Автоматизированная информационная система управления персоналом
Курсовой проект - Компьютеры, программирование
Другие курсовые по предмету Компьютеры, программирование
ооборота при начислении сумм материального поощрения, технология которого описана в предыдущем разделе, показывает, что в применяемой схеме бумажного документооборота можно выделить следующие узкие места:
Расчет план/факта проводится вручную и, как правило, в конце месяца. Это приводит к многочисленным ошибкам и перепроверкам.
Одним и тем же по сути документам приходится проходить процедуру согласования и утверждения по несколько раз.
Схема начисления материального поощрения довольно запутанная и носит часто субъективный характер.
Передача твердых копий документов на следующий этап обеспечивается сотрудником, работающим с документом на очередном этапе, либо его секретарем.
Необходимость многочисленных извещений о прохождении этапов документооборота (с целью упрощения на схеме представлена только их часть).
Таким образом, можно сделать вывод, что существующая технология бумажного документооборота не обеспечивает требуемую безошибочность и оперативность в учете производительности, и осуществлении материального поощрения.
Одним из эффективных способов решения данной проблемы является переход к электронным документам и автоматизация документооборота.
Описание предметной области "Как должно быть"
Технология работы учета производительности и осуществления материального поощрения с использованием системы электронного документооборота выглядит следующим образом.
Табельщик ежедневно заносит сведения об учете рабочего времени (заполняет табель), а также данные о сменно-суточных заданиях (проставляет план-факт). Замечание. Данные переносятся с соответствующих бумажных носителей.
Еженедельно начальники цехов (отделов) проверяют внесенные данные. При необходимости вносятся корректировки.
В конце месяца бухгалтер на основе внесенных данных начисляет заработную плату и премию на основе заранее выбранной схемы. Электронный документ о начислении заработной платы и премий утверждают (ставится галочка об утверждении) начальники цехов и генеральный директор. После утверждения печатается приказ о начислении премий и подшивается в архив (при необходимости).
Сравнение технологии электронного документооборота с использованием системы электронного документооборота с существующей технологией позволяет выявить следующие преимущества использования СЭД:
Подготовку и набор первоначальных данных для начисления заработной платы и премий выполняет табельщик.
Отсутствует передача твердых копий документов (заявок, проектов договоров) на подготовительных стадиях.
Движение документа осуществляется по безбумажной технологии управления ходом работ (workflow). Основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа.
Твердые копии договора распечатываются только в конце процедуры начисления премий.
Перейти к полностью безбумажному документообороту пока не представляется возможным.
Функции пользователей системы
Анализ предметной области, технического задания позволил выявить пользователей и их основные функции. Спецификация пользователей системы электронного документооборота, на рабочие места которых будет установлено клиентское программное обеспечение, приведена в таблице 1
Таблица 2.1- Спецификация пользователей системы электронного документооборота
ОтделПользовательКоличество рабочих местОсновные функцииРасчетный отделБухгалтер2Пользователь системы, выступающий в роли бухгалтера по расчету заработной платы. Составление в электронном виде заявки на материальные ресурсы. Формирование предложений по изменению текста проекта договора. Оформление отчета о выполнении на резолюцию ГД.Цех (отдел)Табельщик1Пользователь системы, который вносит и перепроверяет первоначальные сведения о производительности - табель, сменно-суточное заданиеДирекцияГенеральный директор1Пользователь системы, выступающий в роли руководителя предприятия. Вынесение резолюции на исполнение заявки о начислении премий. Подписание приказа о премировании.Требования к разрабатываемой системе
Анализ процессов делопроизводства при начислении заработной платы и премии в ОАО "НасосМаш" показал, что внедряемая система электронного документооборота должна обеспечивать следующий набор основных функций.
Регистрация документов.
Маршрутизация (обеспечение движения) документов.
Организация совместной работы с документами.
Контроль исполнения.
Потоковое сканирование бумажных документов (табель учета рабочего времени и т.д.).
Хранение документов.
Наличие развитых средств поиска информации.
Ведение базы данных по учету производительности, осуществлению материального и морального стимулирования.
Обеспечение авторизованного доступа.
Поддержка следующих форматов документов: Word, Excel, HTML, ASCII.
Соответствие процедур делопроизводства требованиям ГОСТ.
Работа в сети, поддержка технологии "клиент-сервер".
К дополнительным функциям системы (обеспечение которых возможно на дальнейших этапах внедрения) следует отнести:
1.Архивное хранение документов.
2.Криптографическая защита информации.
.Электронный документооборот на основе электронной почты.
.Работа с взаимосвязанными документами.
.Построение терр?/p>