Инвентаризация как способ контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ует риск ошибочного кодирования инвентарных объектов, во-вторых, не всегда это удается сделать удобно и эстетично. Но самое страшное впереди - это непосредственно сама инвентаризация. Ну вот, инвентаризация проведена, инвентаризационная опись подготовлена и заверена подписями инвентаризаторов. Однако не все еще закончилось. Теперь еще предстоит ручной ввод результатов инвентаризации в информационную систему. При этом нет никакой гарантии, что эти данные будут введены без ошибок и искажения.
Таким образом, существующему сегодня в большинстве организаций процессу учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей присущи следующие основные недостатки:
высокая трудоемкость нанесения инвентарных номеров на объекты учета;
высокий риск ошибочного нанесения инвентарных номеров;
высокая трудоемкость идентификации (сверки) инвентарных объектов;
высокий риск ошибочной идентификации (сверки) инвентарных объектов или ее фальсификации;
высокая трудоемкость ручного ввода данных результатов инвентаризации в информационную систему;
высокий риск возникновения ошибок или фальсификации результатов инвентаризации при их вводе в информационную систему.
Таким образом, объективно существует задача повышения оперативности и достоверности инвентаризации товарно-материальных ценностей при одновременном снижении трудозатрат на ее проведение.
Поставленная задача может быть эффективно решена с применением технологии штрихового кодирования и идентификации, которая позволяет настолько ускорить сбор и обработку данных, а также повысить их достоверность, что вполне может привести к революции в сознании традиционно консервативных бухгалтеров.
Технология штрихового кодирования и идентификации относятся к группе технологий автоматической идентификации объектов. Автоматическая идентификация - совокупность технологий, в которых с помощью электронных средств выявляется уникальная характеристика или уникальная последовательность данных, связанная с материальным объектом, и на основе электронной обработки этой информации производится распознавание объекта.
Штриховое кодирование - технология автоматической идентификации и сбора данных, основанная на представлении информации в виде напечатанных формализованных комбинаций элементов установленной формы, размера, цвета, отражающей способности и ориентации для последующего оптического считывания и преобразования в форму, необходимую для ее автоматического ввода в компьютер.
На сегодняшний день выделяют два типа штриховых кодов: одномерные и двухмерные. Для решения задачи учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей достаточно возможностей, предоставляемых одномерным штриховым кодом. Инвентаризация сводится к получению ответа на вопрос: объект найден и где?. На первую часть вопроса нам ответит штриховой код инвентарного объекта, а на второй штриховой код местонахождения (комната, офис, кабинет, и т.п.). Главное - чтобы эти коды были действительно уникальными.
Терминал сбора данных сочетает в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания этого штрихового кода. Такое сочетание создает качественно новые возможности по мобильному и автономному сбору информации, ее хранению и обработке. Инвентаризатор с помощью терминала сбора данных и специальной установленной на нем программы последовательно считывает штриховые метки местонахождений и инвентарных объектов, информация о которых сохраняется в терминале сбора данных и может быть в последствии передана в автоматизированную систему бухгалтерского учета. Таким образом, фиксируемая в терминале сбора данных информация позволяет сопоставить текущее местонахождение и находящиеся в нем инвентарные объекты - т.е. ответить на основные вопросы инвентаризации. Современные терминалы сбора данных предоставляют широкие возможности по хранению и обработке информации, поэтому появляется возможность наделить их весьма полезными при проведении инвентаризации функциями, например, по информированию инвентаризатора о том, какие объекты по данным АИС ФХД должны находятся в том или ином помещении. Для этого необходимо выполнить следующую операцию - подготовить терминал для проведения инвентаризации.
Подготовка терминала сбора данных к проведению инвентаризации заключается в загрузке в него информации из используемой на предприятии АИС ФХД. В состав этой информации могут входить, например:
данные об исходных состояниях объектов инвентаризации (инвентарные номера, наименования инвентарных объектов, серийные номера инвентарных объектов, материально-ответственные лица, коды местонахождений инвентарных объектов и т.п.);
кодификатор местонахождений инвентарных объектов (коды и наименования местонахождений объектов инвентаризации);
перечень инвентаризаторов (фамилии, имена, отчества, логины, пароли);
параметры инвентаризации (код и наименование организации, проводящей инвентаризацию и т.п.);
Когда терминал сбора данных подготовлен, можно приступать к самому ответственному, а до внедрения штрихового кодирования - и самому трудоемкому этапу инвентаризации - сбору данных о текущем состоянии инвентарных объектов. Только теперь у нас в руках не инвентаризационная опись и прочие гроссбухи, а небольшое устройство, а вместо многочисленной комиссии - один инвентаризатор. Действия и?/p>