Документообіг: сутність та вимоги до організації
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ
КАФЕДРА КНИГОЗНАВСТВА ТА ФОНДОЗНАВСТВА
Курсова робота
ДОКУМЕНТООБІГ: СУТНІСТЬ ТА ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ
Харків2009
ЗМІСТ
ВСТУП
Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ
2.1 Документообіг вхідних документів
2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом
2.3 Інформаційно-довідкова робота
2.4 Документообіг вихідних документів
2.5 Документообіг внутрішніх документів
Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ
ВИСНОВКИ
ДОДАТКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ВСТУП
Актуальність теми:
Практично будь-яка сфера людського життя повязана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень повязана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.
На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами.
Не рідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства та документообігу, проблеми впровадження та використання сучасних компютерних систем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Саме секретар може обєктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєві зауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.
Стан розроблення проблеми:
Як вже відмічалось, організація документообігу важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Тому, перш за все, слід навести визначення документообігу.
В ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять зафіксовано, що документообіг це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.
Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом. Так сказано у навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової. Також М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба). [13]
Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.
Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.
Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.
М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структура потоку визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, який визначають періодичністю руху. [13]
К.Г. Мітяєв у своїй роботі Теория и практика архивного дела надав своє визначення вхідних та вихідних документів. Так вихідними він називав зовнішні документи, що є відпустками або чернетки надісланих з установи документів, а вхідними якщо вони адресовані установі й вона фактично їх одержала. [18]
Г.В. Беспянська у навчальному посібнику Організація роботи з документами виділяє інші документопотоки.
Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій поток входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям.
Під документопотоком розуміється сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. [8]
В.А. Кудряєв у підручнику Организация работы с документами наводить схожу класифікацію документпотоків. Пі?/p>