Исследование должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
p>. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России.
. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.
. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.
. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.
Рис.1 - Структура службы документационного обеспечения управления
Служба документационного обеспечения управления в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.
Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.
Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:
контролю оформления документов и контроль исполнения;
текущее хранение документов;
внесение необходимых данных в автоматизированную систему Документооборот.
3. Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ОАО Желдорреммаш
Все должностные инструкции, которые приняты в ОАО Желдорреммаш имеют единую форму и включают следующие разделы:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность.
В разделе Общие положения устанавливается категория, к которой относится соотвествующая должность.
В данном разделе указаны общие требования к должности:
образование
стаж работы
требования к специальной подготовке
требования к знаниям и навыкам, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.
Например, инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать: должностной инструкция делопроизводство документационный
. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии.
. Формы и методы контроля исполнения документов.
. Структуру предприятия и его подразделений.
. Стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию.
. Схемы документооборота.
. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
. Законодательство о труде.
. Правила внутреннего трудового распорядка.
. Правила и нормы охраны труда.
В общих положениях указано непосредственное подчинение специалиста, а также указана должность, которая замещает специалиста в случае его отсутствия.
Во втором разделе - Должностные обязанности приводится полный перечень обязанностей специалиста.
Третий раздел - Права содержит список прав, которые имеет специалист при исполнении своих должностных обязанностей.
Например, инспектор по исполнению поручений имеет право:
. Требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений.
. Знакомиться в структурных подразделениях организации со всеми документами по проверяемым вопросам.
. Участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством предприятия, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.
. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Четвертый раздел - Ответственность содержит информацию об ответственности специалиста за неисполнение своих должностных обязанностей.
Так, инспектор по исполнению поручений несет ответственность:
. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Инспектор по контролю за исполнением поручений несет персональную ответственность за:
. Состояние контроля исполнения документов и поручений.
. Соблюдение сроков проведения проверок.
4. Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО Желдорреммаш
В службе документационного обеспечения управления присутствуют следующие должности:
Экспедиция:
Делопроизводитель - 1 нд.
Документовед - 2 ед.
Экспедитор-курьер - 1