Курсовой проект По дисциплине: «Информационные технологии управления» На тему: «Внедрение современных информационных технологий в ООО «рина»

Вид материала

Содержание

Имеющиеся программные средства
1.4. Условия труда сотрудников, работающих с ЭВМ.
Описание приема заказа и работы с клиентами на примере отдела импортных продаж.
Производимые действия
Схема информационных потоков в компании ООО «РИНА»
1.5. Направления совершенствования информационных технологий управления.

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Имеющиеся программные средства:

В компании ведется активная работа с приложениями Microsoft Office: MS Word, MS Excel. Вся отчетность оформляется в приложении MS Excel. Так же ежедневно менеджерам по продажам приходится непосредственно контактировать с бумажными каталогами имеющейся продукции. Так как компания ООО «РИНА» имеет дело с более чем 20 поставщиками автозапчастей, ассортимент продукции которых постоянно обновляется, менеджерам не рационально работать с каталогами имеющейся продукции, представленными в бумажном виде. В компании имеется удаленный доступ в Internet, а так же ЛВС, обеспечивающая бесперебойный, довольно быстрый и удобный обмен данными.

Отсюда, можно увидеть, что техническая оснащенность компании не достаточна и внедрение электронного каталога имеющейся продукции «TecDoc CD (4/2005)», с постоянной возможностью его обновления по средствам сети Internet, значительно сократит трудоемкость служащих и увеличит объемы продаж. А так же, что не маловажно, значительно уменьшит среднее время обработки заказа.

1.4. Условия труда сотрудников, работающих с ЭВМ.

Согласно допустимым нормам работы с ЭВМ все помещения компании оборудованы общеобменной вентиляцией и искусственным освещением. Применено рациональное цветовое оформление помещений направленное на улучшение санитарно-гигиенических условий труда, повышение его производительности и безопасности. Соблюдены так же все меры противопожарной безопасности, а так же электробезопасности. Торгово-офисные площади компании ООО «РИНА» удовлетворяют минимальным нормам, по количеству ЭВМ на квадратный метр.

Условия труда служащих компании полностью соответствуют нормам, что повышает работоспособность, а как следствие и производительность работы сотрудников.

Описание приема заказа и работы с клиентами на примере отдела импортных продаж.

Работа с клиентами осуществляется ежедневно и требует довольно больших затрат времени, так как менеджеры по продажам постоянно ведут поиск необходимого клиенту товара вручную.

Оформление заказа происходит путем набивания артикулов в готовые шаблонные формы накладных, используя приложение MS Word.

Представим данные о временных затратах одного менеджера отдела импортных продаж, затрачиваемые в среднем на одного клиента в таблице:

Производимые действия	Затраты времени, мин.
Непосредственное (или интерактивное, удаленное) общение с клиентом по вопросу необходимых запчастей	5-10
Проверка наличия необходимого товара с помощью каталога	10-15
Составление заказа, непосредственное заполнение формы заказа	15
Проверка правильности данных	3
Подготовка к отправке, отправка заказа на склад	2
Итого:	35-45

Отсюда определяем, что в среднем на каждого клиента ежедневно затрачивается около 40 минут. При этом происходит обработка полученной информации и обработку необходимой документации.

Схема информационных потоков в компании ООО «РИНА»:

Данная рассмотренная схема информационных потоков не учитывает полностью документообмен в компании, а ограничивается документооборотом между отделами по продажам, бухгалтерией и генеральным директором.

Так, на схеме буквенно обозначены следующие документы:

Д1 – заявка на приобретение продукции компании, предоставляемая клиентом в устной, письменной, электронный форме;

Д2 – кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара;

Д3 – отчетный документ, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании;

Д4 – отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т.д.

Д5 – накладная поставки, получается бухгалтерией от поставщиков товаров, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции;

Д6 – накладная, счет-фактура

Д7 – выписка, содержащая необходимый клиенту артикул товара, его наименование, количество и стоимость;

Д8 – документация о наличие товара, его наименовании и стоимости.

1.5. Направления совершенствования информационных технологий управления.

Работа компании ООО «РИНА» организована не достаточно эффективно, поэтому в структуре работы компании необходимы изменения. Основной недостаток в работе, пожалуй, – повышенная трудоемкость ввода данных вручную, а так же значительные временные потери, затрачиваемые на работу с клиентом по ведению и составлению накладных документов.

Итак, направлениями для совершенствования информационных технологий управления в компании послужат отделы продаж.

Внедрение новых информационных технологий позволят автоматизировать процесс формирования накладной, а так же должно значительно облегчить работу менеджеров по продажам по вопросу поиска необходимых запчастей, информации об их наличие, артикуле, наименовании, количестве и стоимости. Так же значительно облегчится работа генерального директора и отдела бухгалтерии, они смогут с легкость контролировать движение товаров и денежных средств, ввод скидок при продажах и многое другое. Сотрудникам будет предоставлен оперативный, а главное, удобный доступ к информации.