Процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности тема диссертации по экономике, полный текст автореферата
Автореферат
| Ученая степень | кандидат экономических наук |
| Автор | Воронов, Глеб Анатольевич |
| Место защиты | Сургут |
| Год | 2012 |
| Шифр ВАК РФ | 08.00.05 |
Автореферат диссертации по теме "Процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности"
На правах рукописи
Воронов Глеб Анатольевич
Процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности.
Специальность:
08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (менеджмент)
АВТОРЕФЕРАТ
диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук
1 7 МАЙ 2012
Сургут 2012
005044527
005044527
Диссертационная работа выпонена в ГОУ ВПО Сургутский государственный университет Ханты-Мансийского автономного округа -Югры
Научный руководитель:
Официальные оппоненты:
Ведущая организация:
доктор экономических наук, профессор Грошев Александр Романович
Сахаров Геннадий Владимирович
доктор экономических наук, профессор кафедры управления персоналом Сургутского государственного университета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
Багаутдинова Наиля Гумеровна, доктор экономических наук, профессор, директор Института управления и территориального развития Казанского (привожского) федерального университета Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Государственный университет управления г. Москва
Защита состоится л25 мая 2012 г. в 12.00 на заседании объединенного диссертационного совета ДМ 800.005.03 при Сургутском государственном университете по адресу: 628412, Тюменская область, ХМАО - Югра, г. Сургут, пр. Ленина, 1.
С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке Сургутского государственного университета Ханты-Мансийского автономного округа -Югры, с авторефератом диссертации на официальном сайте ЬИр://Уак2. ed.gov.ru/catalogue и сайте Сур ГУ Ссыка на домен более не работает
Автореферат разослан л23 апреля 2012 г
Ученый секретарь диссертационного совета кандидат экономических наук, доцент
О.Г. Колосова
1 Общая характеристика работы
Актуальность темы исследования. Управление организациями как коммерческими, так и некоммерческими уже давно базируется на определенном инструментарии: процессный подход, система сбалансированных показателей т.п. Процессный подход к управлению организациями развивается в двух направлениях: процессы, происходящие в деятельности современных производственных систем и процессы принятия управленческих решений. В настоящее время управленческие решения принимаются в обстановке высокой неопределенности. Отличительной особенностью настоящего времени является неопределенность тенденций развития мировой экономики. Привычные и проверенные инструменты определения перспектив развития не работают. Например, американская экономика демонстрирует хорошие показатели: нормальный рост ВВП, нормальная занятость, рост продаж и т.д., а аналитики говорят, что уверенности в том, что кризиса не будет, нет. И, наоборот, по греческой экономике предприняли массу усилий, сократили расходы, доги, помогли ликвидностью, а рост ВВП резко сократися...Т.е. главный признак настоящего времени отсутствие возможности использовать инструменты прогнозирования построенные на закономерностях предыдущего периода -периода подъема экономики. И инструменты прогнозирования отработанные в кризисные годы мировой экономики тоже не работают - кризиса-то, в привычном его понимании нет. Вот это и есть проявление неопределенности. А для управления мы дожны хотя бы на некоторую перспективу знать тенденции развития. Вот и следующий вывод от этого: использование различных управленческих инструментов направленных на преодоление состояния неопределенности зачастую осуществляется с ориентиром на ближайшую перспективу, а применяемые технологии считаются дорогостоящими и бесполезными.
Использование различных управленческих инструментов направленных на преодоление состояния неопределенности зачастую осуществляется с ориентиром на ближайшую перспективу, а применяемые технологии считаются дорогостоящими и бесполезными.
Сложившаяся практика в применении процессного подхода к управлению организациями учитывает различные варианты и частные случаи, поэтому обычно оказывается довольно сложной и трудоемкой и часто называется традиционной. Те же процессы, которые надо внедрять впервые, как правило, хорошо обоснованы, зачастую очевидны и привлекают своей простотой и понятностью - их принято называть новыми процессами. Отличие новых и традиционных процессов заключается в том, что каждый вариант реализации нового процесса сориентирован только на одну соответствующую ему ситуацию.
Идентификация бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенствование придает организации любой формы собственности колоссальный потенциал эффективной деятельности.
Актуальность темы проведенного исследования, ценность информации (и процессов, ее создающих) дожна также оцениваться затратами и увеличением ее ценности.
Фактически, управление может применяться к любому процессу, который повторяется и может быть измерен; другими словами, управление процессом может быть применимо к большому числу разнообразных задач. Управление процессом может применяться независимо от длины цикла процесса или трудности задачи. Но наиболее актуальны процессы, влияющие на принятие эффективных управленческих решений.
В современном, динамично развивающемся мире, одной из проблем, стоящих перед ведущими менеджерами организаций разных форм собственности, является создание систем эффективного управления, необходимых для своевременного реагирования на постоянно изменяющиеся условия ведения бизнеса. Исследуя возникающие потребности в изменениях и формируя адекватные процессы принятия управленческих решений выше обозначенных проблем, необходимо разработать инструментарий применения системы бизнес-процессов в организации с целью ее устойчивого роста в условиях неопределенности.
В данном исследовании изложено авторское видение подходов к построению такой технологии, разработке форм и методов анализа обосновывающие применение процессного подхода к управлению организациями различных форм собственности в условиях неопределенности. В диссертации обобщены результаты теоретических, методических и прикладных исследований автора за последние 5 лет с 2007г.. Степень разработанности проблемы. Процессный подход в менеджменте научный метод, создающий теоретико-методические предпосыки управления организациями, активно развивается выдающимися зарубежными и отечественными учеными: Р. Акофф, Д.Бауэрокс, Н.Г. Багаутдиновой, А Бьерн, Е.С.Вентцель, Д. Клосс, Э.М. Коротковым, В.Г. Елиферовым, С.Д. Резником, В.В. Репиным, Г.В. Сахаровым и др. Бизнес процессы занимают центральное место в исследованиях A.B. Лапа, Ольшанского A.M., А.Ю. Рязанова, Д.А. Пономарева, И.В. Войнова, С.Г. Пудовкиной, А.И. Телегина, Ю.Ф. Тельнова, В.К. Чаадаева, A.B. Шер и др. Особое внимание привлекали работы ученых и специалистов по управлению и менеджменту в области неопределенности В. Ф. Капустин, О. Г.Карабанова, А. О. Недосекин, Г.Николис, А.В Тычинский., Г. Шмален, Роберт В. Коби, Томас А. Мейерс, Ричард Д. Ирвин др.Изучались специфические особенности бизнес процессов в нефтегазовых организациях отраженных в авторских исследованиях таких ученых, как В. Л. Богданов, А.Р. Грошев, А.Д. Кот, A.B. Маловецкий, Н.И.Медведев, A.B. Наумов и др.
Изучались работы современных российских исследователей, ученых и специалистов, руководителей, управленцев и экономистов в области управления бизнес процессами в организациях государственного и муниципального управления, таких как: В.А. Бесекерского, В.Н. Варгунина, Б.З. Мильнер и др. В них представлена система бизнес процессов
организации на основе теории и методик процессного подхода, системного анализа, воспроизводственного подхода и моделирования. Область исследования. Исследование проведено по специальности 08.00.05 Экономика и управление народным хозяйством; 10. Менеджмент; 10.11. Процесс управления организацией, её отдельными подсистемами и функциями. Механизмы и методы принятия и реализации управленческих решений. 10.8. Управление изменениями в экономических системах. 10.10. Проектирование систем управления организациями. Новые формы функционирования и развития систем управления организациями. Информационные системы в управлении организациями. Методология развития бизнес-процессов.
Целью диссертационного исследования является разработка методических основ формирования бизнес процессов как части применения процессного подхода к управлению организациями различных форм собственности в условиях неопределенности и определения для данной ситуации агоритма принятия управленческих решений. В соответствии с поставленной целью намечено решить следующие исследовательские задачи:
1. Провести типологизацию базовых понятий процессного подхода в менеджменте, уточнить существующую классификацию бизнес процессов в зависимости от формы собственности организации;
2. Оценить связи и выявить соотношения, возникающие в формировании и реализации управленческих решений при применении процессного подхода к управлению организациями в условиях неопределенности. Обосновать критерии и систему показателей оценки эффективности принимаемых решений.
3. Спроектировать инструменты применения процессного подхода к управлению организациями различных форм собственности в условиях неопределенности.
4. Разработать механизм процессного подхода к управлению организациями в условиях неопределенности. Обосновать значимость бизнес процессов в управлении организациями разных форм собственности и предложить их классификацию;
5. Предложить критерии и систему показателей оценки эффективности управления информационными потоками в организациях различных форм собственности. Обосновать значимость сбалансированности интересов служб, сотрудников и целей организации при применении процессного подхода в виде логико информационных схем взаимодействия. Поставленные задачи определили логику и структуру диссертационного исследования (рис.1).
Объект исследования - процессы принятия управленческих решений в организациях различных форм собственности.
Предмет исследования - управленческие отношения, возникающие в процессе управления в условиях неопределенности.
Теоретической основой исследования являются труды российских и зарубежных ученых в области теории процессного подхода к управлению
организациями, бизнес процессов, управленческих решений и управлению организациями в условиях неопределенности. Из источников научной литературы привлекались специальные работы в области менеджмента, а также использовались методологические положения, применяемые в других областях науки: экономики знаниями, социологии, моделирование микроэкономики, психологии, философии, и др. Учитывались основные положения действующих законодательных и нормативных актов хозяйственно-административной деятельности организаций и других нормативных документов.
Рис. 1. Структурно-логическая схема диссертационного исследования
Методологической основой исследования послужили системный и ситуационный подходы к анализу и прогнозированию, а также формулированию общенаучных принципов и норм исследования. Технология исследования, реализации учета и оценки процессов базировалась на разработанном методически-процедурном инструментарии.
Применялись методы наблюдения и опроса, изучались автоматизированные системы обработки данных, проводися анализ используемой информации, ее обобщение и выведение зависимостей осуществлялись с помощью аналитических методов, в т.ч. ситуационного, системного, факторного, статистического, и контентного анализа и математического моделирования для получения документально не фиксируемых данных.
Научные результаты, полученные автором, и их новизна:
1. Уточнено понятие процессного подхода основывающегося на бизнес процессах организации, опирающихся не столько на функциональный аспект, сколько на ее информационные потоки, переходящие от одной службы к другой в виде документооборота обеспечивающего своевременность принятия управленческих решений для получения максимальных экономических результатов при условии минимизации затрат. Определен агоритм принципов и методов формирования и реализации бизнес процессов, как основы процессного подхода с целью обеспечения эффективного его применения к сложившейся практике менеджмента организации. Разработан механизм процессного подхода в управлении организациями в условиях неопределенности включающий агоритм процесса принятия управленческих решений в условиях неопределенности и позволяющий адаптировать процессный подход в организациях различных форм собственности в зависимости от происходящих изменений, (пункт 10.10, 10.11 паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ);
2. Сформирована система сбалансированных показателей влияющих на
оценку эффективности управления организации при применении процессного подхода, включающего действующую систему" бизнес процессов и ее модернизацию в зависимости от внедрения изменений требований внешней среды. Предложена систематизация методов к построению и поддержке принятия и реализации управленческих решений. (10.11 паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ)
3. Проведена классификация бизнес процессов общего характера для всех
типов организаций и определен блок специфических особенностей бизнес процессов для коммерческих организаций по отношению к не коммерческим, основанный на поэтапном формировании и применении управленческих решений по использованию ресурсов организации, (пункт 10.10, паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ);
4. Сформулированы принципы процессного управления организации,
позволяющие определить систему целевых ориентиров организации и их причинно-следственных связей как основу формирования сбалансированных показателей. Предложены конкретные инициативы -рекомендации по применению процессного управления некоммерческой организации в зависимости от решаемых задач управления и применяемой системы сбалансированных показателей организации. Обоснована схема определения оптимального оперативного плана
работы на основе теории игр, учитывающая экономические и социальные интересы сотрудников и окружающей среды организации с целью управления потенциальными и реальными конфликтами их интересов. Предложены критерии и систему показателей оценки эффективности управления информационными потоками в организациях различных форм собственности. Обоснована значимость сбалансированности интересов служб, сотрудников и целей организации при применении процессного подхода в виде логико информационных схем взаимодействия (10.8 паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ). Практическая значимость исследования. Положения, выводы и рекомендации диссертационного исследования могут быть использованы:
- Коммерческими и некоммерческими организациями различных форм собственности в процессе формирования и реализации управленческих решений;
- Организациями различных форм собственности для расширения деятельности и реализации конкурентных преимуществ при применении процессного подхода в условиях неопределенности;
- научными организациями в исследованиях по разработке научно обоснованных направлений и подходов формирования бизнес процессов;
- высшими учебными заведениями при формировании, совершенствовании рабочих программ специальных и общепрофессиональных дисциплин. В процессе преподавания дисциплин: менеджмент, луправленческие решения, методология бизнес процессов, луправление изменениями для подготовки бакалавров, магистров и специалистов.
Апробация и реализация результатов исследования. Основные результаты исследования доложены и обсуждены на международных (г. Москва 2007г., 2011 г, г. Сургут, 2005 г., 2006 г., 2010 г., 2011), всероссийских (г. Ханты - Мансийск, 2008 г., г. Пермь, 2009 г.), региональных (г. Ханты-Мансийск, 2006г., Сургут 2010г.) научно-практических конференциях.
Результаты исследований, проведенных автором в области бизнес процессов, нашли свое применение в ряде организаций, будучи использованы и/или рекомендованы ко внедрению. Полученные научные результаты реализованы при выпонении грантов: по гос.контракту № 91 от 27.02.07г. на выпонение работ по развитию и информационному напонению раздела Дистанционное образование Образовательного информационного портала Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и его сегментов. По гос.контракту № 1206 от 28.12.2007г. на выпонение работ по развитию и информационному напонению раздела Управление собственным успехом Образовательного информационного портала Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и его сегментов.По гос.контракту № 1207 от 28.12.2007г. на выпонение работ по созданию и информационному напонению раздела: Дистанционное образование, образовательного информационного портала ХМАО-Югры. По гос.контракту № 519 от
13.06.07г. на выпонение работ по детальному и комплексному анализу действующей нормативной базы; По гос.контракту № 3/11 от 01.10.07г. отчет Администрации (Правительства) Ханты-мансийского автономного округа -Методика оценки социально-экономической и бюджетной эффективности реализации мероприятий программы ХМАО-Югры Электронная Югра на 2006-2008гг.û. По гос.контракту № 4/12 от 01.10.07г.
Использование результатов исследования позволяет также решать задачи, связанные с оценкой эффективности управленческих решений при применении процессного подхода в условиях неопределенности.
Научные положения, вырабатываемые благодаря приводимым исследованиям, использовались при разработке учебно-методической документации и находили непосредственное применение в учебном процессе. Обучение этим дисциплинам велось при подготовке студентов специальностей менеджмент организации, обучающихся в Сургутском государственном университете на очном, заочном, бакалавриате, магистратуре, аспирантуре, повышение квалификации руководителей различных организаций Ханты - Мансийского региона. Методические рекомендации, теоретические результаты и положения исследования внедрены в практику учебного процесса кафедры Менеджмента Сурутского государственного университета.
Публикации. Основные положения диссертации нашли отражение в 15 методических и научных публикациях общим объемом 12,9 п.л., в том числе 8,85 авторских пл., из них 2,95 раздела в колективной монографии, 1,9 пл. (4статьи) опубликованы в реферируемых журналах ВАК.
Поставленные цели и задачи определили логику и структуру диссертационного исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, изложенных на 170 страницах. Содержит 17 рисунков, 37 таблиц, 10 приложений. Список литературы состоит из 169 источника.
Во введении обосновывается актуальность темы диссертации, формируется цель, задачи, предмет и объект исследования, теоретические и методологические основы, раскрываются основные элементы научной новизны, теоретическая и практическая значимость работы.
В первой главе - Теоретике - методологические аспекты процессного подхода управления организацией в условиях неопределенности обобщены существующие методы применения процессного подхода в управлении организациями различных форм собственности, рассмотрены особенности влияния неопределенности на принятие управленческих решений и их эффективность и предложены подходы к диагностике управленческих решений в организации. Раскрывается современное состояние возможностей применения процессного подхода, выявляются проблемы взаимодействия служб, отделов организации, задействованных в общем бизнес процессе. Определяются допонительные факторы и обобщаются функциональные направления их взаимодействия.
Во второй главе ЧАнализ основных условий и факторов, влияющих на развитие бизнес процессов в организации и обеспечение системы
принятия и реализации управленческих решений проведен ситуационный анализ сложившейся практики развития бизнес процессов организации, выявлены функциональные направления взаимодействия служб, определена дифференциация бизнес процессов организации в зависимости от степени влияния факторов. Рассмотрены проявления факторов неопределенности при принятии управленческих решений. Обоснован агоритм принятия и реализации управленческих решений в условиях неопределенности. Проведена диагностика эффективного управления бизнес процессов организации на основе делопроизводства и упорядочения информационных потоков внутри организации. Разработан адаптационный инструментарий применения логико-информационных схем взаимодействия структурных подразделений организации на основе матриц РАЗУ ( распределения административных задач управления) с целью снижения воздействия условий неопределенности на менеджмент организации.
В третьей главе - Оценка оптимальных мероприятий по развитию бизнес процессов в организации и их адаптация при принятии управленческих решений в условиях управления изменениями в организации предложена система критериев и показателей оценки эффективности управления бизнес процессами. Предложена схема определения степени сбалансированности интересов различных служб организации при логико - информационном взаимодействии. Предложены рекомендации по практическому применению разработанной системы поддержки прохождения оформления документации в организациях страхового бизнеса и в муниципалитетах. Разработаны рекомендации к практическому применению агоритма принятия управленческих решений сопровождающих бизнес процессы организации в условиях неопределенности. Обоснована необходимость управления изменениями в условиях неопределенности.
В заключении обобщены основные теоретические выводы и практические результаты проведенного исследования по управлению бизнес процессами развития организации с учетом технологии принятия управленческих решений в условиях неопределенности.
В приложениях содержатся: таблицы, рисунки, отражающие результаты исследования автора на основе систематизации знаний отечественных и зарубежных ученых.
2. ОСНОВНЫЕ НАУЧНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ, ВЫНОСИМЫЕ НА ЗАЩИТУ
1. Проведена типологизация базовых терминов данного исследования и предложено определение как уточнение взаимосвязи понятий процессный подход в менеджменте, бизнес процесса с учетом степени их взаимодействия в условиях неопределенности. Проведена классификация факторов наиболее затрудняющих процесс выпонения основных видов деятельности в менеджменте организации и их экспертная оценка. Предложен механизм
процессного подхода управления организациями в условиях неопределенности (пункт 10.11, 10.10 паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ);
Существует множество определений и интерпретаций базовой категории процессного подхода - бизнес - процесса. К сожалению, не только мнения авторов по этому вопросу не сходятся, но число этих мнений превышает количество авторов. В контексте данного исследования автор придерживается следующей точки зрения: Основная идея бизнес-процессов это переход от узкого разделения труда по операциям, функциям к процессам, происходящим в организации в период деятельности в целом. Данное исследование опирается на изучение процессов информационного обеспечения и управления документооборотом организации, выявление общих и специфических закономерностей. В этой связи предлагается под бизнес - процессами понимать вид процессуальной деятельности организации, опирающийся на ее информационные потоки, переходящие от одной службы к другой в виде документооборота, обеспечивающего своевременность принятия управленческих решений для получения максимальных экономических результатов при условии минимизации затрат. В процессе проведенного исследования был проведен экспертный опрос руководителей экономического департамента на предмет, какие факторы наиболее затрудняют процесс выпонения основных видов деятельности, как основа их классификации, наиболее затрудняют процесс выпонения основных видов деятельности. Распределение ответов представлено в таблице 1 Таблица 1
классификация факторов наиболее затрудняющих процесс выпонения основных видов деятельности в менеджменте организации и их
экспертная оценка
№ Факторы, затрудняющие выпонение работы Руководители высшего звена Руководители среднего звена
шт. % шт. %
1 Кадры (численность штата, профессиональные качества) 5 16.0 10 20.9
2 Отсутствие технических условий труда 1 1.0 11 10.1
3 Отсутствие положительной атмосферы в колективе 4 9.0 15 9.4
4 Система организации труда 9 41.9 17 30.6
5 Оплата труда 3 14.1 10 10.4
6 Нормативно-правовая база 2 6.1 9 7.6
7 Нечеткая постановка цели и задач 5 1.1 15 2.4
8 Непоная, несвоевременная информация 3 10.3 15 9.6
Всего 32 100 102 100
Составлено автором по результатам оригинального исследования
Из данных этой таблицы следует, что наибольшее затруднение вызывает система организации труда, кадры (численность штата, профессиональные качества) и непоная, несвоевременная. информация. Именно по этим трем ключевым факторам и присутствует самый высокий процент неопределенности, в направлении которой необходимо проводить допонительные исследования, повышающие степень эффективности управления организацией с помощью процессного подхода.
Результаты исследования позволили сформировать механизм процессного подхода в управлении организациями в условиях неопределенности (рис.1)
Рис.1 механизм процессного подхода управления организациями в условиях неопределенности
Практическая апробация данного механизма проявила себя достаточно надежно в условиях устойчивого роста организации, кроме того она потребовала на каждом этапе формирования допонительных показателей и их детализацию, что непосредственно способствовало более поному
раскрытию потенциала организации как на отдельных этапах ее развития так и всей организации в целом.
В период кризисных явлений этот механизм требовал формирования более укрупненных ' показателей и боле прямолинейного жесткого применения.
2. Предложен агоритм систематизации методов анализа как основы принимаемых решений на различных этапах применения механизма процессного подхода управления организациями в условиях неопределенности. Обоснована значимость сбалансированности интересов служб, сотрудников и целей организации при применении процессного подхода в виде логико - информационных схем взаимодействия, основой которой является матрица бизнес процесса разделения административных задач управления. Определены адаптационные матрицы РАЗУ и приведены их прогнозные значения. Разработаны рекомендации по расчету загруженности отделов и расчету оптимальной численности в соответствии с процессным походом к управлению организацией в условиях неопределенности (пункт 10.8 паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ). В практике менеджмента часто возникает необходимость решения слабо структурированных проблем, не дающих возможности оценивать варианты с помощью математического аппарата. В этом случае для оценки решений может применяться система взвешенных критериев, а сам процесс оценки осуществляется в три этапа. На первом формируются самые важные критерии, необходимость выпонения которых не вызывает сомнений. Альтернативные варианты оценивают по этим критериям (которые, в сущности, являются критериями ограничения) и разделяют на группы: соответствующие требованиям, не
Рнс.2 Основа взвешивания целей н учета последствия реализации решений.
На втором этапе анализируются варианты по остальным критериям, а на третьем делается попытка установить те опасности, которые могут возникнуть при принятии выбранного решения (рис 2).
Таким образом, выбор окончательного решения из множества допустимых и полезных осуществляется на основе взвешивания важности
целей и обязательно учитывает как положительные, так и отрицательные последствия его реализации.
Они могут быть социальными, экономическими, организационными, технологическими, политическими, т. е. могут затрагивать самые разные стороны деятельности организации.
Сложность выбора решения и прогнозирования его последствий усугубляется тем, что этот процесс практически всегда осуществляется в условиях действия факторов неопределенности и риска, характерных для рыночной экономики (рис.3).
Рис. 3 агоритм систематизации методов анализа управленческих решений
В работе с помощью матричного анализа было диагностировано - как отдельные дожностные лица обеспечены и достаточным ли объемом функций, а также что способствует более четкому распределению функций, когда целесообразность существования отдельных элементов структуры поставлена под сомнение, что усугубляет менеджмент в условиях неопределенности. Матричный метод позволил обеспечить соотношение прав и обязанностей на различных этапах принятия решений в диапазоне от производственной единицы до аппарата управления. Анализ управленческих действий по горизонтали матричной таблицы показал стадии реализации выпонения дожностных обязанностей, взаимодействие в этом динамичном процессе дожностных лиц, отделов и служб; по вертикали отразил объем ответственности дожностного лица или службы и их компетенцию в решении конкретной задачи.
Практика освоения этого метода распределения функций в новых экономических условиях действия современных промышленных предприятий основывается на следующих принципах:
При составлении матрицы был разработан следующий агоритм бизнес процесса распределения пономочий:
Когда собраны запоненные матрицы и вычислены экспертные оценки, нужно найти коэффициенты трудоемкости Ктр. и записать их в графу Ктр. матрицы. Коэффициент трудоемкости вычисляся следующим образом:
Экспертная оценка соответствующей задачи
Ктр. --
Максимальное значение экспертной оценки
Таким образом, Ктр. = 1.0 для задачи, которая получила максимальную экспертную оценку; Ктр. < 1 для всех остальных задач.
Интегрированная сумма балов Синт. рассчитывалась как произведение суммы балов, набранной работником по данной задаче См на ее коэффициент трудоемкости Ктр.м
Синт.м = См * Ктр.м.
Находили общую сумму интегрированных балов для каждого работника и записывали ее в строку " Загруженность сотрудников" и считали общую сумму загруженности отдела, службы. Зная сумму заработной платы по штатному расписанию, как каждого сотрудника, так и всего фонда оплаты труда доведенного до отдела, службы, находим стоимость одного бала в рублях (общую сумму заработной платы отдела делим на общую сумму балов отдела).
Обоснована значимость сбалансированности интересов служб, сотрудников и целей организации при применении процессного подхода в виде логико - информационных схем взаимодействия, основой которой является матрица бизнес процесса разделения административных задач управления (см. табл. 2).
Кроме того, результаты матричного анализа использовались не только для разработки положений о структурных подразделениях и дожностных инструкций, но имели самостоятельное значение, если распределение функций, выраженное в матричной таблице, закреплялось соответствующим приказом.
У^ - весовые коэффициенты наборов функций управления, полученные путем сложения усредненных оценок каждой функции. Расчет весовых коэффициентов задач производися по сконструированным формулам:
У] - нормированная экспертная оценка задачи:
У _ И,"';/
1 ~ к I У=1
А) - нормированная аддитивная оценка задачи:
л1~ к I
Латрицу разделения административных задач управления в общем виде можно представить следующим образом (табл. 2.):
Таблица 2.
№ п/п Основные задачи Отдел 1 Отдел 2 Отдел / Отдел 1 Ктр Г
1 Задача 1 V,, Ум V,, V,, Ктр 1 V, х,
2 Задача 2 Vл У22 V* У2, Ктр 2 хг
. . . ...
\ Задача ] уп VII Ктр] Х|
к Задача к V,, Vл Ктр к V, хк
Коэффициент трудового участия в 2/з2 / 8, в,/в,
Загруженность отдела в, 02 С,
Фактическая численность готрудников В, Б2 8)
Оптимальная численность сотрудников (1-й вариант оасчета) Б,1 в,1 8,1
Оптимальная численность сотрудников (2-й вариант расчета) 8," 82" в,"
Хср - средняя нормированная экспертная и аддитивная оценка задачи: к
7] - коэффициент, учитывающий взаимодействие отделов при решении задач:
к у 4 V 2
КД,п - ненормированный коэффициент трудности задачи:
где: / - Количество отделов;
к - Количество задач в департаменте; ту, - оценка у - ой задачи / - м отделом. Были выработаны рекомендации по расчету загруженности отделов и расчету оптимальной численности в соответствии с процессным походом к управлению организацией в условиях неопределенности Расчет загруженности отделов
С,- - нормированный весовой коэффициент загруженности отдела:
Расчет оптимальной численности
- оптимальная численность отдела (вариант 1):
^ ) Маг
- удельная загруженность отделов
Результаты расчета оптимальной численности сотрудников
Отделы
Параметры "ч N > з з >о з
\ з № -о о 'О
Загруженность отдела 0,27 7 0,15 5 0,16 0 0,10 2 0,154 0,15 1
Коэффициент трудового участия 0,24 1 0,14 8 0,15 9 0,11 8 0,160 0,17 4
Фактическая численность
сотрудников
Оптимальная численность 3
сотрудников
5]'- оптимальная численность отдела (вариант 2):
= 1Ч, где Ч - средняя удельная загруженность отдела
Таким образом, можно осуществить практический расчет весовых коэффициентов и оптимальной численности разных отделов разрабатывающих и испоняющих управленческие решения в условиях неопределенности.
3. Предложены конкретные инициативы - рекомендации по применению процессного управления некоммерческой организации в зависимости от решаемых задач управления документооборотом и применяемой системы сбалансированных показателей организации на основе анализа и графической интерпретации результатов исследования. Предложены критерии и система показателей оценки эффективности управления информационными потоками в организациях различных форм собственности. Обоснована значимость сбалансированности интересов служб, сотрудников и целей организации при применении процессного подхода в виде логико - информационных схем взаимодействия (10.11 паспорта специальности 08.00.05 ВАК РФ).
При анализе по объемам отдельных вопросов получены следующие результаты (табл. 3).
Таблица 3
Сводная таблица по объемам документооборота_
ОБЪЕМ Количество, шт. Количество, %
2009 2010 2011 2009 2010 2011 СРЕДНЕЕ
5 и более/ сут 227 154 97 51,23 47,43 46,17 48,28
10 и более/ сут 271 189 134 68,73 63,74 62,96 65,14
15 и более/ сут 319 252 156 79,79 74,47 73,15 75,80
20 и более / сут 327 269 175 85,05 79,11 75,59 79.92
25 и более/ сут 345 272 184 89,83 86,05 85,95 87,28
30 и более/сут 351 274 193 97,31 88,98 90,14 92,14
Очевидно, как изменяется количество документов с приращением секторов. Можно говорить о том, что на ограниченное число секторов приходится основной объем документов при распределении в данной выборке.
Критерии и система показателей оценки эффективности управления информационными потоками в организациях различных форм собственности определялась в зависимости от количества поступивших и распределенных документов.
Проведен графический анализ соответствия взвешенного количества вопросов до 30 с шагом, равным 5, и объема распределенных по ним документов. Аппроксимация данного анализа представлена формулой:
у = 23,1 Ьп(х) +50,1
где х - масса вопросов,
у - процент, приходящийся на данную массу вопросов, при достоверности аппроксимации К2 = 0,97.
4. Обоснована классификация по группам рассматриваемых вопросов как основы информационного обеспечения принимаемых управленческих решений. Обоснована схема, учитывающая экономические и социальные интересы сотрудников и окружающей среды организации, сопровождающих процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности с целью управления потенциальными и реальными конфликтами их интересов.
Анализ распределения вопросов по сферам показал, что необходимо классифицировать их по двум основным группам сфер, различающихся по объемам распределенных документов: с большим объемом
документооборота и с меньшим объемом документооборота. К первой группе относят процессы, сопровождающие административную, экономическую, стратегическую и социальную сферы деятельности организации. Ко второй группе относят финансы, производство, технологии, ресурсы ( рис.4)
Рис.4 Практическое обоснование классификации документооборота по двум основным группам.
Все управленческие решения по управлению документооборотом распределяются на 5 основных уровня: уровень стратегических решений; уровень тактических решений; уровень оперативных решений; уровень адаптационных решений; уровень процессно - перманентных решений ( роль которых особенно актуальна в условиях неопределенности).
Указанные пять уровней исчерпывают эффективность системы управления, согласно условию понижения эффективности управления на
каждом следующем уровне на 25% и понижению эффективности испонения от нижних уровней к верхним в той же пропорции (условие Таунсенда).
Рис. 5 Нормальные параметры прямой, обратной и прямой/обратной связи структуры пятиуровневой глубины при количестве подчиненных подразделений равном трем для каждого нижележащего уровня Таким образом, адаптационный уровень является оптимально переходным от управления к испонению и наоборот. В идеальных условиях наибольшая активность документооборота дожна быть проявлена на уровне решения тактических задач и уровне решения оперативных задач. В нормальной (обычной) пирамиде управления управляющие структуры стратегического и тактического уровней представляют не более 30% документооборота. Они решают основные задачи процесса управления развитием организации, а структуры оперативного, адаптивного и процессно-перманентного уровней (с уровнем испонения) представляют 70% документооборота, в основном за счет решения тактических, оперативных и постоянно текущих, отработанных на уровне автоматизма, задач.
применв ние процессного подхода < Упра вломии документооборотом с. 'V.. ... предыдущему году > Х условиях неопределенности
Рис.6 эффективность обоснованного применения процессного подхода Оптимальным вариантом распределения информации по уровням является вариант с наиболее активным движением информации в рамках последних двух: адаптивного и процессно-перманентного уровней управления. В этом случае указанные выше деформации структуры максимизированы по времени и минимизированы по объему.
Процессный поход к управлению документооборотом снижает уровень неопределенности и способствует более эффективному менеджменту. Что следует из следующей диаграммы, когда исследовалась сложившаяся практика по управлению документооборотом и после примененных рекомендаций (рис.6).
На основе полученных данных была разработана схема, учитывающая экономические и социальные интересы сотрудников и окружающей среды организации, сопровождающих процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности с целью управления потенциальными и реальными конфликтами их интересов (рис.7).
Рис.7 схема баланса интересов сотрудников н внешней среды сопровождающих процессный подход
Среда внешняя - экономические и социальные интересы окружающей среды организации, среда внутренняя - экономические и социальные интересы сотрудников, 1-7 - потенциальные и реальные конфликты их интересов. Главным образом они определяются следующим содержанием: 1.По соотношению масса документооборота/масса позиций, учитываемых сотрудниками. 2.По критерию интенсивности документооборота/ воздействию на работоспособность 3. По отношению к происходящим изменениям 4.По отношению к сложившейся ситуации внешне-внутреннего взаимодействия 5. По отношению к неопределенности. 6.По отношению статичность/мобильность 7.По отношению обязательность/необязательность.
В ходе диссертационного исследования получены следующие результаты:
Проведена типологизация базовых терминов данного исследования.
Проведена классификация факторов наиболее затрудняющих процесс выпонения основных видов деятельности в менеджменте организации и их экспертная оценка.
3. ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
Предложен механизм процессного подхода управления организациями в условиях неопределенности
Предложен агоритм систематизации методов анализа как основы принимаемых решений на различных этапах применения механизма процессного подхода управления организациями в условиях неопределенности.
Обоснована значимость сбалансированности интересов служб, сотрудников и целей организации при применении процессного подхода в виде логико - информационных схем взаимодействия, основой которой является матрица бизнес процесса разделения административных задач управления РАЗУ.
Разработаны рекомендации по расчету загруженности отделов и расчету оптимальной численности в соответствии с процессным походом к управлению организацией в условиях неопределенности
Предложены конкретные инициативы - рекомендации по применению процессного управления некоммерческой организации. Предложены критерии и система показателей оценки эффективности управления информационными потоками в организациях различных форм собственности.
Обоснована классификация по группам рассматриваемых вопросов как основы информационного обеспечения принимаемых управленческих решений.
Обоснована схема, учитывающая экономические и социальные интересы сотрудников и окружающей среды организации, сопровождающих процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности с целью управления потенциальными и реальными конфликтами их интересов.
Основные положения диссертации опубликованы в следующих работах: Статьи в журналах, рекомендованных ВАК РФ
1. Воронов Г.А. Развитие бизнес процессов в управлении организацией [Текст] / Г.А. Воронов // Казанские науки, №11, 2011. - с 60 - 64. - 0,4 п.л.
2. Воронов Г.А. Воронов С.А. Взаимосвязь инновационных технологий управления бизнесом с рисками. Технологии развития бизнес процессов [Текст] / Г.А. Воронов // Предприниматель, № 3 , 2007. - с. 114-123. - 0,6 п.л.
3. Воронов Г.А. Воронова A.B. Эффективное управление бизнес- процессами в сфере партнерских продаж как аспект процессного подхода в условиях неопределенности. [Электронный ресурс] / Г.А. Воронов // Управление экономическими системами : электронный научный журнал. - 2012. - (40). 4/2012 Ч № гос. per. статьи 0421200034/. Ч Режим доступа : Ссыка на домен более не работаетp>
4. Воронов Г.А. Оптимизация бизнес процессов в управлении экономическим департаментом [Электронный ресурс] / Г.А. Воронов //
Управление экономическими системами : электронный научный журнал. -2012. - № 02 (30). - № гос. per. статьи 0421100040. - Режим доступа : Ссыка на домен более не работаетp>
5. Воронов Г.А. Грошев А.Р. Процессный подход в управлении организациями в условиях неопределенности [Электронный ресурс]/Г.А. Воронов, А.Р. Грошев// Современные проблемы науки и образования: электронный журнал - 2012 - № 4 - режим доступа Ссыка на домен более не работаетrules/ - 0,6п.л.
Разделы в колективных монографиях
6. Воронов Г.А. Проблемы современного менеджмента в условиях инновационной экономики: монография [Текст] / С.А. Воронов, Г.А. Воронов и др. - Сургут: Изд-во Библиография, 2009. - с. 158 -7,9 п.л. (в т.ч. авторских - 2,95 п.л.)
Научные доклады (препринты)
7. Воронов Г.А. Воронова Эффективное управление бизнес -процессами. Препринт. - Сургут: СурГу, 2011. - 2,4 п. л. ( авт. 1,95) Статьи, опубликованные в иных научных изданиях
8. Воронов Г..А. Показатели оценки эффективности бизнес процессов // [Текст] /Г.А. Воронов // Научный журнал фонда Георгия Назина Перспектива-Региональная школа: перспективы развития, Сургут, № 1-2, 2010,- с. 2328,- (0,4 п.л.)
9. Воронов Г.А. Принципы разработки системы диагностики эффективности управления бизнес процессами организации. // /Г.А. Воронов // научный журнал фонда Георгия Назина Перспектива - Региональная школа: перспективы развития, Сургут, № 3-4, 2011 г.- с 32-38. - (0,4 п.л.)
Ю.Воронов Г..А. Формирование бизнес процессов /Г.А. Воронов //Сборник научных трудов Ханты-Мансийского автономного округа - Сургутский государственный университет, Сургут 2011- с. 22-28. - (0,4 п.л.)
П.Воронов Г..А. Развитие бизнес процессов в управлении организацией[Текст] /Г.А. Воронов // Материалы научной конференции - Сборник научных трудов Сургутского государственного университета - Сургут 2009,- с. 38-42. - (0,4п.л.)// Сб. научных трудов ХМАО 2010г// СурГУ г. Сургут.
12.Gleb Voronov and other Management and other Innovation Technologies and Risks [text] /G.A. Voronov // Science journal of Surgut state university: "Regional university : innovation" № 3 2008,- p. 82-87- (0,4 п.л.)
13. Воронов Г. А. Инновационные технологии управления бизнесом и кредитные риски. [Текст] /Г.А. Воронов, С.А. Воронов // Региональный университет: инноватика № 3-4 // Научный журнал Сургутского государственного университета г. Сургут 2008,- с. 39- 46,- (0,4 п.л.)
14.Воронов Г.А. Агоритм управления доходами [Текст] /Г.А. Воронов // Сборник научных трудов Ханты-Мансийского автономного округа -Сургут: Сургутский государственный университет 2007,- с. 17-21.- ( 0,4 п.л)
Воронов Глеб Анатольевич
Процессный подход в управлении организациями различных форм собственности в условиях неопределенности.
Специальность 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством
(менеджмент)
АВТОРЕФЕРАТ
диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук
Подписано в печать 23.04.2012 г. Формат 60x84/16. Усл. печ. л. 1,2. Уч.-изд. л. 1,1. Печать трафаретная. Тираж 100. Заказ П-91.
Отпечатано полиграфическим отделом издательского центра СурГУ. г. Сургут, ул. Энергетиков, 22. Тел. (3462) 76-28-66.
ГОУ ВПО Сургутский государственный университет ХМАО - Югры 628400, Россия, Ханты-Мансийский автономный округ, г. Сургут, пр. Ленина, 1. Тел. (3462) 76-29-00, факс (3462) 76-29-29.