Система управления деловыми процессами в структурах корпоративного типа тема диссертации по экономике, полный текст автореферата
Автореферат
| Ученая степень | кандидат экономических наук |
| Автор | Давудов, Махач Алиевич |
| Место защиты | Санкт-Петербург |
| Год | 2008 |
| Шифр ВАК РФ | 08.00.05 |
Автореферат диссертации по теме "Система управления деловыми процессами в структурах корпоративного типа"
ООЗ167988
На правах рукописи
ДАВУДОВ МАХАЧ АЛИЕВИЧ
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ В СТРУКТУРАХ КОРПОРАТИВНОГО ТИПА
Специальность 08 00 05 - экономика и управление народным хозяйством (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами промышленность)
АВТОРЕФЕРАТ
диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук
о 6 Ш 2008
Санкт-Петербург -2008
003167988
Работа выпонена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов
Научный руководитель - кандидат экономических наук, доцент
Гончарова Эмилия Алексеевна
Официальные оппоненты доктор экономических наук, профессор
Колесников Александр Михайлович
кандидат экономических наук, доцент Верховская Ольга Рафаиловна
Ведущая организация - Государственное образовательное
учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургский
государственный инженерно-экономический университет
Защита диссертации состоится л Ж ОШ 2008 года в // часов на заседании диссертационного совета Д 212237 10 при Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов по адресу 191023, Санкт-Петербург, ул Садовая, д 21, ауд ^
С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов
Автореферат разослан у^Ц 2008 г
Ученый секретарь диссертационного совета
Песоцкая Е В
I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ
Актуальность темы исследования. Укрепление и все большее распространение корпоративных форм организации бизнеса - корпораций, осуществляющих свою деятельность с целью максимизации дохода, и решения проблем их участия в формировании рыночных отношений в России приобретает ключевое значение для стабилизации экономики и развития всей инфраструктуры производственного сектора В настоящее время возникла необходимость обеспечить дальнейшее развитие предприятий корпоративного типа, организовать эффективное управление ими в направлении повышении их жизнеспособности, устойчивого функционирования, максимального удовлетворения растущих потребностей населения
Современные динамично меняющиеся рыночные условия настойчиво требуют совершенствовать инструменты и технологии управления корпоративной формой организации бизнеса с целью повышения эффективности их хозяйственной деятельности и максимизации прибыли Для достижения успеха предпринимательской деятельности следует четко сформулировать принципы и методы этой работы, поскольку в трансформирующейся экономике переход прав собственности не ведет автоматически к изменениям системы управления и контроля
Реформирование российской экономики порождает крупные проблемы, требующие теоретического обоснования, и одной из них является проблема создания эффективной деловой среды бизнеса предприятий Современные деловые отношения представляют собой не ст этичное, а динамичное явление, развитие предпринимательского бизнеса яв-пяется постоянным процессом, в ходе которого деловые процессы усложняются, обогащаются, совершенствуются, приобретают новые и разнообразные формы проявления Опыт внедрения информационных технологий свидетельствует, однако, что решения в этой области не имели системного характера и дожного экономического обоснования, были результатом случайного поиска и часто приводили к неудачам
Назревшая необходимость комплексного подхода к исследованию данных вопросов, включающего рассмотрение отечественного и зарубежного опыта внедрения системы управления деловыми процессами в сферу корпоративного бизнеса, учитывающего специфику российской экономики в современных условиях, а также недостаточный анализ в научной литературе обусловили выбор темы диссертационного исследования и определили круг рассматриваемых проблем
Разработка теоретических аспектов методики создания и внедрения механизма управления деловыми процессами, включая решение ор-
ганизационно-структурные проблем механизма управления бизнесом предприятий корпоративного типа, нашла отражение в работах отечественных и зарубежных ученых Среди крупнейших теоретических разработок в этой области следует выделить Yaкиx зарубежных авторов как Брейли Р, Бэйли Дж, М Хаммер, Д Чампи, Р Коуз, К Эрроу, О Уиль-ямсон, Ф Хайек Наиболее существенный вклад в этой области внесли труды отечественных ученых А Г Аганбегяна, А В Бандурина, В В Бочарова, И Г Владимировой, Ю В Иванова, А Е Карлика, М А Кны-ша, Ю С Масленченкова, Н Б Сонькина, Е П Торкановского, Ю П Тютикова, А Фельдмана, В М Ходачека
Вместе с тем существование неразработанных вопросов в связи с усложнением системы управления бизнесом, ростом масштабов информационной инфраструктуры, ростом количества бизнес-процессов и усилением сложности взаимосвязи между ними предопределили выбор объекта, предмет, постановку цели и задач данного исследования
Цель и задачи исследования - теоретическое и методическое обоснование подходов к повышению экономической эффективности деловых процессов в системе корпоративного бизнеса
Достижение поставленной цели исследования потребовало решения следующих задач методического и исследовательского характера
Х выявления взаимосвязи и различий в категориях корпоративного управления бизнесом на основе анализа понятийного аппарата,
Х исследования теоретических аспектов функционирования систем бизнеса в корпоративных структурах по производству медицинской техники,
Х проведения оценки результативности и эффективности сложившейся деловой среды функционирования корпоративного бизнеса и рассмотрения вариантов ее экономической оценки,
Х исследования теоретических вопросов классификации деловых процессов и определения методов их выделения, описания, анализа и оптимизации при определении концепции архитектуры бизнес-инжиниринга,
Х рассмотрения документации по деловым процессам и исследования методики автоматизации документационного обеспечения процессного управления,
Х рассмотрения инструментов управления предприятием с учетом возможностей использования программного обеспечения для постановки процессного управления на основе выбора методологии и инструментария моделирования деловых процессов,
Х проведения интегральной оценки эффективности деловых процессов, выявления факторов и резервов роста их экономической эффективности
Предмет исследования - управление деловыми процессами в структурах корпоративного типа
Объект исследования - предприятия по производству медицинской техники
Теоретическую и методологическую основу диссертации составили опубликованные работы зарубежных и отечественных ученых по проблемам управления эффективностью деловых процессов хозяйствующих субъектов в рыночной экономике
В диссертации нашли применение методы статистико-экономического анализа (сравнения, индексный, цепных подстановок, коэффициентов, графический), экспертных оценок, основные положения теории нечетких множеств Методика интегральной оценки экономической эффективности отдельных бизнес-процессов и деятельности предприятий по производству медицинской техники реализована с использованием встроенных функций стандартного пакета программ Microsoft Excel
Информационная база исследования В диссертационной работе использовалась статистическая, управленческая и бухгатерская отчетность
Логика и структура работы Цель и логика исследования определяют структуру диссертации, которая состоит из введения, трех глав и заключения, библиографии и приложений
II. ОСНОВНЫЕ ИДЕИ И РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Корпоративная форма организации бизнеса связана, как правило, с необходимостью реализации масштабных и дорогостоящих проектов, с усложнением выпускаемой продукции, базирующейся на современных наукоемких технологиях Для современной системы бизнеса характерно наличие особых системных качеств, основанных на закономерном характере эволюции деловых отношений, соответствующих многообразным способам проявления предпринимательства в странах с рыночно-ориентированной экономикой
Ведение бизнеса с точки зрения предпринимателя неразрывно связано с постоянным принятием решений и осуществлением контроля за их реализацией Динамизм и высокая степень неопределенности факторов деловой среды значительно осложняют процедуры разработки и реализации деловых процессов и руководители как зарубежных, так и отечественных предприятий остро ощущают потребность в системати-
ческой, оперативной и всесторонней информации о состоянии и возможных изменениях, происходящих в деловой среде
В диссертационном исследовании уточнено понятие термина деловая среда, под которой понимается совокупность субъектов и сил, находящихся за пределами организации, и оказывающих какое-либо влияние на ее деятельность
Деятельность любой организации представляет собой совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов При этом конечные результаты зависят не только от надлежащего выпонения работ, но и от взаимоотношений, сложившихся между людьми Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем
В основу функционирования рассматриваемых систем заложены понятия делового процесса и деловой процедуры
Деловой процесс - это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленной цели Деловые процессы в большинстве компаний являются вспомогательными или обслуживающими Их задача - реализовать функции производства, логистики, администрации и генерировать максимум прибыли, рационально используя оборотные и основные средства компании, то есть облегчить процесс получения прибыли
Деловая процедура - это логический этап делового процесса, который необходимо реализовать для его завершения
Исследование сущности деловых процессов в аппарате управления позволило в диссертационном исследовании определить их основные характеристики
Х деловой процесс состоит из конечного набора задач, выпоняемых предписанным образом,
Х в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью ответственности,
Х деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке и передаче информации в различных представлениях, а не только в форме документов,
Х деловой процесс имеет некоторую цель, возможно, не очевидную всем его участникам
В диссертационном исследовании выделены участники делового процесса, имеющие отношение к функционированию делового процесса и оказывающие влияние на его эффективность, и определены роли меж-
ду его участниками Роль определяет набор действий в рамках делового процесса, который его участник дожен выпонить для достижения цели процесса При определении роли закрепляются следующие ее характеристики расположение, функции, права доступа Участник может быть членом описанной рабочей группы, тогда на него распространяются все характеристики данной группы Существуют следующие типы ролей инициатор, испонитель и наблюдатель
Для того чтобы увидеть всю совокупность операций предприятия, приводящую (не приводящую) к созданию добавочной стоимости в диссертационном исследовании был проведен аудит деловых процессов, позволивший получить оперативную информацию по текущей деятельности всех бизнес-процессов предприятия
Аудит деловых процессов проводится после создания и описания модели предприятия, в ходе которого исследуется
Х обеспеченность информацией всех существенных структурных единиц, субъектов и изделий,
Х понота и достоверность получаемой информации,
Х периодичность и непрерывность, с которой поставляются данные,
Х ценность полученной информации и возможность ее сравнения со стандартом,
Х понота информации о данных по различным фазам бизнес-процесса,
Х адекватность скорости обработки и предоставления данных
В диссертационном исследовании при аудите деловых процессов использовася ФСА/АВС - метод, позволяющий достичь улучшений в работе предприятий по показателям стоимости, трудоемкости и производительности
На основе проведенного анализа в работе определена включенность отделов предприятия в конкретный деловой процесс Анализ проводися в форме целенаправленного изучения длительности управленческого цикла в отдельных отделах и между ними Такая ситуация возникает, когда происходят многократные передачи документов/информации между отделами Время, которое документы проводят в различных отделах и время, необходимое для проведения различных мероприятий, дожно быть задокументировано (в терминах запаздывания и времени обработки) также как время, необходимое для перемещения документов
В ходе анализа своевременности выпонения деловых процессов дожен составляться график отрезка времени между моментом начала процесса (начальной границей) и моментом завершения процесса (конечной границей) Анализ может проводиться двумя методами выпол-
нением исследования случайной выборки и регистрацией наблюдений за процессами, которые необходимо выпонить
Управление деловыми процессами весьма актуально для любого контура управления предприятием, однако в последние годы намечается переход от организационного строительства предприятия "по функциям" (традиционный вызов функций предметных подсистем) к выстраиванию "по процессам" (выпонение тех же функции в ходе прохождения маршрута обработки события) Этот подход позволяет устранять бюрократические барьеры внутри организации и, в конечном счете, повысить эффективность деятельности
По мнению автора, использование методики реинжиниринга бизнеса позволит поддерживать все этапы проекта от начального формулирования стратегических целей организации и описания ее текущей бизнес-архитектуры, через этапы описания, моделирование и анализ текущих деловых процессов, производимых продуктов и услуг, к выявлению и формулированию проблем, определению возможных подходов и решений по их устранению, анализу альтернативных вариантов реорганизации и, наконец, к реализации выбранного варианта
В диссертационном исследовании реинжиниринг деловых процессов рассматривается как системный подход, ориентированный на достижение существенного измеряемого увеличения продуктивности и эффективности деятельности предприятия посредством кардинального пересмотра, переосмысления и ре-проектирования его ключевых деловых процессов
Управление деловыми процессами позволит автоматизировать документооборот предприятия и обеспечивает
Х повышение управляемости деловыми процессами предприятия и информированности руководства о текущем состоянии бизнеса,
Х согласование правил ведения бизнеса в компании с функциями конкретных подразделений и испонителей,
Х контроль регламента прохождения процессов (или документов) по предприятию,
Х сведение воедино как формализованных функций финансово-хозяйственной деятельности, так и неформализованных (например, паб-лик рилейшнз, реклама и т п),
Х накопление единой базы знаний об особенностях работы всей компании и отдельных подразделений и сотрудников
С целью формализованного описание делового процесса в целом, деловых процедур, входящих в него, правил их выпонения и ролей участников процесса разработан агоритм делового процесса, построение которого основывалось на информации, полученной в ходе аудита
деловых процессов Полученная при внедрении системы модель деловых процессов не является статичной Предприятие может выжить и эффективно функционировать только в том случае, если будет чутко реагировать на преобразования внешней и внутренней среды Эти изменения отражаются на организации деловых процессов внутри предприятия В этом случае задачей системы автоматизации деловых процессов становится своевременное отображение происходящих изменений При этом особое значение приобретает тот факт, что обновление системы не требует ее перепрограммирования Изменения вносятся по ходу дела непосредственными пользователями системы, делая ее весьма чувствительной к разнообразным нововведениям
Система управления деловыми процессами позволяет
Х сочетать правила ведения бизнеса в компании с функциями конкретных испонителей,
Х персоналу работать по регламенту, установленному руководителями, сократив при этом затраты на выпонение контрольных функций,
Х создать единую базу данных, содержащую сведения о работе, как всей компании, так и ее отдельных подразделений и испонителей
Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспечение, сформировать единую информационную систему, решить проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений и оперативно принимать и реализовывать управленческие решения В диссертационной работе адаптирована технология автоматизации деловых процессов (workflow) предприятия, направленная на поддержку основных классических функций управления планирования, организации, активизации, координирования и контроля Технология автоматизации деловых процессов (workflow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части
Механизм внедрения системы автоматизации деловых процессов автором основывася на комплексном подходе к решению задач управления и позволивший поддержать реализацию всех основных функций управления планирования, организации, активизации, координирования и контроля В результате внедрения системы автоматизации деловых процессов на предприятии Корал был организован эффективный информационный обмен между участниками управленческого процесса и поддержаны необходимые коммуникации между ними, что позволило повысить контролируемость протекающих процессов, ускорить выпонение распоряжений руководства, организовать их взаимодействие в реальном масштабе времени
Существующие системы автоматизации деловых процессов, как правило, поддерживают одну из двух метафор маршрутизации жесткую или свободную Правила маршрутизации определяют сценарий реализации делового процесса, т е последовательность выпонения процедур, входящих в него В диссертационной работе выделено несколько видов маршрутизации, в зависимости от предопределенности порядка выпонения процедур жесткая либо свободная маршрутизация, в зависимости от порядка следования активизируемых процедур последовательная либо паралельная маршрутизация
Средства автоматизации управленческих процессов (средства workflow) служат интегрирующим средством при обеспечении взаимодействия управляющей и управляемой подсистемы, которое строится следующим образом
С помощью системы автоматизации руководитель или его секретарь оформляет распоряжения в виде работ При этом создается описание работы, включающее сроки ее начала, завершения и другие характеристики Если выпонение работы требует ознакомления с тем или иным документом, представленным в электронной форме, то он может быть прикреплен к описанию работы и в дальнейшем будет передан пользователю При паралельной маршрутизации работа может направляться сразу нескольким испонителям
Система автоматизации передает инициированные работы испонителям, согласно описанным характеристикам, соблюдая сроки передачи, вид маршрутизации и другие заданные условия Испонитель, получив задание, приступает к его выпонению При этом он может сформировать новые работы, как части выпоняемой, если ему даны такие пономочия, и привлечь, таким образом, к испонению работы допонительных участников При необходимости уточнения задания или оперативного согласования можно воспользоваться функцией системы аналогичной электронной почты, передав соответствующий запрос
Полученная информация служит основой для выработки решений по координации делового процесса и по результатам контроля Новые решения вновь оформляются в виде работ, запускающих новую итерацию работы системы Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет значительно повысить уровень этих решений, благодаря своевременному информированию руководства о состоянии дел
В результате проведенного обследования на предприятиях по производству медицинской техники были выявлены основные деловые процессы операционной деятельности предприятия, характеризуемые их вовлеченностью в структурные и территориальные подразделения предприятия, а также видом учетного процесса (управленческий, регламентированный) Согласно разработанной автором методики, для
управления автоматизацией деловых процессов, последние сгруппированы в следующие подсистемы АИС (табл 1)
Таблица 1. Основные деловые процессы операционной деятельности__
Подсистема АИС процессы Подразделения предприятия
Подсистема управления закупками Управление договорными отношениями с поставщиками материалов Учет ценообразования цены поставщиков, цены предприятия Учет поставки и транспортировки материалов Учет взаиморасчетов с поставщиками Учет оказания услуг сервиса и ремонта - Ген директор -ОМТС - Производство - Торговый отдел - Отдел логистики складского учета - Бухгатерия - Сервисный отдел
Подсистема управления продажами Управление договорными отношениями с покупателями Учет отгрузок и транспортировки продукции Учет взаиморасчетов с покупателями - Ген директор - Торговый отдел - Бухгатерия
Подсистема управления запасами и производством Учет переработки материалов и выпуск продукции Складской учет материалов и продукции - Производство - Бухгатерия
Подсистема планирования поставок, транспортировки, взаиморасчетов Транспортная логистика Расчет эффективности деятельности, производственное планирование - Торговый отдел - Отдел логистики - Финансовый директ< - Производство - Бухгатерия
Подсистема производственного планирования, транспортной логистики Планирование и контроль поставки и транспортировки материалов Планирование и контроль взаиморасчетов с поставщиками Планирование и контроль отгрузок и транспортировки продукции - Отдел логистики - - Производство - Бухгатерия
Подсистема АИС процессы подразделения предприятия
Планирование и контроль взаиморасчетов с покупателями
Подсистема взаимодействия с удаленными филиалами Автоматизация взаимодействия АИС с системами на удаленных рабочих местах - Производство - Представительство Москве
Подсистема управления взаимоотношениями с таможней Управление взаимоотношениями с таможней -Ген директор -ОМТС - Бухгатерия
Подсистема учета основных средств Учет основных средств - Бухгатерия - Производство
Подсистема бухгатерского и налогового учета Бухгатерский и налоговый учет прочих аспектов хозяйственной деятельности предприятия Учет НДС по экспортной реализации - Бухгатерия
Подсистема учета заработной платы и кадрового учета Учет регламентной заработной платы и регламентный кадровый учет Учет управленческой заработной платы и управленческий кадровый учет - Бухгатерия - Кадровик управлен ских данных - Расчетчик управлен ской зар платы
Подсистема бюджетирования Бюджетирование хозяйственной деятельности предприятия, контроль бюджетов -Ген директор - Финансовый директо
Автором определены следующие подсистемы автоматизированной информационной системы (АИС) управленческого учета, предназначенные для автоматизации учетных операций в рамках выпонения определенных деловых процессов, описание которых дано в следующем формате
- деловой процесс,
- реестр задействованных документов,
- используемые справочники,
- отчеты
Описание деловых процесса приводится в виде "как будет", то есть в схеме приводится как взаимодействие контрагентов предприятия, сотрудников и подразделений, так и отражение действий в системе (документы, справочные данные, отчеты) Исходя из полученных результатов проведенного аудита, автором определена общая структура декомпозиции процессов (рис 2), условные обозначения на схемах описания деловых процессов представлены на рис 1 Условные обозначения, используемые на схемах (Глоссарий)
Торговый отдел
Внешняя сущность контрагент
Организация отдел
Сотрудник ФРМ, группа сотрудников
Бумажный документ
{ КМ-И Входящий контакт Процесс функция
Вводимые данные отчеты
Хранимые данные
Счет-фактура
/ Контрагенты
Рапорт руководителю
Набор справочных данных справочник в системе АИС
Документ в системе АИС
Данные сохраненные в АИС
Отчет в системе АИС
Поток информации
последовательность
выпонения
Илй10рт(ЭКСПОрГ
платежных
документов
Автоматизированная функция в системе АИС обработка
Акцептование договора ,> Выбор принятие решении
Е?ай*-клиент
Другие информационные системы программы
Рисунок 1. Условные обозначения, используемые на схемах декомпозиции процессов
При переходе работы от одного участника к другому в общей структуре декомпозиции процессов к ней могут добавляться новые данные На схеме они названы данными об испонении работы Такие данные появляются в системе двумя способами непосредственно вводятся испонителем в экранную форму, описывающую работу, или генерируются системой самостоятельно Во втором случае имеются в виду данные о сроках прохождения работой очередного этапа, текущем статусе работы (инициирована, завершена, отложена), ее местонахождении и т п Именно эта информация часто интересует инициатора работы с точки зрения координации процесса и времени, поддерживая оперативную обратную связь между инициатором работы и ее испони-
телем При этом устраняется возможность потери необходимых данных, значительно сокращается время их передачи по сравнению с бумажной технологией организации работ
Рисунок 2. Общая структура декомпозиции процессов. Полученная информация служит основой для выработки решений по координации делового процесса и по результатам контроля Новые решения вновь оформляются в виде работ, запускающих новую итера-
KW.1101 Входящим контакт
Оформление договора
. Формирование . заказа
KRl.fi 04 Выставление
сметана предоплату покупателю
КШ-1105 Оплата счета на предоплату от покупателя
КЯиЮ51 I ( Загрузка из |
I Банк-клиента I
КЯи2 Поставка
№1.1201 Заказ
поставщику
Кт.1202 и Получение счета на аванс
КЯ(.1203~ ' >1 Оплата поставщику
КЯН2031 & Выгрузка в Банк-клиент
КНИ204 Отгрузка от поставщика
~ КШ.1205 Оформление поступления
КРИЗ Производство
кяизо1 I
Заказ на I производство|
ККИ302 Передача товаров
ШЙЗОЗ Получение услуг по переработке
№1.1206 Получение счета-фактуры
КЯЬ1304 Поступление товаров из пререработки
[ КИИ 305 4 Требование-| накладная
I Отчет "I производства I
КЙИ4 Реализация
\ КВи401 Ц Оформление [ реализации
КШ402 Выставление
счета. __фактуры___
ккшоз Возврат от покупателя
Отгрузка покупателю
КЯШ01 Перемещени ена склад
ПОДГОТОВКИ к
_отгрузке
КРН502 Подготовка к отгрузке
Отгрузка покупателю
Заработная \
плата 1
предприятия !
КЯ1-1601 !
Прием на ! работу
КРиб02 Кадровое перемещение
ккивоз Увольнение
Изменение
схем мотивации
Ш-1605 Сдельный наряд
КИИ 606 Начисление заработной платы
^ИЮ6 Закрытие
заказа покупателя
цию работы системы Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет значительно повысить уровень этих решений, благодаря своевременному информированию руководства о состоянии дел
На предприятиях по производству медицинской техники автором внедрен и адаптирован программный комплекс "Управление делами"
Комплекс получил сертификат "1С Совместимо" и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов, который ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней
"Управление делами" также может использоваться при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета
Для достижения требуемых результатов в АИС были решены следующие задачи
- Создание единой нормативно-справочной базы данных (НСИ), используемой в бухгатерском и смежном к нему учетах (классификаторы, справочники, аналитические статьи и т п )
- Создание электронных форм для ввода, хранения и распечатки первичных документов, используемых в учете предприятия
- Обеспечение автоматического формирования бухгатерских проводок в соответствии с учетной политикой и другими нормативными документами, используемыми предприятием
- Обеспечение подготовки на основе НСИ первичных документов, бухгатерских проводок и другой информации справок/отчетов, которые необходимы для работы бухгатерской и других служб.
- Создание перечня функциональных рабочих мест (ФРМ), необходимых для выпонения всей учетной деятельности При эксплуатации АИС к ФРМ будут отнесены сотрудники, испоняющие соответствующие функции
- Разграничение прав доступа к информации между пользователями в соответствии с их пономочиями и дожностными инструкциями
Использование систем автоматизации деловых процессов имеет ряд преимуществ по организации управленческой деятельности
Х обеспечивается высокая эффективность принятия решений,
Х рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия,
Х поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии,
Х устраняется дублирование функций,
Х повышается эффективность работы в целом,
Х снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия
Функционирование автоматизированной системы позволяет создать и поддерживать четкую технологию жизнедеятельности всего аппарата
управления Оно способствует надлежащей организации работ, совершенствует обратные информационные связи, укрепляет трудовую дисциплину и повышает организационную культуру
Внедрение систем автоматизации деловых процессов в систему организации управленческой деятельности исследуемых предприятий позволило
Х обеспечить высокую эффективность принятия решений,
Х рационализировать и интегрировать информационные процессы, в том числе совершенствовать организацию документооборота предприятия,
Х поддерживать оперативную настройку системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии,
Х снизить расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия
Функционирование автоматизированной системы позволяет создать и поддерживать четкую технологию жизнедеятельности всего аппарата управления Оно способствует надлежащей организации работ, совершенствует обратные информационные связи, укрепляет трудовую дисциплину и повышает организационную культуру
Организация процесса производства приводит к формированию некоторых структур (организационной, производственной, структуры взаимоотношений и т п ) Эти структуры вытекают из сущности и содержания деловых процессов Они закладываются в модель делового процесса на этапе внедрения системы автоматизации, что проявляется в построении карты делового процесса, описывающего жесткую маршрутизацию, а также в назначении ролей, определении групп участников процесса и т д Таким образом, действующая система автоматизации деловых процессов поддерживает заданный способ функционирования аппарата управления
Большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выпонение заданий), которая может быть легко формализована Для этой цели в диссертационной работе разработаны карты деловых процессов, в которых с помощью специальных редакторов описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как дожен обработать те или иные данные Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выпонение и контроль различных заданий
Вышестоящее руководство нуждается в измерении соответствия делового процесса стандартам, правилам и закономерностям В диссер-
тационной работе разработаны предложения по созданию стандартов деловых процессов Стандарт дожен включать требования и условия, аудиторию стандарта, область применения
Для создания стандарта автором разработаны показатели соответствия стандартам, устанавливающие соответствие качества продуктов и процессов соответствующим нормам Эти показатели позволяют измерить степень соответствия продукта, услуги или поставки потребностям покупателя, количество возвратов, приверженность процедурам, результаты тестирования, эффективность бюджета, согласованность с законодательными и нормативными актами, а также характеристики, связанные с безопасностью, защищенностью и влиянием на здоровье
Показатели на соответствие стандартам затрагивают все четыре категории участников деловых процессов организации потребителей, вышестоящее руководство, поставщиков сырья и исходных данных, поставщиков ресурсов Однако наиболее важной категорией является вышестоящее руководство, т к оно является основным источником стандартов
Показатели, характеризующие соответствие деловых процессов целям организации фокусируются на взаимодействии участников делового процесса, а также на том, в какой степени это взаимодействие позволяет обеспечить достижение целей делового процесса. Настройка на потребителя, гибкость и чувствительность - примеры показателей, ориентированных на измерение соответствия делового процесса целям потребителей
Показатели также позволяют измерять соответствие целям других участников делового процесса Поставщики сырья стремятся к обеспечению процессов наиболее подходящими (value-added) материалами и исходными данными, удовлетворяющими условиям выпонения процессов и с минимумом отходов Поставщики ресурсов заинтересованы в таких способах поставки оборудования и финансирования активов, которые позволяют максимизировать эффективность деловых процессов
Показатели времени процесса связаны с производственным циклом, пропускной способностью и чувствительностью Также показатели времени позволяют косвенно оценить стоимость процесса уменьшение времени выпонения процесса означает, как правило, снижение его стоимости Многие ведущие организации фокусируются в большей степени на снижении времени деловых процессов, а не на их стоимости В результате они сокращают длительность производственного цикла, что автоматически приводит к снижению затрат
Одно из самых важных средств реинжиниринга - создание технологической карты процесса, позволяющей увидеть все части процесса и позволяющей разрабатывать различные альтернативы существующему
процессу В диссертационной работе адаптированы программные пакеты для моделирования деловых процессов на ЭВМ, позволяющих вводить (и изменять) ключевые параметры в разрабатываемые процессы для выявления возможных узких мест илй для наглядного представления объема работы, требуемого для достижения этих параметров
Понятие "эффективность делового процесса" является интегрированным Деловой процесс является эффективным с точки зрения участника делового процесса, если он (деловой процесс) удовлетворяет интересам этого участника Показатели эффективности делового процесса дожны быть количественно измеряемы, т е для показателя эффективности имеется возможность определить а) единицу измерения, б) базовое значение, которое принимает эта характеристика в настоящее время, в) целевое значение, которое эта характеристика дожна принимать в будущем В рамках подхода, ориентированного на совершенствование деловых процессов, автором использованы показатели эффективности, позволяющие количественно измерить, насколько увеличивается эффективность деловых процессов после реализации предлагаемых изменений
Система показателей эффективности дожна применяться на различных уровнях организационной структуры организации начиная со стратегического менеджмента и заканчивая отдельными технологическими операциями
Среди основных направлений использования показателей эффективности следует особо выделить
Ежедневное принятие управленческих решений При подготовке решения показатели эффективности позволяют сравнивать альтернативы
Планирование совершенствования деловых процессов Показатели эффективности позволяют увидеть, насколько улучшится эффективность делового процесса в результате реализации предлагаемых изменений
Идентификация и устранение операций, не добавляющих стоимость Показатели эффективности позволяют выявить операции в деловых процессах, у которых соотношение "эффективность - затраты" является неудовлетворительным
В диссертационном исследовании использованы показатели эффективности, основанные на количественной или качественной характеристике, посредством которых выражается степень эффективности выпонения делового процесса
III. ВКЛАД АВТОРА В ПРОВЕДЕННОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ
Теоретические положения, выводы и практические рекомендации, содержащиеся в диссертации, являются результатом самостоятельного исследования Личный вклад автора в исследование состоит в разработке
Х предложений по методам оптимизации деловых процессов, обеспечивающих повышение эффективности бизнеса,
Х механизма управления деловыми процессами, включающих диагностику предприятия, составление комплекса мероприятий по анализу положения предприятия на рынке,
Х агоритма моделирования деловых процессов на основе системы экономических и финансовых показателей,
Х методических рекомендаций по созданию эффективной системы делопроизводства, включающей в себя несколько этапов, каждый из которых может быть осуществлен в качестве самостоятельного проекта
Применение данного модуля в ходинге Корал позволило повысить качество основного бизнеса, повысить производительность по обслуживанию основного бизнеса, избавиться от ряда непроизводительных ручных процессов, улучшить управляемость ИТ, обеспечить объективную информационную основу для стратегического планирования и развития
Комплексный и оригинальный подход автора к проблематике формирования модели управления деловыми процессами на основе системы показателей позволил выявить неявные и скрытые аспекты (стороны) производственно-хозяйственной деятельности организации, оказывающие влияние на результативность бизнеса
Практическая значимость - раскрытие потенциала бизнеса на основе информационной поддержки деловых процессов, позволяющих обеспечить эффективное регулирование процессов устойчивого экономического развития корпоративного бизнеса на базе современных управленческих технологий (моделирование процессов, формальный и экспертный анализ и выработка рекомендаций по совершенствованию/оптимизации, подготовка к внедрению ИС, внедрение, аудит внедрения)
IY. СТЕПЕНЬ НОВИЗНЫ И ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ
Научная новизна диссертационного исследования заключается в обосновании подходов к созданию механизма управления деловыми
процессами и повышению их экономической эффективности в системе корпоративно бизнеса
Элементы научной новизны
1 выявлены системные качества современного бизнеса, обеспечивающие целостность корпоративных структур и разрешающих внутри-структурные, в том числе структурно-функциональные противоречия хозяйствующих субъектов-участников в корпорации, а также противоречия интересов участников корпоративного управления,
2 реализован факторный подход к выделению условий эффективного управления в системе корпоративного бизнеса, осуществляющих реструктуризацию деловых процессов производственно-хозяйственной деятельности,
3 сформированы методические подходы к описанию деловых процессов в системе корпоративного бизнеса на базе определения круга их участников, оказывающих влияние на их эффективность,
4 обоснованы рекомендации по адаптации деловых процессов к требованиям процессно-ориентированного подхода к управлению на основе реинжиниринга с составлением технологической карты процесса, предусматривающего формализированное описание деловых процессов, правил их выпонения с распределением ресурсов и испонительских обязанностей участников,
5 разработаны и внедрены новые организационно-методические подходы, обеспечивающие повышение качества деловых процессов и устойчивость развития крупных предпринимательских структур,
6 создан механизм адаптации по автоматизации деловых процессов, совершаемых в аппарате управления с обоснованием правил документооборота - обработки процедуры и маршрутизации на основе внедрения стандартов взаимодействия систем автоматизации ДОУ, предполагающих создание реестра электронных документов, наличие справочников систем автоматизации ДОУ, создание системы регистрационно-контрольных форм,
7 с целью оптимизации системы управления деловых процессов разработана схема организации контроля внутрифирменных информационных потоков на основе создания правил ведения внутреннего учета
Результатом выпонения указанных задач дожны быть
1 повышение обоснованности и качества принимаемых управленческих решений на основе описания, оценки оптимальности и оптимизации бизнес-процессов,
2 снижение доли рутинных и ручных операций в управленческой деятельности за счет внедрения пакетных технологий регламентации,
3 повышение уровня управленческой культуры менеджеров всех уровней, владеющих оптимальным набором управленческих инструментов (формами, методиками, образцами)
Основные положения диссертации докладывались автором на научных сессиях профессорско-преподавательского состава, научных сотрудников и аспирантов Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов в 2003-2004 гг и изложены в 9 публикациях автора общим объемом 7.1 пл
1. Давудов МА, Савичев ОП Проблемы реформирования систем корпоративного управления //Российская экономика проблемы, тенденции, перспективы научная сессия профессорско-преподавательского состава, научных сотрудников и аспирантов по итогам НИР 2005 г Сб докладов - СПб Изд-во СПбГУЭФ, 2006 -0,3 п л (вклад автора - 0,1 п л )
2 Давудов МА. Проблемы реализации современных подходов к управлению информационными ресурсами. //Актуальные проблемы и перспективы развития Северо-Запада Материалы научно-практического симпозиума молодых ученых и специалистов Изд-во СПб. ИМЦ НВШ-СПб, СПб, 2006 - 0,3 п л
3 Давудов М А, Гончарова Э А Эффективность консатинга в области информационных технологий // Проблемы развития менеджмента, логистики, коммерции в условиях новой экономики материалы междунар науч-практ Конфер 21-22 апр 2006 г Астрахань-ЦНТЭП, 2006 - 0,3 п л (вклад автора - 0,1 п л.)
4 Давудов М А Оценка бизнес-процессов корпорации на основе рыночного мониторинга и внутренних учетных данных Экономика и управление //Сб научных трудов Часть 2 / Под ред д-ра экон наук, проф А Е Карлика - СПб. Изд-во СПбГУЭФ, 2006 - 0,3 п л
5 Давудов М А Информационное обеспечение управления затратами бизнес-процессов предприятия. //Экономика и управление теория и практика Управление структурными преобразованиями в экономике России Труды 7 научно-практич конфе-и. 13-16 июня 2006г - СПб Изд-во Политехнического ун-та - 2006г. - 0,3 п л
6 Давудов М А , Гончарова Э А Консатинговые технологии в обеспечении эффективной деловой среды бизнеса. - СПб Изд-во Ин-фо-да - 2007 - 15,9 п л (вклад автора Ч 5 п л )
7 Давудов М А Анализ деловых бизнес-процессов как элемент обеспечения эффективного управления Сб. научных трудов Часть 2 /Под ред д-ра экон наук, проф АЕ Карлика - СПб Изд-во СПбГУЭФ, 2007 - 0,3 п л
8 Давудов М.А. Создание механизма управления деловыми процессами на основе использования комплексного подхода к ре-
шению задач эффективного управления // Известия Санкт-Петербургского университета экономики и финансов - 2007. - № 4. - 0,4 пл.
9 Давудов М А Показатели эффективности деловых процессов предприятия Актуальные проблемы и перспективы развития Северо-Запада Материалы научно-практического симпозиума молодых ученых и специалистов Изд-во СПб ИМЦ НВШ-СПб, СПб, 2007 - 0,3 п л
ДАВУДОВ МАХАЧ АЛИЕВИЧ
АВТОРЕФЕРАТ Лицензия Р № 020412 от 12 02 97
Подписано в печать 7 04 08 Формат 60x84 1/16 Бум офсетная Печ л 1,4 Бум л 0,7 РТП изд-ва СПбГУЭФ Тираж 70 экз Заказ 228
Издательство Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов 191023, Санкт-Петербург, Садовая ул, д 21
Похожие диссертации
- Развитие индикативного планирования в региональном АПК
- Научно-методическое обеспечение управления бизнес-процессами на предприятиях пищевой промышленности
- Формирование системы управления инновационными процессами в сельском хозяйстве
- Формирование системы управления бизнес-процессами горнодобывающих предприятий
- Организация бухгатерского учета в системе управления бизнес-процессами