Н. И. Лобачевского в. Н. Ясенев автоматизированные информационные системы в экономике учебно-методическое пособие

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание 8.3 Автоматизация бюджетирования на предприятии Рис. 8.4 Система внутрифирменного бюджетирования и его автоматизация

Подобный материал:

• Neural Network Wizard 7 учебно-методическое пособие, 702.9kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине: Информационные системы в экономике для, 266.03kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства м. Ю. Малкина история, 1006.22kb.
• Н. И. Лобачевского Д. В. Суходоев, А. С. Котихина История таможенного дела и таможенной, 1362.83kb.
• Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
• Темы контрольных работ в форме рефератов по дисциплине «Информационные системы в экономике», 11.18kb.
• В. Н. Ясенев Программа курса, 64.87kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине «Информационные системы в экономике» Вторая, 163.77kb.
• Учебно-методическое пособие Рекомендовано методической комиссией финансового факультета, 556.98kb.
• Учебно-методическое пособие "Широкополосные сигналы" составлено в соответствии с программой, 317.01kb.

8.3 Автоматизация бюджетирования на предприятии

В настоящее время интерес к системе финансового управления у руководителей и собственников компании достаточно высок. Это связано, во-первых, с необходимостью совершенствования систем мотивации персонала, а во-вторых, с требованиями снижения затрат и повышения качества продукта, предъявляемыми все более конкурентным рынком. Этим требованиям как раз отвечает механизм бюджетного управления, представляющий собой систему управления компанией по центрам финансовой ответственности через бюджеты. Именно управления, а не только учета и контроля, поскольку бюджетирование является больше управленческой, чем учетной технологией.

На сегодняшний день многие российские предприятия пришли к тому, что принятие любых решений невозможно без квалифицированного управления и без четкого понимания положения организации. Именно поэтому сейчас на предприятиях большое внимание уделяется бюджетированию, создаются отдельные службы, занимающиеся специально этой работой. Из-за того, что предприятия не формируют годовые бюджеты, они теряют немалую часть своих доходов.

Процесс бюджетирования рассматривается как процесс составления финансовых планов и смет, и как управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений, с другой стороны. Бюджетирование и управленческий учет необходим нашим российским предприятиям для успешного функционирования в условиях сегодняшнего развивающегося рынка России. Жесткая конкурентная борьба за потребителя, динамически меняющиеся условия рынка требуют особенно эффективного процесса управления предприятием, что невозможно без полноценного стратегического и оперативного планирования, анализа, контроля и регулирования деятельности.

Одним из основных инструментов, позволяющим правильно распределить ресурсы в соответствии со стратегическим планом, увязать численно выраженные стратегические цели предприятия с оперативными планами и показателями, выявить роль и вес факторов, влияющих на достижение целей предприятия, является бюджетное планирование, финансовый учет, контроль, финансовый анализ и регулирование.

Система бюджетов позволяет руководителю заранее оценить эффективность управленческих решений, оптимальным образом распределить ресурсы между подразделениями, наметить пути развития персонала и избежать кризисной ситуации.

Составление бюджетов преследует следующие цели:

• Разработка концепции ведения бизнеса:
  

Планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период.

Оптимизация затрат и прибыли предприятия;

Регулирование – согласование деятельности различных подразделений предприятия.

• Коммуникация – доведение планов до сведения руководителей разных уровней.
  
• Мотивация руководителей на местах на достижение целей организации.
  
• Контроль и оценка эффективности работы руководителей на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом.
  
• Выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.
  

От успешной автоматизации бюджетирования зависит, насколько точную и оперативную финансовую информацию будут получать менеджеры и собственники предприятия.

Автоматизация бюджетирования возможна только тогда, когда есть что автоматизировать, то есть на предприятии принят порядок составления и утверждения бюджетов и ведется управленческий учет для получения фактических данных об исполнении бюджета. Проект автоматизации бюджетирования независимо от того, осуществляется он в Excel или в специализированной системе, строится по тем же правилам, что и проект внедрения любой автоматизированной системы. Он требует четкой формулировки целей, определения ресурсов, с помощью которых проект может быть реализован, установления сроков и результатов проделанной работы.

Компьютерные программы по бюджетированию должны:

- адаптироваться к специфике организации, перестраиваться со временем и со сменой целей и стратегий;

- адаптироваться к финансовой структуре компании, а также к возможным ее изменениям;

- иметь подвижные регламенты, позволяющие осуществлять систему скользящего бюджетирования (непрерывной корректировки бюджетов);

- обладать привычным интерфейсом, ориентироваться на массовые, а не уникальные программные решения и платформы.

Для дальнейшего совершенствования бюджетирования в компании необходимо:

1. Разработка методологии составления, контроля и анализа сводных бюджетов и подбюджетов.
   
2. Формирование учетного блока, включающего в себя систему бухгалтерского и оперативного учета, приближение бухгалтерских отчетных форматов к плановым (бюджетным), использование международных стандартов финансового учета.
   
3. Постоянное обучение специалистов организации различным подходам буджетирования для активизации интеллектуального потенциала персонала и их включение в работу, связанную не только с механическим заполнением бюджетных форм, но и с разработкой конкретных предложений по внедрению системы бюджетирования в организации.
   
4. Создания организационного блока процесса, включающего в себя:
   

- организационную структуру,

- систему управления бюджетированием – это регламент взаимодействия служб аппарата управления и структурных подразделений, а также системы материального структурирования на основе бюджетирования.

5. Организация достаточного программного обеспечения и обеспечение техническими средствами для реализации процесса бюджетирования.
   

Все эти требования необходимо иметь в виду, как при выборе программного обеспечения, так и при его внедрении (см. рис. 8.4).

Автоматизация бюджетирования бесполезна, если полноценного бюджетирования (как методологии и управленческой технологии) на предприятии нет. Поэтому прежде чем думать о том, какой компьютерной программе отдать предпочтение, стоит разобраться с организацией бюджетирования как управленческой технологией.





Рис. 8.4 Система внутрифирменного бюджетирования и его автоматизация


Выбор компьютерной программы – обычно завершающий этап при постановке бюджетирования, но часто многие руководители именно с нее все начинают. Особенно, когда речь идет о так называемом скользящем планировании, предусматривающем ежемесячную, а то и еженедельную корректировку ранее составленных бюджетов на полгода – год, а в перспективе и на три года вперед с ежемесячной, а то и подекадной разбивкой бюджетного проекта. А специфика каждого бизнеса диктует свою собственную финансовую структуру, свои собственные, неповторимые бюджетные форматы, свои режимы консолидации бюджетов структурных подразделений в сводные бюджеты компании, свои бюджетные регламенты и т.п. Приходится заниматься долгой и кропотливой доработкой стандартизированных программных продуктов.

В настоящее время в России можно выделить два вида программ для внедрения задач внутрифирменного бюджетирования:

– программы, предполагающие составление бюджетов по международным стандартам типа “Успех +”, SAP/R3, “Проджект эксперт”, “Альтинвест”, “Красный директор”;

– различные версии программ, ориентированные на формы установленной бухгалтерской отчетности (например, “Галактика”, “1С.Предприятие”, “БЭСТ - офис” и др.).

Программы первого типа ориентированны для работы в крупной территориально распределенной компании, они надежны и рассчитаны на многообразие функций. Недостатками с точки зрения средних и небольших компаний является слабая адаптация к нашим условиям, высокая стоимость (от 40 до 200 тыс. долл. США), громоздкость (для внесения изменений в бюджетную модель требуется вмешательство специалиста компании - поставщика).

Системы второго типа вполне могут составить конкуренцию программам первого типа, как по функциональным возможностям, так и по технологическому уровню, тем более что их стоимость и трудозатраты на их внедрение существенно ниже, чем у западных аналогов.

На рынке программных продуктов, предназначенных для бюджетирования и управления финансами компаний можно выделить три ценовых диапазона по стоимости системы:

- дешевые программные системы (до 1000 $ США);

- продукты средней стоимости (от 1 до 10000 $ США);

- дорогие системы (свыше 10000 $ США).

Под стоимость продукта при этом понимается средняя стоимость закупаемых лицензий системы типичной компанией – клиентом. Характеристики ряда программных продуктов бюджетирования представлены в приложении №10.