Документообіг: сутність та вимоги до організації
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
®.В. Химіч у статті Документооборот в территориально-распределённой компании, виходячи з досвіду, отриманого в процесі впровадження різноманітних СЕД в більше чим десяти крупних компаніях з холдинговою структурою, пропонує свою точку зору на організацію документообігу в територіально-розмежених організаціях. [26]
СЕД є однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи, пише Л.Я. Філіпова у статті Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід). [25]
Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової Основные правила организации документооборота предприятия, значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому. [10]
Обєкт даної курсової роботи документообіг.
Предмет виявлення особливостей організації документообігу.
Завдання курсової роботи:
- Проаналізувати основну літературу з теми курсової роботи
- Визначити принципи організації документообігу, його особливості
- Встановити основні складові документообігу:
3.1. Документообіг вхідних документів;
3.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
- Інформаційно-довідкова робота;
3.4. Документообіг вихідних документів;
- Документообіг внутрішніх документів
- Розглянути взаємодію учасників документообігу
- На оснаві проаналізованого матеріалу зробити висновки
Перспективи розроблення даної теми:
На сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців. Із впровадженням компютерних технологій та автоматизованих систем документообігу значно підвищилась швидкість обробки документів, а в наслідок і продуктивність роботи організації. Науковці ще проводять дослідження західних систем документообігу та намагаються створити найкращий аналог таких систем, орієнтуючись на традиційне ведення наших документаційних процесів. Робляться спроби впровадження комплексної системи автоматизації всіх діловодних процесів, а також формується законодавча база для повного їх регламентування.
Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.
У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [21]
Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:
- Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
- Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
- Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.
- Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії. [13]
Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.
За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:
1 категорія установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;
2 категорія від 25000 до 100000 документів на рік;
3 категорія від 10000 до 25000 документів на рік;
4 категорія до 10000 документів на рік.
Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.
Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.
Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх регістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів.