Документообіг: сутність та вимоги до організації
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.
Підсумкові дані підрахунку документообігу наводяться в таблиці, яка має форму довідки про обсяг документообігу. (Додаток 1).
Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. [8; 15; 16; 17; 21]
В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.
При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).
При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.
При змішаній одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). [26]
З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.
Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи. (Додаток 2). [27]
Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ
Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:
- Документообіг вхідних документів;
- Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
- Інформаційно-довідкова робота;
- Документообіг вихідних документів;
- Документообіг внутрішніх документів.
Розглянемо ці складові більш детально.
2.1 Документообіг вхідних документів
Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного звязку. За допомогою поштового звязку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.
Каналами електронного звязку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.
Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. [1; 8]
Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.
Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою Особисто), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.
На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.
Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.
Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обовязкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обовязків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. [8; 13; 14; 20]
Слід розглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях. Основу складають 100% документів.
Перша група документів, яку виділяє секретар керівника конверти з позначкою Особисто. В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою Особисто складає близько 5% від усього масиву вхідних дкументів.
Друга група це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.
Третя група документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).
Четверта група документів складає близько 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), які направляються секретарем на розгляд керівництва.
Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 65% документів, а 10 15%.
Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 15% керівництву організації, 45 50% в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.
Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню док?/p>