Приказ от 29. 12. 2007 №180 г. Казань
| Вид материала | Документы |
- Учебное пособие Казань кгту 2007 удк 31 (075) 502/ 504 ббк 60., 1553.23kb.
- Приказ МинФин РФ №147н от 25. 12. 2007, внесший изменения в пбу 3/2006. 6 Приказ МинФина, 489.37kb.
- Новые поступления в библиотеку апрель 2007, 1462.56kb.
- Сборник статей казань 2007 Редакционная коллегия: Кандидат философских наук, доцент, 7060.46kb.
- Вводится с момента утверждения, 542.3kb.
- Приказ от 17 апреля 2007 г. n 101 Об утверждении особенностей охраны лесов, 49.68kb.
- Приказ 30. 07. 2010 №84н Овнесении изменений в приказ Министерства финансов Российской, 37.33kb.
- Приказ и о Начальника -капитана порта о внесении изменений в оп 2007 №82 от 20. 11., 2215.12kb.
- Приказ от 17. 09. 2007 г. №53 Ввести в действие с 01. 09. 2007 года следующие локальные, 5.33kb.
- Приказ мвд РФ от 2 августа 2005 г. N 636 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения, 292.89kb.
| Приложение 23 к Учетной политике АКБ "Энергобанк" ОАО Приказ _№ 180 от «29» декабря 2007 года ПОЛОЖЕНИЕ о документах и документообороте в бухгалтерском учете АКБ "Энергобанк" ОАО 1. Общие положения 1.1. «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете АКБ "Энергобанк" ОАО (далее — Положение) основано на Положении Банка России «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» от 26.03.07 № 302-П, «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете» Минфина СССР от 29.07.83 № 105. 1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в АКБ "Энергобанк" ОАО (далее — Банк). 1.3. По назначению документы подразделяются на: 1.3.1. Распорядительные — предписывают совершить какое-либо действие или ряд действий (приказ руководителя предприятия, платежное поручение и т.п.). 1.3.2. Оправдательные — подтверждают факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (квитанция к приходному кассовому ордеру). 1.3.3. Комбинированные — обладают признаками как распорядительного, так и оправдательного характера (расчетно-платежная ведомость — с одной стороны, является распоряжением на выдачу средств работникам, а с другой — подтверждает факт расходования денежных средств). 1.3.4. Документы бухгалтерского оформления — предназначены только для целей бухгалтерского учета, конкретизируют или поясняют отражение отдельных операций в учете (бухгалтерская справка). 1.4. По количеству отраженных в документах операций они бывают разовые (составляются отдельно на каждую операцию) и накопительные (отражают несколько операций за отдельный учетный период). 1.5. По месту составления выделяются внутренние (составленные для использования внутри предприятия) и внешние (составленные вне предприятия, то есть другими субъектами) документы. 1.6. Документы могут быть первичными (отражают каждый факт хозяйственной операции) и сводными (отражают обобщенные сведения за ряд операций). 1.6.1. Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). 1.6.2. Первичные и сводные учетные документы могут составляться в равной степени как на бумажных, так и на машинных носителях информации. 2. Первичные документы 2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета Банка являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения. 2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции. 2.3. Первичные документы создаются на типовых бланках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами, ведомствами и, при необходимости, подразделениями Банка. Разработанные Банком формы бланков утверждаются приказом или распоряжением по Банку, а его реквизиты соответствуют требованиям, содержащимся в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. 2.4. Учет и обработка бухгалтерской документации, составление выходных форм производятся с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ автоматически обеспечивается одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах. При этом должны соблюдаться требования Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ, Положения «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» от 26.03.07 № 302-П, а также настоящего Положения. 2.5. Первичные документы в Банке (в зависимости от назначения) для придания им юридической силы имеют следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа (формы), код формы; б) дату составления; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. 2.6. К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы прилагаются к банковским документам. Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. Если, при необходимости, первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, то в мемориальных ордерах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки. 2.7. Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в Архиве Банка. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться, т.е. иметь номера счетов по дебету и кредиту. 2.8. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. 2.9. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в Банке. 2.10. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется Приказом Председателя Банка. Должностное лицо Банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции Банка. Работники Банка, которые подписали расчетно-денежный документ, не имея на то право, отвечают за эти действия в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники Банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими полномочий. 2.11. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются «Учетной политикой Банка», Инструкцией «О ведении кассовых операций» и другими нормативными актами. 2.12. В случаях, установленных законодательством РФ, Банком России, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. 2.13. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности пронумерованы нумератором, типографским способом или в порядке, установленном Банком России или Банком. 2.14. Первичные документы, поступающие в Управление бухгалтерского учета, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). 2.15. В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» от 20.10.96 № 129-ФЗ, Положением Банка России от 26.03.07 № 302-П «О Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» и Учетной политикой Банка запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы передаются Главному бухгалтеру Банка для принятия решения. 3. Регистры бухгалтерского учета 3.1. Учет и обработка бухгалтерской документации,составление выходных форм производится в Банке с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ автоматически обепечивается одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах. Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. 3.2. Регистры бухгалтерского учета в Банке ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов,каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. 3.3. Операции в Банке отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. 3.4. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица,составившие и подписавшие их,а также осуществляющие дополнительный контроль. 3.5. При хранении регистров бухгалтерского учета обепечивается их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждается подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. 3.6. Cодержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности в Банке является коммерческой тайной. 4. Регистры налогового учета 4.1. Банк исчисляет налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета в соответствии с требованиями 25 главы НК РФ. Основанием для налогового учета являются аналитические регистры. 4.2. Налоговый учет — система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК. 4.3. Ведение регистров аналитического налогового учета осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных Банком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога. 4.4. Система регистров аналитического налогового учета организована Банком исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. 4.5. Данные регистров аналитического налогового учета отражают порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом налогу на прибыль. 4.6. Подтверждением данных налогового учета являются: 1) первичные учетные документы ; 2) аналитические регистры налогового учета; 3) расчет налоговой базы. 4.7. Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, содержат следующие реквизиты:
5. Аналитические регистры налогового учета 5.1. Аналитические регистры налогового учета — сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. 5.2. Аналитические регистры в Банке формируются на основе разработочных таблиц, данных инвентаризаций, специальных расчетов, иных документов, группирующих информацию об объектах налогообложения, используемых для бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций. 5.3. Формирование данных налогового учета в Банке предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет). 5.4. В аналитических регистрах отражаются объекты учета, группируются возникающие доходы и расходы для формирования налоговой базы. 5.5. Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы. 5.6. Регистры налогового учета в Банке ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде. 6. Исправление ошибок в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета 6.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и регистрах бухгалтерского учета подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. 6.2. Ошибочные записи, выявленные после составления баланса, исправляются в Банке обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи ( обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счета клиента, то необходимо получить их письменное согласие. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета дебиторов и Банк принимает меры к восстановлению этих средств. 6.3. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или его заместителя. 6.4. Исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый подшивается в папку “Журнал исправительных ордеров”, которая хранится у главного бухгалтера. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами (5\1, 5\2, 5\3…), где первая цифра означает - номер дополнительного офиса, через дробь вторая цифра – порядковый номер исправительного ордера оформленного в дополнительном (операционном) офисе. В головном офисе первая цифра «0» т.е. нумерация 0\1,0\2.» 6.5. В тексте исправительного ордера указывается: когда и по какому документу была допущена неправильная запись. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается ,по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. 7. Первичные документы, оформляемые при совершении хозяйственных операций В соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (с последующими изменениями и дополнениями) все хозяйственные операции, проводимые в АКБ “Энергобанк” оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, содержит следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает Председатель АКБ «Энергобанк” приказом по Банку. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются Председателем АКБ “Энергобанк” и Главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо Банка вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 7.1. Налично-денежная форма расчетов В соответствии с Законом РФ от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» при расчете наличными денежными средствами представление кассового чека обязательно. Согласно Закону РФ от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением организация, осуществляющая денежные расчеты с населением с применением контрольно-кассовой машины, обязана выдавать покупателям (клиентам) чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККТ. Кассовый чек является юридическим документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказание услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующей организацией. На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты: а) наименование организации; б) идентификационный номер организации-налогоплательщика; в) заводской номер контрольно-кассовой машины; г) порядковый номер чека; д) дата и время покупки (оказания услуги); е) стоимость покупки (услуги); ж) признак фискального режима. На кассовом чеке, вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения. Чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью контрольно-кассовых машин в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти. В соответствии со ст. 9 Закона РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 13 и 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н) при наличии в качестве оправдательного документа только кассового чека, не соответствующего всем обязательным требованиям, предъявляемым к нему действующим законодательством, и, следовательно, не фиксирующим факт совершения хозяйственной операции, связанной с осуществлением расходов подотчетным (физическим) лицом, отсутствует основание для составления первичных учетных документов. В соответствии с Постановлением Совмина РФ от 30.07.93 № 745 «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу своей деятельности либо особенности местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин». В соответствии с п. 1 Перечня отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), которые в силу специфики своей деятельности либо особенности местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин, организации могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин в случае оказания ими услуг населению (за исключением услуг по перевозке пассажиров такси, в том числе маршрутными) при условии выдачи клиентам документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам, по формам, утвержденным Министерством финансов России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам. Документы строгой отчетности должны содержать наряду с показателями, характеризующими специфику оформляемых операций, следующие обязательные реквизиты: гриф утверждения, наименование формы документа; шестизначный номер; серия; код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); дата осуществления расчета; наименование и код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); код ИНН; вид оказываемых работ (услуг); единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном выражении); наименование должности лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления с личной подписью. Утвержденные Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам формы документов строгой отчетности распространяются на все организации, занимающимися видами деятельности, для которых эти формы были утверждены. В случае необходимости утвержденные формы документов строгой отчетности могут быть дополнены реквизитами, соответствующими роду деятельности организации. При этом все реквизиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без изменения; удаление отдельных реквизитов не допускается. В случае незаполнения той или иной строки, предусмотренной в утвержденной форме документа строгой отчетности, ввиду отсутствия у организации соответствующих показателей эта строка прочеркивается. Форматы утвержденных документов строгой отчетности являются рекомендательными и могут изменяться. Художественное оформление и техническое редактирование документов строгой отчетности определяются Банком самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. При изготовлении документов строгой отчетности допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф с учетом значимости показателей, включения дополнительных реквизитов для записи необходимой информации. Затраты, оформленные оправдательными документами с нарушением установленных законодательством требований, не могут быть отнесены на себестоимость услуг, выполненных работ. 7.1.1. Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Расходы на содержание основных средств и другого имущества (транспорт)» : а) авансовый отчет; б) документы первичного учета; в) контрольный кассовый чек. 7.1.2. Необходимые документы для обоснования затрат на оплату автостоянки по статье «Расходы на содержание основных средств и другого имущества (транспорт)»: а) авансовый отчет; б) договор; в) квитанция или контрольно-кассовый чек. 7.1.3.Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Расходы по списанию стоимости материальных запасов»: а) авансовый отчет; б) накладная или товарный чек, или акт приема-передачи, или другие, приравненные к чекам, документы строгой отчетности; в) контрольно-кассовый чек. 7.1.4 Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Расходы на содержание вычислительной и копировальной техники,оборудования»: а) авансовый отчет; б) договор на проведение ремонтных или профилактических работ; в) заказ-наряд или накладная или другие, приравненные к чекам, документы строгой отчетности; г) акт приема-передачи выполненных работ; 7.1.5. Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Консультационно-информационные услуги»: а) авансовый отчет; б) договор на сервисное или информационное обслуживание; в) заказ-наряд или накладная или другие, приравненные к чекам, документы строгой отчетности; г) акт приема-передачи выполненных работ. 7.1.6.Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Командировочные расходы»: а) авансовый отчет; б) командировочное задание; в) приказ о направлении в командировку; г) командировочное удостоверение; д) проездные билеты; ж) квитанция установленной формы, подтверждающая расходы по проживанию; з) другие, приравненные к чекам, документы строгой отчетности; и) контрольно-кассовый чек. 7.1.7. Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Расходы по судебным издержкам»: а) авансовый отчет; б) квитанция об оплате или иной документ, предоставляемый нотариусом и содержащий все необходимые реквизиты с обязательным указанием ИНН; 7.1.8. Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Услуги связи, телекоммуникационных и информационных систем»: а) авансовый отчет; б) договор; в) акт выполненных работ. 7.1.9. Необходимые документы для обоснования затрат по статье «Представительские расходы»: а) авансовый отчет; б) квитанции (документы), используемые в разрешенных случаях; в) контрольно-кассовый чек; е) приказ (распоряжение) на проведение представительских мероприятий; ж) документы в соответствии с Положением о представительских расходах (отчет о расходовании средств, акт). 7.2. Безналичная форма расчетов. Оформление платежного документа по оплате услуг (работ) осуществляется на основании договора, счета об оплате и распоряжения от подразделения, инициирующего конкретный вид услуг с резолюцией Председателя Банка или курирующего заместителя Председателя Банка. Списание произведенных затрат на себестоимость банковских услуг осуществляется мемориальным ордером на основании Акта приема-передачи выполненных работ и при наличии счета-фактуры. Во время проведения инвентаризации дебиторско-кредиторской задолженности проводится сверка расчетов с поставщиками и подрядчиками, которая оформляется двусторонним актом. 7.2.1. Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Расходы на содержание основных средств и другого имущества (включая коммунальные услуги). К коммунальным расходам Банка относятся:
а) договор с организацией, оказывающей соответствующий вид услуг; б) счет на оплату услуг ; в) виза руководителя на оплату соответствующего счета; г) акт приема-передачи выполненных работ; д) счет-фактура. Перечнем Минфина России от 25.05.99 № 38 «Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» определен перечень коммунальных услуг:
7.2.2. Необходимые документы для обоснования по статье «Расходы по охране». К таким расходам Банка относится оплата договоров:
а) договор с организацией, осуществляющей охранную деятельность (с указанием номера лицензии и даты ее выдачи); б) счет организации — поставщика услуг; в) виза руководителя на оплату счета; г) акт приема-передачи выполненных работ; д) счет-фактура. 7.2.3. Необходимые документы для обоснования оплаты расходов по статье «Услуги связи, телекоммуникационных и информационных систем». К таким расходам Банка относятся:
- отправка писем и переводов; а) договор между оператором связи и банком; б) виза руководителя на оплату счета; в) счет-фактура; г) лимит на переговоры по мобильным средствам связи; д) акт выполненных работ 7.2.4.Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Консультационно-информационные услуги». К ним относятся:
- приобретение спец.литературы; а) договор на оказание информационных услуг; б) счет поставщика услуг; в) виза руководителя на оплату счета; г) акт приема-передачи оказанных услуг; д) счет-фактура; е) ксерокопия лицензии (в случае оказания лицензируемых услуг). ж)накладная 7.2.5 Необходимые документы для обоснования расходов Банка по статье «Расходы по арендной плате за помещения». К таким расходам Банка относятся:
а) договор аренды, оформленный в соответствии с требованиями нормативных и законодательных актов; б) счет на оплату услуг (если иное не предусмотрено условиями договора); в) виза руководителя на оплату счета; г) акт приема-передачи выполненных услуг; д) счет-фактура. 7.2.6 Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Плата за право пользования объектами интеллектуальной собственности»: а) договор на сервисное обслуживание; б) счет поставщика услуг; в) виза руководителя на оплату данного вида услуг; г) акт приема-передачи выполненных услуг ; д) счет-фактура. 7.2.7 Необходимые документы для обоснования расходов Банка на рекламу. К расходам Банка на рекламу относятся:
производство печатной продукции; а) договор на оказание рекламных услуг,изготовление рекламной продукции; б) счет от поставщика услуг; в) виза руководителя на оплату услуг; г) накладная на получение рекламной продукции (услуг); д) акт приема-передачи выполненных услуг; е) смета на рекламу; ж) документы, подтверждающие использование рекламной продукции (акты, распоряжения и т.п.). 7.2.8. Необходимые документы для обоснования расходов Банка на судебные издержки. К издержкам Банка, связанным с исполнительным производством в рамках Федерального закона «Об исполнительном производстве», относятся:
а) договор на оказание соответствующих услуг; б) распоряжение на оплату счета; в) виза руководителя на оплату счета; г) служебная записка с обоснованием необходимости осуществления данных расходов; д) документ установленной формы, подтверждающий факт выполнения договора, оказания услуг; е) счет-фактура. 7.2.9. Необходимые документы для обоснования расходов Банка по подготовке кадров. К расходам Банка относятся:
а) договор на подготовку и переподготовку кадров с государственными, негосударственными и зарубежными профессиональными образовательными учреждениями; б) лицензия учреждения на право осуществления образовательной деятельности; б) виза руководителя на оплату счета; г) акт приема-передачи работ; д) счет-фактура; е) документ, подтверждающий прохождение обучения. 7.2.10. Необходимые документы для обоснования расходов Банка на представительские цели. К таким расходам Банка относятся:
б) авансовый отчет ; в) счет на оказание услуг; г) виза руководителя на заявлении; д) акт на списание представительских расходов; е) акт приема-передачи выполненных услуг; ж) отчет о проведении переговоров. Расходы, связанные с проведением презентаций, юбилеев, праздничных мероприятий, не подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. 7.2.11. Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Услуги инкассации денежной наличности и доставка банковских документов». а) договор с организацией, оказывающей соответствующий вид услуг; б) счет на оплату услуг; в) виза руководителя на оплату соответствующего счета; г) акт приема-передачи выполненных работ; д) счет-фактура. 7.2.12. Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Расходы по приобретению бланочной продукции и канцтоваров». К таким расходам банка относятся:
а) договор с организацией, оказывающей соответствующий вид услуг; б) счет на оплату услуг; в) виза руководителя на оплату соответствующего счета; г) накладная, акт приема-передачи выполненных работ; д) счет-фактура. 7.2.13. Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Расходы по ремонту оcновных средств и другого имущества». а) договор с организацией, оказывающей соответствующий вид услуг; б) счет на оплату услуг; в) виза руководителя на оплату соответствующего счета; г) накладная, акт приема-передачи выполненных работ; д) счет-фактура. 7.2.14.Необходимые документы для обоснования расходов по статье «Другие расходы». Сюда относятся расходы, не относящиеся к выше перечисленным. а) договор с организацией, оказывающей соответствующий вид услуг; б) счет на оплату услуг; в) виза руководителя на оплату соответствующего счета; г) накладная, акт приема-передачи выполненных работ; д) счет-фактура. 8. Порядок заказа на приобретение оборудования и материальных ценностей* 8.1 Заказ на приобретение оборудования и материальных ценностей, канцтоваров производится руководителем функционального подразделения Банка (начальник управления, отдела, доп.офиса) заявкой на имя начальника соответствующего отдела с обоснованием необходимости приобретения материальных ценностей, их технико-экономических характеристик, количества. 10. Порядок заказа и оплаты оборудования и материальных ценностей 10.1. Начальник функционального подразделения Банка при положительном рассмотрении заявки: - связывается с организацией-поставщиком и получает от нее Договор (в двух экземплярах) на поставку заказываемого оборудования и счет;
- лицо, ответственное за исполнение договора;
В случае если организация-поставщик производит поставку оборудования и материальных ценностей без заключения Договора (поставка без предоплаты), то выполняются только три последних абзаца из предыдущего пункта. 10.2. Сотрудник отдела учета внутрибанковских операций:
10.3. Сотрудник отдела операционного обслуживания юридических лиц Банка:
10.4. Сотрудник отдела учета внутрибанковских операций:
11. Порядок проверки и заключительного оформления документов 11.1. Первичные документы, поступающие в Отдел внутрибанковских операций и налогообложения Банка, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется:
11.2. Не принимаются к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей — такие документы передаются главному бухгалтеру для принятия решения по ним. 11.3. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете Банка, может осуществляться и с помощью вычислительной техники. 11.4. В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровка подписей. 12. Порядок организации документооборота 12.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других подразделений Банка, от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком. 12.2. График документооборота устанавливает в Банке рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота способствует улучшению всей учетной работы Банка, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. 12.3. График документооборота оформлен в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением Банка, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота приведен в приложении 1 к настоящему Положению. 12.4. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. 12.5. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по Управлению бухгалтерского учета осуществляет Главный бухгалтер. В соответствии с Положением о документах и документообороте требования Главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в Управление бухгалтерского учета необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб Банка. 13. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров 13.1. Первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательной передаче в Архив АКБ «Энергобанк» и хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела и Типовым перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций (с указанием сроков хранения), утвержденным Росархивом 10.03.2000, но не менее пяти лет. 13.2. Документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития Банка постоянного срока хранения по установленным статьям Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности Банка, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000 хранятся вплоть до ликвидации Банка. 13.3. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив Банка хранятся в Управлении бухгалтерского учета в специальных помещениях или шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных Главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. 13.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке . Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки Банка с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (счета, счета-фактуры) хранятся подшитыми в папках. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства. 13.5. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в Архив Банка обеспечивают начальники Управлений. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из Управления бухгалтерского учета и из Архива Банка работникам других структурных Управлений,как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению Председателя Банка или лиц, им уполномоченных. 13.6. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Банка может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу Банка. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Банка могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Банка могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). 13.7. В случае пропажи или гибели первичных документов Председатель Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Банка. 13.8. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. 13.9.Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России. Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) утверждается приказом Председателя Банка, имея в виду обеспечение их сохранности. 13.10. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Формирование мемориальных документов осуществляется по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы по внебалансовым счетам подшиваются в отдельные папки. В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения. 13.11. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999. 13.12.Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью. 13.13. Работники, на которых возложено формирование документов, тщательно проверяют наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений. 13.14. Документы за истекший день после проведения контроля оформляются в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день передаются в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в шкафу. 13.15. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных балансовых документов помещается следующий текст: Срок хранения ________________________________________________ Архивный индекс ______________________________________________ ______________________________________________ (наименование кредитной организации ) Бухгалтерские документы за «__» __________________ г. по балансовым счетам Бухгалтерские документы на сумму _________ руб. ___ коп. В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым счетам, о чем делается надпись: «документы сброшюрованы и подшиты ______________________». (подпись) На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных внебалансовых документов помещается следующий текст: Срок хранения ________________________________________________ Архивный индекс ______________________________________________ ______________________________________________ (наименование кредитной организации ) Бухгалтерские документы за «__» __________________ г. по внебалансовым счетам Бухгалтерские документы на сумму _________ руб. ___ коп. В каждой папке должна быть лента подсчета по внебалансовым счетам, о чем делается надпись: «документы сброшюрованы и подшиты ______________________». (подпись) На обложке основной папки делается надпись: «с данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера или его заместителя. Банк организует хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом Банк обеспечивает возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. 14. Бланки строгой отчетности 14.1. В случаях, установленных действующим законодательством, бланки форм первичных документов относятся к бланкам строгой отчетности. 14.2. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, в соответствии с Положением о документах нумеруются в Банке в установленном порядке (нумератором, типографским способом). 14.3. Бланки хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. 14.4. Банк вправе самостоятельно устанавливать перечень документов строгой отчетности, к которым могут быть отнесены доверенности, талоны, дипломы, билеты и т.п. 14.5. Учет документов строгой отчетности в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов осуществляется на внебалансовом счете 91207 «Бланки». 15. Изъятие документов 15.1. Первичные учетные документы в соответствии с п.8 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. 15.2. Главный бухгалтер или другое должностное лицо Банка обязан с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 15.3. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу Банка. 15.3.1. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Банка могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). 16. Потеря документов 16.1. Согласно п. 6.8 Положения о документах в случае пропажи или гибели первичных документов Председатель Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. 16.2. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Банка. 16.3. Утрата документов не освобождает Банк от доказательства правильности исчисления тех или иных видов налогов. В связи с этим в большинстве своем юридические лица стоят перед необходимостью восстановления утраченных документов. 16.4. Восстановление может быть произведено через испрашивание у продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми предприятие имело отношения в ревизуемый период, копий документов. |