Формирование и оформление дел.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
1) номинальный,
2) предметно-вопросный,
3) авторский,
4) корреспондентский,
5) географический,
6) хронологический.
Номинальный признак - основание - название разновидности документов (например, приказы, протоколы и т.п.).
Предметно-вопросный признак - основание - содержание документов (например, сводки, докладные записки по вопросу прогулов).
Авторский признак - группировка в дела документов одного автора.
Корреспондентский признак - в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.
Географический признак позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.
Хронологический признак - группировка в дела документов одного периода.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
2) документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
3) документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
4) документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
5) в дело включается один экземпляр документа;
6) документ должен быть правильно оформлен;
7) в дело формируются документы одного года;
8) документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.
<< Предыдущая - Следующая >>