Регистрация и контроль исполнения документов.
Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.
Существует несколько форм регистрации документов:
1) централизованная;
2) децентрализованная;
3) смешанная.
При централизованной форме регистрации документов все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
С учетом специфики предприятий может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
1) входящие документы;
2) исходящие документы;
3) внутренние документы;
4) контракты коммерческие;
5) документы, имеющие гриф «КТ» («конфиденциально»).
В практической деятельности применяются регистрационные журналы (отдельно для регистрации входящих и исходящих документов).
Журналы включают следующие графы:
1) индекс (номер) документа;
2) дата документа;
3) автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;
4) адресат (корреспондент) - для исходящих документов;
5) количество листов документа;
6) резолюция;
7) исполнитель;
8) подпись исполнителя;
9) срок исполнения;
10) отметка об исполнении;
11) номер дела.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за исполнением.
Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль.
<< Предыдущая - Следующая >>