в окне Номера страниц значения) появится текстовое поле, источником данных которого будет выражение, задающее номер страницы в выбранном форма­те. Как и любое другое текстовое поле, номер страницы можно перемещать и фор­матировать, изменять его свойства и размер. Содержимое данного поля определяется посредством свойства Данные. Ниже приведена таблица, содержащая некоторые параметры отображения номера страницы.

Выражение

Результат

=[Page]
1,2,3

=”Стр.”&[Page]
Стр.1, Стр.2, Стр.3

=[Page] &”/3 стр.”
1/3 стр., 2/3 стр., 3/3 стр.

=[Page] &”из 3 стр.”
1 из 3 стр., 2 из 3 стр., 3 из 3 стр.

=Format([Page]”000”)
001, 002, 003

После нумерации страниц отчета рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра, для оценки внешнего вида спроектированного отчета.

В Access предусмотрена возможность расположения текста отчета в нескольких колонках. В таком отчете колонки заполняются информацией сверху вниз, слева направо. Параметры колонок (количество, размер, расстояние между ними и т.д.) устанавливаются во вкладке Столбцы окна Параметры страницы, которое открывается с помощью одноименной команды из меню Файл.

Чтобы сделать отчет более эффектным и наглядным, Access позволяет исполь­зовать в нем линии и прямоугольники. С помощью этих элементов можно выделять заголовки и группы данных. В режиме Конструктора, предварительно нажав кнопку [Линия] на панели элементов, удерживая левую кнопку мыши, рисуется линия нужной длины. Нарисованный объект можно перемещать, изменять его размеры и свойства с помо­щью тех же приемов, что и для любого другого элемента управления. Чтобы сделать линию более эффектной, ее нужно отформатировать. Возможно изменение стиля, цвета и ширины линии. Для этого надо установить выбранные значения во вкладке Макет, при нажатой кнопке [Свойства] панели инструментов Конструктор отчетов. Для объекта Прямоугольник все действия аналогичны.

Как правило, отчеты, подготавливаемые в одной базе данных, должны быть выпол­нены в одном стиле. Потратив достаточно много времени на создание и форматиро­вание одного отчета, не хотелось бы терять еще столько же времени на разработку остальных. В качестве решения этой проблемы Ассеss предлагает использовать созданный отчет в качестве шаблона для всех новых отчетов. Для этого необходимо выделить готовый отчет-образец, на панели инструментов Конструктор отчетов нажать кнопку Свойства. Во вкладке Макет опреде­лить те значения свойств, которые должны иметь все создаваемые отчеты. Например, можно указать файл рисунка, который будет использо­ваться в качестве фона отчетов. Закрыв окно свойств надо сохранить отчет. После чего выбирается команда Сервис, Параметры, вкладку Формы и отчеты, Шаблон отчета. В последнем надо указать название созданного
отчета.

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Ассеss позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Ассеss отобра­жает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режи­ме Предварительного просмотра. В режиме Предварительного просмотра отчета можно изменить поля страницы отчета. Для этого выберите команду Файл, Пара­метры страницы (рис 2.1)


Рис 2.1 Окно Параметры страницы

Описание вкладок окна Параметры страницы приведены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Свойство

Описание

Поля
уменьшает/увеличивает поля сверху, снизу, слева и справа

Печатать только данные
позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колон­титулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут

Страница
определяет ориентацию страницы, тип бумаги, принтер на котором будет напечатан отчет

Печать

позволяет распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество копий