Дiловий протокол
Информация - Культура и искусство
Другие материалы по предмету Культура и искусство
Мiнiстерство освiти й науки УкраСЧни
Донбаський державний технiчний унiверситет
Кафедра соцiально-гуманiтарних диiиплiн
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
З ДИiИПЛРЖНРЖ ДРЖЛОВИЙ ПРОТОКОЛ
СПРЖЛКУВАННЯ З ВИКОРИСТАННЯМ ДОПОМРЖЖНИХ ЗАСОБРЖВ
- Етикет телефонного спiлкування.
- Дiлове листування.
- Вiзитнi картки.
У системi дiлового спiлкування важливе мiiе займають рiзнi технiчнi засоби. Нинi важко уявити офiс без найсучаснiших засобiв звязку: телефону (телефаксу, мобiльного телефону), компютера з набором апаратури для друкування, розмноження рiзних листiв, документiв. В особистих контактах все бiльшого значення надають вiзитним карткам.
Умiле використання цих допомiжних засобiв полегшуСФ органiзацiю дiлового спiлкування, робить його динамiчним, сучасним.
1. Етикет телефонного спiлкування
У дiловiй практицi важко обiйтись без телефону. Розмова телефоном маСФ своСЧ особливостi. Це заочна розмова, заочне знайомство. Як технiчний засiб спiлкування вiн СФ постiйним каналом дiлового звязку.
Телефонна розмова часто стаСФ початком дiлових вiдносин. На вiдмiну вiд особистоСЧ зустрiчi, тут не мають значення зовнiшнiй вигляд i жести, iнтерСФр службового примiщення. Отже, iмiдж фiрми може залежати виключно вiд манери спiвпрацiвникiв вести телефонну розмову.
Дiлова телефонна розмова вимагаСФ виняткового такту, коректностi. Адже вiдчувши нетактовнiсть, зверхнiсть, на другому кiнцi звязку можуть тут же обiрвати розмову, поклавши слухавку. Одночасно деякi функцiонери, вiдчувши свою перевагу, можуть бути грубими i фамiльярними пiд час телефонноСЧ розмови, чого вони, очевидно, не могли б собi дозволити пiд час особистоСЧ зустрiчi.
Вiдчуваючи себе на далекiй вiдстанi вiд спiврозмовника, погано вихованi службовцi обривають розмову, кинувши слухавку, або вiдмахуються кiлькома не дуже ввiчливими фразами. Отже, телефонна нетактовнiсть одного службовця може завдати вiдчутноСЧ шкоди усiй фiрмi або органiзацiСЧ.
Часто телефоннi розмови тривають дуже довго, тодi як при особистiй зустрiчi справу можна було б вирiшити за кiлька хвилин.
Вiдомий украСЧнський економiст В.Терещенко, читаючи курс лекцiй з органiзацiСЧ та управлiння на основi узагальнення свого тридцятирiчного досвiду роботи в США, запропонував спецiальну iнструкцiю з користування службовим телефоном.
Ось кiлька найважливiших правил:
Перше. Якщо ви телефонуСФте в установу чи незнайомiй людинi, то слiд вiдрекомендуватися: з вами розмовляСФ такий-то (iмя, по батьковi, прiзвище, представник такоСЧ-то органiзацiСЧ, вказати посаду); пiсля цього треба запитати iмя, по батьковi й прiзвище свого спiврозмовника. Усе це говорять без поспiху, розбiрливо, щоб можна було записати. У великих установах подiбнi записи веде, як правило, секретар.
Друге. Завжди закiнчуСФ розмову той, хто телефонуСФ, а не той, кому дзвонять. Тому що iнодi у вас може бути два запитання. Перше ви вичерпали - вам вiдповiли й поклали трубку. А у вас ще одне запитання, i тому ви змушенi телефонувати повторно.
ТретСФ. Розмовляти по телефону потрiбно чiтко й стисло. РЖнакше - тисячi й тисячi непотрiбних телефонних дзвiнкiв, перевантаження телефонних лiнiй. Для цього слiд заздалегiдь продумувати свою розмову, щоб замiсть кiлькох хвилин не розтягувати СЧСЧ на пiвгодини.
Четверте. Правильне, рацiональне використання телефону маСФ й такий аспект розмiщення його. Треба ретельно обмiрковувати це питання ще тодi, коли установу обладнують. Для цього слiд заздалегiдь знати, де будуть робочi мiiя, якi потребують телефонного звязку, щоб найдоцiльнiше розмiстити телефоннi апарати. Як показуСФ досвiд, потрiбен телефон спiльного користування, розмiщений у зручному для всiх мiii, скажiмо, у коридорi.
РЖснують певнi правила дiлового телефонного спiлкування, яких варто дотримуватись, щоб не порушити вимог або норм етикету.
Якщо дзвонять вам - не iгноруйте телефонних дзвiнкiв. Можливо, це вигiдний партнер з цiнною пропозицiСФю.
Працiвник фiрми або офiсу, вiдповiдаючи на телефонний дзвiнок, маСФ назвати свою органiзацiю: "РЖнститут менеджменту та економiки", "Приймальна ректора iнституту менеджменту та економiки".
Якщо дзвонять у той момент, коли ви розмовляСФте з вiдвiдувачем, вибачтесь перед ним i пiднiмiть слухавку. Залежно вiд рангу того, хто СФ вiдвiдувачем, i того, хто дзвонить, одну з розмов - усну або телефонну - доведеться перервати. Норми дiлового етикету рекомендують перервати або вiдкласти на пiзнiше телефонну розмову. Цим висловлюСФться повага до вiдвiдувача. Але в тому чи iншому випадку треба бути гранично ввiчливим.
Якщо вам дзвонять, коли ви розмовляСФте по iншому телефону, слiд вибачитись перед спiврозмовником, перервати з ним розмову i пiдняти слухавку телефону, який дзвонить. Залежно вiд рангу обох спiврозмовникiв або важливостi розмов одну з них переривають. Один iз спiврозмовникiв або чекаСФ . на iншому кiнцi звязку закiнчення розмови, або розмова з ним переноситься на iнший час.
На вирiшення ситуацiСЧ може вплинути характер дзвiнка: телефон прямоСЧ лiнiСЧ, мiський, внутрiшнiй, мiжмiський дзвiнок чи мiжнародний.
Якщо на телефонний дзвiнок вiдповiдаСФ молодший персонал фiрми (диспетчер, секретарка), то достатньо, узявши слухавку, назвати фiрму або СЧСЧ вiддiл. Якщо узяв слухавку м?/p>