Северо-Восточный центр консервации документов (nedcc). Санкт-Петербургская Гильдия Реставраторов (СПбГР). Сохранение библиотечных и архивных материалов (руководство)

Вид материала

Руководство

Содержание Планирование на случай бедствия Как выбрать поставщика микроформ Избранная библиография для менеджеров, работающих с микроформами

Подобный материал:

• Организаторы: Союз реставраторов Санкт-Петербурга, 31.31kb.
• Организация и методика деятельности негосударственных архивов, 79.14kb.
• Цель Конкурса «Золотое перо-2009», 86.69kb.
• Положение о проведении Окружного конкурса «Северо-Восточный Олимп» Общие положения, 85.92kb.
• Социологические организации Санкт-Петербурга и Северо-Запада, 1673.55kb.
• Главного Управления Банка России по Санкт-Петербургу, Комитета финансов Санкт-Петербурга,, 589.16kb.
• Санкт-Петербургская региональная, 791.69kb.
• Центр Международных Образовательных Программ, Санкт-Петербургская Консерватория им., 38.31kb.
• Название, 164.73kb.
• Программа ворк-шопа «Основные тенденции развития технологий и рынков современных материалов», 35.07kb.

Обучение пользователей


Важно проводить обучение штатных сотрудников и читателей. Поскольку пот и отпечатки пальцев могут вредить пленкам, при работе с основной копией и ее дубликатами следует носить перчатки. Пленки можно брать только за края. Из защитных приспособлений можно одновременно извлекать только одну микроформу. После использования микрофишу следует немедленно поместить в свой чехол; пленку вернуть в коробку. Пленку, свернутую в катушку, никогда не следует слишком туго наматывать; это создает трение. Для предотвращения произвольного разматывания пленок следует использовать бумажные обертки с обвязкой.


Оборудование.


Когда приобретается оборудование, следует принимать во внимание несложность его использования и содержания. Аппараты для чтения микроформ выделяют тепло; стандарт ANSI называет в качестве верхнего предела температуры 73° С в фокальной плоскости. Некоторые диазопленки повреждаются при этой температуре, поэтому следует избегать длительной экспозиции небольших участков пленки (например, отдельного кадра). Аппараты обязательно отключаются, когда пользователь уходит. Размеры линз должны подбираться с учетом коэффициента уменьшения, использовавшегося при микрофильмировании. Обычно используется уменьшение в 10-24 раза, потому увеличение линз должно быть в тех же пределах. В настоящее время доступны настраивающиеся объективы, которые позволяют изменять коэффициент увеличения.

Оборудование необходимо проверять еженедельно, а обычные операции по его содержанию следует выполнять ежедневно. Качество изображения значительно снижается на грязном оборудовании. Должен быть выделен сотрудник, отвечающий за содержа­ние оборудования, его обучение проводит представитель фирмы-изготовителя. Пыль под уровнем экрана будет увеличиваться оптикой прибора. Пыль может перейти на микроформу, заслонить детали изображения и повредить пленку. Для защиты от пыли необходимо постоянно использовать чехлы. На краях стеклянных плат постоянно собирается копоть, создавая еще один уча­сток трения. Стеклянные платы и все другие носители необходимо очищать ежедневно. Устанавливается распорядок регулярной очистки линз, зеркал и экранов. Инструкции по содержанию оборудования не могут быть рассмотрены в рамках этого сообщения. Общие инструкции приведены в обзоре Francis Spreitzer "Микроформы в библиотеках" (см. библиографию).


Планирование на случай бедствия

Планирование на случай бедствия является исключительно важным для коллекции микроформ, которые очень чувствительны к воде. Их необходимо защищать от наводнений, или повреждений трубопроводов. В случае намокания материалы нельзя оставлять для просушки в рулонах или контейнерах; они прилипнут друг к другу или к защитным приспособлениям. Сырые микроформы необходимо изъять из контейнеров. Пленки, свернутые в катушку - быстро развернуть. Их можно высушить на воздухе, но лучше заранее предусмотреть место в лаборатории по проявлению пленок, где это сделать легче. Микрофиши можно сушить плашмя, эмульсионной стороной вверх, или прикрепленными к веревке за край, на котором нет изображения. На диазоформах от воды остаются пятна, и необходимо использовать не пылящую промокательную бумагу, чтобы избежать образования капелек воды на поверхности. Везикулярные фильмы легко деформируются во время сушки.

Эти материалы не следует замораживать или подвергать сушке с замораживанием; это способствует отделению эмульсии, и тогда трудно предотвратить наносимый ущерб. Бели микроформы невозможно немедленно высушить на воздухе, то их следует погру­зить в чистую холодную воду и направить в лабораторию для безопасной промывки и сушки. Необходимо также предотвратить развитие плесени на фильмах всех видов. Диазо и везикулярные фильмы можно очистить с помощью слегка влажной губки, не оставляющей волокон; если плесень заразила галоидо-серебряные пленки, обратитесь к профессионалам.


Как выбрать поставщика микроформ


Коммерческие лаборатории микрофильмирования часто оказывают недорогие услуги по переводу книг и документов в микроформы. Как указывалось выше, каждое учреждение должно разработать нормативы для своих микрофильмов, и эти нормативы должны стать частью контракта по оказанию таких услуг. Полезно предварительно посетить такую лабораторию, постаравшись убедиться в том, что пожарная охрана следит за содержанием здания и безопасность находится на достаточно высоком уровне, чтобы в нем можно было микрофильмировать коллекцию. Таким образом, удастся предотвратить ущерб оригинальным мате­риалам, которые должны быть возвращены в исходную коллекцию, а не выброшены.

В некоторых случаях целесообразно прибегнуть к услугам специальной лаборатории по микрофильмированию. Многие объекты подлежат микрофильмированию, так как стали слишком хрупкими, чтобы выдержать работу, осуществляемую исследователями. Если дела обстоят таким образом или если учреждение хочет сохранить переплетенные материалы в их оригинальном виде, то необходимо подумать, не следует ли прибегнуть к услугам специальной лаборатории по микрофильмированию. Коммерческие лаборатории по микрофильмированию, выполняющие большие объемы работ, обычно не имеют соответствующего оборудования, времени и опыта, чтобы работать с хрупкими материалами, не повреждая ломкую бумагу или разрушенный переплет. Стоимость специализированной услуги будет выше, но ценные памятники или оригиналы, которые трудно фотографировать (например, очень туго переплетенные тома или документы с бледным текстом и плохим контрастом) могут потребовать этих затрат. NEDCC имеет обширный опыт по микрофильмированию таких коллекций и к нему можно обращаться за оценкой расходов или советом.


Избранная библиография для менеджеров, работающих с микроформами

1. American National Standard Practice for the Storage of Processed Safety Fotographic Film, Американский национальный стандарт по хранению проявленных огнебезопасных фотографических пленок. ANSI PH 1. 43-1985 (*)

(*) American National Standards Institute, Inc., 1430 Brodway, New York, NY 10018.

2. American National Standard for Imaging Media (Film) Silver Gelatin Type - Specifications for Stability. Американский национальный стандарт по носителям изображений (пленкам) галоидо-серебряного типа - спецификации устойчивости. ANSI IT 9. 1-1988.
   
3. American National Standard for Imaging Media – Photographic Processed Films, Plates, and Papers - Filing Enclosures end Storage Containers. Американский национальный стандарт по изображениям - проявленные фотографические пленки, пластинки и бумаги - защитные приспособления и контейнеры для их хранения ANSI IT 9. 2-1989.
   

4. American National Standard for Imaging Media (Film) - Ammonia Proccesed Diazo Films - Specification for Stability. Американский национальный стандарт по носителям изображений (пленкам) - аммиачно проявленные диазопленки - спецификации устойчивости. ANSI IT 9. 5-1988.
   
5. Association for Information and Image Management. Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First Generation, Silver-Gelatin Microfilm of Documents. Практика обработки/проверки и контроля качества галоидо-серебряных микро­фильмов первого поколения. ANSI/AIIM MS 23-1983. (**)
   

(**) Association for Information and Image Management, 1100 Wayne Avenue, Silver Spring, MD 20910.)

6. Borck, Helga. "Preparing Material for Microfilming: A Bibliography (revised 1984) ." Подготовка материалов для микрофильмирования. Библиография, (проверка 1984 г.). Microform Review 14 (Fall 1985) : 241-43.
   
7. Chase, Myron В. "Preservation Microfiche: A Matter of Standards." Сохранение микрофиш: проблема стандартизации. Library Resources and Technical Services 35(2) (April 1991): 186-190.
   
8. Child, Margaret S. "The Future of Cooprative Preservation Microfilming." Будущее совместного микрофильмирования с целью сохранения. Library Resourses and Technical Services 29(1) (Jan. -March 1985): 94-101.
   
9. Cox, Richard J. "Selecting Historical Records for Microfilming: Some Suggested Procedures for Repositories." Выбор исторических документов для микрофильмирования: некоторые методы, рекомендуемые для хранилищ. Library and Archival Security 9(2) (1989): 21-41.
   

10. Diaz, A. J. (ed). Microforms in Libraries: A Reader. Микроформы в библиотеках: прибор для чтения. Westport, CT: Microform Review, 1975.
    
11. Elkington, Nancy E. (ed). RLG Preservation Microfilming Handbook. Руководство по сохранению при микрофильмировании. Mountain View, CA: Reserarch Libraries Group, 1992.
    
12. Gwinn, Nancy E. (ed). Preservation Microfilming: A Guide for Librarians and Archivists. Микрофильмирование для сохранения: руководящие материалы для библиотекарей и архивистов. Chicago: American Library Association, 1987.
    
13. Johnson, A. K. A Guide for the Selection and Development of Local Goverment Records Storage Facilities. Руководство по выбору и улучшению хранилищ документов местных правительственных офисов. New York: NAGARA, 1989.
    
14. Library of Congress. Specifications for the Microfilming of Manuscripts. Спецификации по микрофильмированию рукописей. Washington D. C. : Library of Congress, 1980.
    
15. Preservation Microfilming: Planning & Production. Микрофильмирование для сохранения: планирование и производство. Papers from the RTSD Preservation Microfilming Institute, New Haven, Conn., April 21-23, 1988. Chicago: Association for Library Collection & Technical Services, ALA, 1989.
    

16. Recommended Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of Duplicate Microforms of Documents. Рекомендуемые способы обработки/проверки и контроля качества копий документов на микроформах. COM, ANSI/AIIM Ms 43-1988.
    
17. Recordak. Storage and Preservation of Microfilms. Хранение и сохранение микрофильмов. Kodak pamphlet no. P-108. Rochester, NY: Eastman Kodak Company, 1985.
    
18. Reily, James et al., "Stability of Black and White Photograhic Images, with Special Reference to Microfilm." Стабильность черно-белых фотографических изображений, со специальным рассмотрением микрофильмов. Abbey Newsletter 12(5) (July 1988): 83-87.
    
19. RUN Preservation Masterlife. (CD-ROM) listing of microfilmed books and jornals. Перечень микрофильмированных книг и журналов. Compiled from the RLIN database and others. Available from Chadwick-Healey, Inc. for $ 750 a year; updated twice annually.
    
20. Spreitzer, Francis (ed). Microforms in Libraries: A Manual for Evalution and Management. Микроформы в библиотеках: руководство по их оценке и управлению. Chicago: American Library Association, 1985.
    
21. Spreitzer, Francis (ed). Selecting Microform Readers and Reader Printers. Выбор аппаратов для чтения микроформ и для их печати. Silver Spring, MD: AIIM, 1983.
    

KM: 8/92


Поставщики материалов для факсимильной

замены старых и хрупких книг.


Этот список не является ни исчерпывающим, ни рекомендацией перечисленных поставщиков. Мы советуем получать информацию из нескольких источников, чтобы можно было сравнить стоимость и оценить весь ассортимент предлагаемых изделий.

1. Acme Bookbinding Co. 100 Cambridge Street. Charlestown, MA 02129-1228 (617) 242-1100; FAX (617) 242-3764.

Double-sided photocopies on permanent paper; LBI Standard binding; duplication of plates or binding of original. Дуплексное фотокопирование на долговечную бумагу; LBJ-стандартный переплет; репродуцирование с пластинок или переплетов оригинала.

2. BookLab 8403 Cross Park Dr., Ste. 2E Austin, TX 78754 (512) 837-0479; FAX (512) 837-9794.

Double-sided photocopies on permanent paper; duplication of prints. Дуплексное фотокопирование на двустороннюю бумагу копирование гравюр.

3. Library Binding Service, Archival Products P. O. Box 1413, 2134

East Grant Ave. Des Moines, IA 50317 (800) 247-5323, (515) 262-3191.

Double-sided photocopying on permanent paper; double-fan adhesive or oversewn archival binding; wide fabric range; binding of original or duplicated plates. Дуплексное фотокопирование на долговечную бумагу; бесшвейные или архивные переплеты, прошитые втачку; широкий выбор тканей; переплет оригинала или скопированных листов.

4. Northern Archival Copy 219 River St., P. O. Box 486 Cook, MN 55723 (218) 666-5431, (800) 292-9719.

Double-sided photocopies on permanent papier; LBI Standard binding; duplication of plates or binding of original.

Двусторонне копирование на долговечную бумагу; стандартный переплет; дублирование листов или переплет оригинала.

5. University Microfilms International 1440 Eisenhower Commerce Center Ann Arbor, MI 48103 ATTN: Out-of-Print Books (800) 521-

0600, (800) 343-5299 (Canada) (313) 761-4700 collect from AK, HI, MI.

Double-sided photocopies on permanent paper; over 100, 000 out-of-print books; cloth binding available; microfiche author guide at no charge.

Двустороннее фотокопирование на долговечную бумагу; свыше 100 000 книг, которые больше не выпускаются; переплет, покрытый тканью; бесплатно высылается руководство по микрофишам.

6. University of Minnesota, University Bindery 2818 Como Avenue SE, Minneapolis, MN 55414 (612) 626-1516

Double-sided photocopies on permanent papier; LBI Standard binding; duplication of plates or binding of original.

Двустороннее фотокопирование на долговечную бумагу; стандартный переплет; дублирование листов или переплет оригинала.

КМ: 8/92


Оптические диски и вопросы сохранности:

избранная библиография.


Оптические диски и цифровая технология используют возможности лазеров фокусировать свой луч на очень маленьком участке с высокой точностью. Большие объемы информации могут быть уменьшены до размера нескольких точек на отражающей повер­хности, просканированы лазерным лучом, обработаны программным обеспечением компьютера, и превращены в изображения, которые можно просматривать на экране или напечатать. Очевидно, что здесь имеется огромный потенциал для хранения текста и изображений. Вполне вероятно, что эта технология составит основу библиотек, архивов и коллекций изобразительных материалов в будущем. К сожалению, эта технология все еще быстро меняется. Профессионалы в настоящее время считают, что новые разработки в области компьютерной технологии делают необходимой замену этих систем каждые 3-5 лет. До сих пор отсутствуют стандарты, которые бы гарантировали полный перенос информации с оборудования старого поколения на новое, и у нас слишком мало опыта, чтобы оценить стабильность самих дисков с точки зрения сохранности. Цель этой библиографии - обеспечить менеджеров, работающих в области сохранения, информацией, необходимой для того, чтобы оценить степень полезности оптических дисков для их коллекций.


Artlip.Paul M. «Microforms and Optical Disk Formats Co-Exist to Provide End-User Applications Flexibility.» Микроформы и оп­тические диски сосуществуют, создавая гибкую для пользователя систему. Microform Rewiev 16(3) (Summer 1987): 233-236. Описывает различные форматы оптических дисков (до 1987г.), их связь с микроформами и возможность использования в библиотеках.

Bansa, Helmut. «The New Media: Means for Better Preservation or Special Preservation Problems?» Новый носитель: средство для лучшего сохранения или новые специальные проблемы? Restaurator 12 (1991): 219-232. Обзор по вопросам сохранности оптических дисков и возможностей применения цифровых носителей для сохранения информации.

Hayes, Robert M. «A Summary of the Institute on Collection Development for the Electronic Library.» Информационное сообще­ние Института Развития Коллекций для электронной библиоте­ки. Library Acquisitions: Practice and Theory 14 (1990): 359-370. Обзор представленных статей, с полезной общей схемой стратегического планирования для широкомасштабного перехода на электронные формы в библиотеке.

Hedstrom, Margaret. «Optical Disks: Are Archivists Repeating the Mistakes of the Past?» Оптические диски: не повторяют ли архивисты ошибок прошлого? Archival Informatics Newsletter 2(3) (Fall 1988): 52-56. Предварительное планирование необходимо для того, чтобы цифровые и магнитные формы стали полезным инструментом для сохранения, а не превращались в новую проблему.

Landau, Herbert В. «Microform vs. CD-ROOM: Is there a Difference?» Микроформы в отличие от CD-ROM: а есть ли раз­ница? Library Journal 115(16) (Octouber 1, 1990): 56-59. Краткое, но убедительное сравнение этих форм, включая цены. Делается вывод, что обе формы заслуживают использования в библиотеке.

Lesk, Michael. Image Formats for Preservation ans Access: A Report of the Technology Assessment Advisory Committee to the Commisswion on Preservation and Access. Форматы изображений для сохранения и доступа: отчет совещательного комитета по оценке технологий Комиссии по Сохранению и Доступу. Washington: Commission on Preservation and Access, July 1990, 10 pp. Краткий обзор вопросов, связанных с изменением формы, вклю­чающий сравнение микроформ и цифровых носителей, в том числе CD-ROM. Предпочтение отдается микрофильмам, но говориться, что они могут служить только промежуточным звеном на пути к электронной библиотеке.

Lynch, Clifford. Electronic Publishing, Electronic Libraries, and the National Research and Education Network: Policy and Technology Issues (rewiew draft). Электронные публикации, электронные библиотеки, и национальная исследовательская и образовательная сеть: вопросы политики и технологии (черновик отчета). Washington: Office of Technology Assessment, August 1990, 41 pp. Оценивает текущее состояние электронных сетей и их возможное развитие в будущем, причем утверждается, что «электронная библиотека" сама вырастет из существующих компьютерных сетей и баз данных. Оцениваются технические, стратегические и организационные вопросы, связанные с передачей электронной информации.

Mallinson, John С. «On the Preservation of Human- and Machine-Readable Records.» О сохранении обычных и машинописных документов. Information Technology and Libraries (March 1988): 19-23. Рассматривает свойства магнитных и оптических носителей, их документацию и оценивает их пригодность для сохранения по сравнению с микроформами. Делается вывод, что микрофильмы предпочтительнее, поскольку их можно использовать в будущем для перевода в цифровую форму, но они не зависят от быстро меняющейся электронной технологии.

National Academy of Public Administration. The Effects of Electronic Record Keeping on the Historical Record of the U.S. Government: A Report for the National Archives and Records Administration. Влияние наличия электронной документации на исторические документы правительства США: отчет для Нацио­нальной Администрации Архивов и Документов. Washington: NARA (January 1989): 16 pp. Рекомендации по обеспечению дол­говременной сохранности документов в электронных формах. Обсуждаются исключительно правительственные документы, но полезно при переводе больших объемов информации в цифровую форму.

National Archives and Records Administration. Digital Imaging and Optical Media Storage Systems: Guidelines for State and Government Agencies. Цифровые изображения и системы хранения на оптических дисках: руководство для агентств правительства и штатов. Washington: NARA, 87 pp. Подготовлено сотрудниками по исследованию и оценке архивов, NARA. В отчете выделены критические вопросы менеджмента, их связь с техническими направлениями и опытом пользователей. Включен словарь, аннотированная библиография и три приложения.

National Historical Publications and Record Commission. Electronic Records Issues. Электронные документы. Washington: NARA (March 1990): 11 pp. Оценка проблем, связанных с сохранением документов, когда происходит переход к электронным формам, используемым в больших масштабах. Содержит перечисление стратегических вопросов.

Oudard, Denis. «An Analysis of Compact Disks as a Long Term Archiving Solution. Анализ компактных дисков как решение проблемы долгосрочного хранения в архивах, invited paper, ALCTS/ PLMS Physical Quality and Treatment of Library Materials Discussion Group, American Library Association Mid-Winter Meeting,

Chicago, IL, January 12-17,1991, (January 12,1991): photocopy, 5 pp. Исключительно ясный обзор и обсуждение будущих требований к оптическим дискам как носителям для сохранения информации. Обзор сосредоточен на физической природе оптических дисков и на необходимости стандартизации программ и оборудования.

Rezach, Brian D. and Lester E. Anderson. Guide to Optical Disk Systems: How to Keep from Falling Off the Leading Edge of Technology. Руководство по системам оптических дисков: как остаться на передовом крае технологий. Silver Spring, MD: Association for Information and Image Management, 1989. Посвящен профессиональным вопросам покупки и установки системы оптических дисков для хранения и поиска документов. Включает обзор цен, методов установки и обучения сотрудников.

Saffady, William. «Stability, Care, and Handling of Microforms, Magnetic Media, and Optical Disks.» Стабильность, обращение и забота о микроформах, магнитных носителях и оптических дис­ках. Library Technology Reports 27(1) (1991), Chicago: Library Technology Reports. He прореферировано, но автор является дос­таточным авторитетом. Эта работа должна давать широкий охват всех значимых вопросов.

Saffady, William. Optical Disks vs. Micrographics as Document Storage and Retrieval Technologies. Оптические диски по сравне­нию с микрографикой как технология хранения и поисков документов. Westport, CT: Meckler, 1988, 106 pp. Предназначено для менеджеров во всех областях обработки информации; обсуждаются достоинства и недостатки микрофильмированных и элект­ронных изображений в широком спектре ситуаций.

Saltzer, Jerome. «Fault-Tolerance in Very Large Archival Systems (Position Paper).» Распространенные ошибки в очень больших архивных системах. Вопросы. Operating Systems Review 25(1) (January 1991): 81-82. Поднимает вопросы, которые необходимо решить при широком применении цифровых форм для долгосрочного хранения информации.

Subcommittee С of the Committee on Preservation for the National Archives and Records Service. Strategic Technology Considerations Relative to the Preservation and Storage of Human and Machine-Readable Records. Стратегические вопросы технологии, связанные с сохранением и хранением обычных и старых машинописных документов. (White Paper), Washington: NARS (July 1984): 12 pp. Краткое, старое, но очень ясное рассмотрение все еще важных вопросов, связанных с выбором цифровой технологии или микроформ для NARS.

Swora, Tamara and Andrey Fisher. «Technology Services in 1984 and 1985: Micrographics, Optical Disk Technology, and Fair Use.» Технологические услуги в 1984 и 1985: микрографика, оптические диски, и использование. Library Resources and Technical Services 30(3) (July/September 1986): 183-217. Очень давний, но полезный обзор этих форм и их применения в библиотеках, с упоминанием о разрабатывающихся стандартах. Хорошая старая библиография.

Waters, Donald J. From Microfilm to Digital Imagery: On the feasibility of a project to study the means, costs and benefits of converting lage quantities of preserved library materials from microfilm to digital images. A Report of the Yale University Library to the Commission on Preservation and Access. От микрофильмов к цифровым изображениям: О целесообразности проекта исследования средств, стоимости и преимуществ перевода больших количеств библиотечных материалов с микрофильмов в цифровые изображения. Отчет Библиотеки Йельского Университета Комиссии по Сохранению и Доступу. Washington: Commission on Preservation and Access (June 1991): 41 pp. Все сказано в заголовке. Это исследование склоняется в сторону цифрового хранения изображений как технологии будущего.


Создание дубликатов исторических

негативов.


Коллекции фотографических негативов ставят перед учреждениями и частными коллекционерами уникальные задачи. Стеклянные негативы могут легко разбиться при использовании, негативы на основе нитрата целлюлозы и различные негативы из ацетата целлюлозы могут самопроизвольно разрушиться с течением времени, и, как правило, негативы трудно читать и просматривать. Дублирование негативов (создание вторичного негатива) является единственным имеющимся в распоряжении методом решения этих проблем. Дублирование может защитить изображение от дальнейшего разрушения, защитить негатив от слишком частого обращения к нему и облегчить доступ к коллекции. Но у дублирования есть свои ограничения - каждое следующее поколение изображений чуть хуже по качеству и разрешающей способности. Поэтому очень важно, чтобы дубликаты негативов печатались на стабильных материалах и имели самое высокое качество изображения. Дубликаты негативов должны изготавливаться на современной полиэфирной пленке и все другие дубликаты должны иметь ту же оптическую плотность, общую плотность и разрешение как и оригинал.

Дублирование коллекций негативов является сложным и дорогим процессом. До начала проекта дублирования необходимо принять много решений. Мы надеемся, что приведенная ниже информация послужит некоторым руководством для тех, кто рассматривает возможность дублирования исторических негативов.