Документообіг: сутність та вимоги до організації
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
науковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. В процесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодо вдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Як наслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються данної теми, це і підручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також числені статті, написані авторами як висновок власного досвіду.
Проаналізувавши літературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).
Основна вимога документообігу це уникнення дублювання.
Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.
Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.
Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 65% документів, а 10 15%. Така система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації.
Забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної в них інформації це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції, яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.
Організація повинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективне використання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядження спеціалістів увесь масив інформації з певного питання.
Основна робота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання проходженню вхідних документів.
Встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різняться для різних видів організацій та документів.
Як висновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дуже складні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правил документообігу дозволить досягти прямоточності направлення документопотоків, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, що все це впливає на покращення документаційного забезпечення управління вцілому.
Додаток 1
Довідка про обсяг документообігу
За______________200__р.
ДокументиКількість документівУсьогооригіналитиражВхідніВихідніВнутрішніРазом
Додаток 2
ТОВ Захід
Ідентифікаційний
код ЄДРПОУ 11111111ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ Захід
(підпис) М.В. Опанасенко
05.01.2004
ГРАФІК
документообігу на 2004 рік
№
п/пДокумент
(форма)Хто оформляє (виписує і реєструє)Хто підписуєКим і кому передаєтьсяДата передачіХто дооформлює (виконує)Дата виконанняПередається після виконанняХто перевіряє123456 789101Ф. № КО-2
Видатковий
касовий
ордерВідповідальний бухгалтерДиректор, головний бухгалтерВідповідальний
Бухгалтер касируУ день здійснення господарської операціїКасир, фіз. ОсобаУ день здійснення господарської операціїКасир відповідально-му бухгалтеруВідповідаль-ний бухгалтер (голвний бухгалтер)23
Склав:
Головний бухгалтер
(підпис) В.В. Петрова
Додаток 3
Схема проходження вхідних документів
Додаток 4
Схема роботи з вихідними документами
Додаток 5
Схема проходження внутрішніх документів
Додаток 6
Схем?/p>