Современное состояние и перспективы развития информационных технологий в огу «государственный архив калининградской области»
| Вид материала | Документы |
- Современное состояние и перспективы развития кредитования малого бизнеса в России, 45.15kb.
- Современное состояние и перспективы развития музеев”, 98.11kb.
- Система дополнительного образования Калининградской области на современном этапе. Состояние, 449.12kb.
- «Современное состояние и перспективы развития аэропортовой сети Российской Федерации», 443.02kb.
- Примерный перечень тем курсовых и дипломных работ, 93.52kb.
- Управление загс и архивов липецкой области огу «государственный архив липецкой области», 9973.04kb.
- Целевая программа калининградской области «Содействие занятости населения Калининградской, 635.09kb.
- Харьковский национальный автомобильно–дорожный университет, 291.2kb.
- Программа дисциплины корпоративное право: современное состояние и перспективы развития, 372.05kb.
- Материалы для подготовки к форуму «Перспективы развития Калининградской области», 213.8kb.
СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
В ОГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»
Среди основных задач архива важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся на хранении в архиве.
После произошедших в 1990 - 91 годах преобразований в СССР, в Государственном архиве Калининградской области резко увеличилось количество используемых документов Архивного фонда – с 0,3 % от общего количества хранящихся дел в 1990 году до 3,1% в 1992 году.
Поэтому для более оперативного удовлетворения социально-правовых запросов решено было создать каталог в электронном виде. В 1993 году архив приобрел первые три компьютера, а в 1994 году в штат Комитета по делам архивов введена должность специалиста по компьютерной технике.
Именно с этого времени можно писать историю развития автоматизированных технологий нашего архива.
В 1994 году разработана 1 программа компьютеризации и информатизации архива. Процесс внедрения автоматизированных архивных технологий в нашем архив стал развиваться по так называемому «стихийному» направлению – компьютеризация находила выражение в разработке баз данных исходя из нужд архива, требований потребителей информации, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов.
В качестве программного продукта решено было использовать систему управления базами данных компании Symantec русифицированный вариант программы Q&A версии 4.0.
В этом же году были созданы первые БД - 3 учетных базы и 1 БД «Хронология событий» - она явилась своеобразным прототипом «Календаря памятных дат».
Все Базы данных разрабатывались вначале – специалистом по компьютерным технологиям Комитета по делам архивов, а с 2003 года – ответственным за ведение Баз Данных сотрудником архива. Информация в Базы данных вносится штатными сотрудниками нашего архива.
При разработке структуры тематических БД учитывалось то, что поля всех БД должны быть унифицированы и на данный момент они включают в себя информацию о дате события, месте событии, содержании документа, №№ фонда, описи, ед. хр., листов. Так же все БД имеют поле «Рубрика» для отнесения каждого документа к определенной рубрике Единого классификатора документной информации.
В основном наши Базы данных составлены по распорядительным документам органов власти – как советского периода (решения и распоряжения исполнительных комитетов) так и постсоветского (администраций и мэрий городов и районов).
На сегодняшний день в архиве общий объем электронных баз данных 196. 862 записи. Использованию, хранению и учету подлежат 16 БД по документам архива, которые включают сведения о содержании документов 74 фондов. 9 фондов органов власти имеют внутрифондовые Базы Данных – это Калининградский областной исполнительный комитет, Калининградский городской исполнительный комитет, исполнительные комитеты и администрации городов областного подчинения.
Также имеются 2 межфондовые базы данных, в которые включена информация 65 фондов. Это база данных «Управления по гражданским делам» и «История предприятий, учреждений и организаций».
Хочется отметить еще один немаловажный плюс нашей СУБД – при общем количестве записей в БД порядка 200 тыс. их объем составляет всего 45 Мб
Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно облегчить работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов.
Как правило, все базы данных дублируют традиционные указатели к фондам, каталоги и указатели к описям. Основная цель их создания - ускорить поиск по соответствующим массивам.
С 2000 года в архиве функционирует база данных о местонахождении документов по личному составу в различных учреждениях и организациях города и области.
За 16 лет работы с системой управления базами данных у нас не было ни одного сбоя в работе системы, она достаточно проста и в управлении, и в использовании.
В 1998 году наш архив начал работу по внедрению первой версии ПК «Архивный фонд». Работа проводилась на одном компьютере силами трех архивистов. За первый же год были внесены сведения о 95 % имеющихся фондов.
Однако первый паспорт архива с помощью программы был сформирован только в 2003 году. Это объясняется тем, что при проведении работы по внесению данных в программу, в результате сверки всех учетных документов по каждому фонду были выявлены несовпадения данных программы с учетными документами архива и потребовалось некоторое время для устранения этих несовпадений и выверке всех учетных документов.
В процессе работы были выявлены так же и некоторые недостатки программного комплекса. Так, например, при слиянии информационных массивов по блокам произошло дублирование ключевых слов в файлах «Персоналии», «Географические сведения» и «Тематика». Причем это произошло на всех уровнях – и в разделе «»Фонд», и в разделе «Дело». Слияние происходило в полном соответствии с «Инструкцией по вводу данных в ПК «Архивный фонд»», где в п.3.2. «Слияние информационных блоков» очень подробно расписан весь процесс слияния. Тем не менее недостатки программы не позволили корректно провести слияние, и только совместно со специалистами Росархива нам удалось решить эту проблему.
На 01.09.2010 года ПК «Архивный фонд» внесены сведения обо всех имеющихся в архиве фондах и описях, а так же о 19.000 ед. хр., что составляет 5% от общего количества дел.
В 2003 году наш архив приобретает статус самостоятельного юридического лица.
Это тоже своеобразный рубеж в истории развития информатизации архива
В 2003 году архив единственный раз прибегнул к помощи сторонней организации для разработки БД «Учет и регистрация корреспонденции». Она была предоставлена нам для тестирования только через 6 месяцев, так как даже регистрация корреспонденции в архиве несколько отличается от регистрации корреспонденции в других учреждениях и было несколько затруднительно объяснить программистам все нюансы нашей работы и что мы хотим получить в итоге.
В 2004 году архивом были приобретены еще 8 компьютеров для сотрудников – в читальный зал, в отдел использования документов, в отдел обеспечения сохранности, государственного учета и НСА документов, в отдел формирования архивного фонда и работы ведомственных архивов.
К этому времени уже все архивисты имели навыки работы с компьютерной техникой, прошли курсы обучения работе в программах MS Word и MS Excel. Некоторые сотрудники прошли курс обучения по программе «Solo на клавиатуре».
В этом же году архив был подключен к сети Интернет, зарегистрирован почтовый ящик, организована первая локально-вычислительная сеть, состоящая, правда, из 3-х компьютеров – директора, зам. директора и секретаря. На сегодняшний день все 22 компьютера специалистов архива включены в локальную сеть.
В настоящее время Интернет проникает практически во все сферы деятельности общества, стремительно растет число пользователей и сайтов. Интернет-технологии все более широко используется архивными учреждениями как средство коммуникаций и представления информации
Архивные сайты дают возможность широко информировать граждан, государственные органы об архивной деятельности, резко расширяют доступ к текстам справочников, автоматизированному НСА. В современных условиях перехода к информационному обществу наличие сайта организации становится нормой.
В 2005 году сотрудники архива приступили к созданию первой версии сайта. В 2006 году он был размещен на бесплатном хостинге и имел 2-х уровневую структуру. Это была своеобразная «визитная карточка архива». На сайте мы рассказывали о нашей истории, структуре, знакомили с прошедшими и текущими выставками, рассказывали о составе фондов.
Через год размещения сайта в сети была проанализирована статистика сайта, изучены все поисковые запросы, которые привели пользователей сети на наш сайт, было принято решение существенно расширить содержимое сайта – во второй версии мы разместили не только тематические обзоры по фондам, но и полнотекстовые популярные издания архива – «Путеводитель по фондам архива», «Календарь памятных дат», «Сборники материалов по истории Восточной Пруссии и Калининградской области». Так же размещены 68 описей фондов досоветского периода и личного происхождения в формате .pdf Был кардинально изменен дизайн сайта, структура стала 3-х уровневой. Сайт написан при помощи базового пакета Денвера - автоматически настраивающегося комплекса программ и серверов, предназначенного для разработки сайтов в Windows
В мае 2010 года мы выпустили 3-ю версию сайта. Это уже не рукописный вариант сайта – разработка проводилась с помощью системы управления контентом Joomla! («Джу́мла») Уже в этом году на сайте произойдет пополнение – в разделе «Фотогалерея» будут располагаться оцифрованные фотодокументы. Статистика сайта показывает нам все возрастающий интерес к нашей информации, в том числе иностранных исследователей – их доля составляет 20% от общего количества посетителей сайта, а их за 8 месяцев текущего года – 16.000 посетителей (для сравнения – в 2009 году посетителей нашего сайта было чуть больше 7.000). В связи с этим мы прорабатываем возможности создания многоязычного (немецко-английского) сайта.
В 2007 году в истории нашего архива происходит еще одно знаменательное событие – в структуре появляется новый отдел – отдел автоматизированных архивных технологий, микрофильмирования и реставрации документов.
Одна из первых задач, поставленная перед отделом – составление очередной программы информатизации архива на 2008 – 2011 годы.
В результате реализации основных направлений и мероприятий Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной в 2008 году, к 2015 году доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму должна быть достигнута 20%. В связи с утвержденной Стратегией развития информационного общества мы внесли небольшие корректировки в программу и весной 2008 года 3-я программа информатизации архива была утверждена.
Программа подготовлена с учетом начавшейся в 2006 году реконструкции здания. Проект реконструкции предусматривает приобретение оборудования, но за десять лет, прошедших с момента утверждения проекта, оборудование успело устареть, и его закупки строительная фирма проводила с учетом новой программы.
За предыдущие 2 года была приобретена типовая микрофильмирующая лаборатория с возможностью не только создавать страховой фонд, но и с помощью сканера микроформ, входящего в комплект лаборатории, создавать электронный вариант фонда пользования. Электронные документы будут храниться на сервере и сотрудник, отвечающий за выдачу дел, сможет открывать доступ пользователям в читальном зале. Таким образом решаются 2 задачи – исключение выдачи бумажного документа (оригинала), т. е. обеспечение его сохранности и просмотр одного документа несколькими исследователями.
Так же в рамках программы информатизации был приобретен планетарный сканер ПланСкан серии «Репро» для оцифровки сброшюрованных и крупноформатных документов. Система освещения сканера оснащена светодиодными лампами без инфракрасного и ультрафиолетового излучения. Сканировать можно при помощи программного обеспечения сканирования которое поставляется в комплекте, либо можно использовать веб-интерфейс. Мы остановили свой выбор на браузере IE. Работа с ним не требует специальной подготовки для операторов.
С помощью сканера в этом году началась работа по оцифровке архивных описей. Вначале описи сканируются в формате .JPEG, редактируются и конвертируются в программу-просмотрщик DjVu. К вопросу о том, почему мы выбрали именно этот просмотрщик - во-первых это мультиплатформенный просмотрщик, ее варианты есть и на Linux и на Macintosch, во-вторых - полноцветная отсканированная страница A4 при разрешении 300 dpi размером около 25 Мб может быть скомпрессирована с приемлемым качеством до 30-100 Кб. Черно-белый текст может быть сжат до размера DJVU файла около 5 - 30 Кб.
Для просмотра документов формата DjVu, выложенных в сети интернет - самое простое установить плагин для браузера, или использовать программы просмотра графических файлов, с поддержкой формата DJVU.
На выбор именно этой программы повлияло и то, что в будущем многие описи будут доступны пользователям интернета, а, как известно, размер файла имеет важное значение для полноценной работы в сети Интернет, так как многие пользователи люди не терпеливые и скорость открытия файла влияет на отношение к сайту в целом.
Техническое обеспечение архива и внедрение автоматизированных архивных технологий предусмотрено также целевой ведомственной программой «Развитие культуры Калининградской области (2007 – 2013 годы)». В рамках этой программы предполагается приступить и к реализации проекта по созданию Электронного архива.
Успешное развитие информационных технологий во многом зависит и от общего финансирования на эти цели. По сравнению с 2004 годом объем средств, вложенных в автоматизацию архива как из областного бюджета, так и за счет внебюджетных средств увеличился более чем в 8 раз.
Мы выражаем благодарность Правительству Калининградской области и надеемся на продолжение достаточного финансирования с целью выхода автоматизированных архивных технологий на более высокий уровень развития.