Дiловий протокол
Информация - Культура и искусство
Другие материалы по предмету Культура и искусство
Вµнеджер фiрми або СЧСЧ керiвник, варто назвати своСФ прiзвище.
Поширена ситуацiя телефонноСЧ розмови, коли просять до телефону працiвника, який в даний час вiдсутнiй. У таких випадках часто вiдповiдають: "Його немаСФ". РЖ кидають слухавку. Звучить повторний дзвiнок з перепитуванням: "Коли вiн буде?" Звучить стереотипне: "Не знаю" i знову кидають слухавку.
Така телефонна розмова дратуСФ обох спiврозмовникiв i забираСФ час. Оптимальний варiант дiловоСЧ розмови у подiбнiй ситуацiСЧ - вiдповiсти, коли буде вiдсутнiй або що йому передати. У бiльшостi випадкiв цим розмова вичерпуСФться.
РЖнодi важливо якомога швидше, але ввiчливо закiнчити розмову. Першим маСФ закiнчувати розмову той, хто дзвонить. Але спiврозмовник може виявитись балакучим. Тодi iнiцiативу маСФ брати той, до кого дзвонять. Треба у зручний момент перервати спiврозмовника i сказати: "По сутi справи ми зясували всi питання. Коли буде щось нове, я вам зателефоную. До побачення!" Можна послатись на iншу телефонну розмову, виклик до керiвника, появу вiдвiдувача. Але завершення розмови маСФ бути коректним.
Якщо немаСФ можливостi вiдразу дати точну вiдповiдь телефоном, скажiть, що зателефонуСФте пiзнiше. Але для другоСЧ розмови слiд зiбрати всю необхiдну iнформацiю, щоб не довелось переносити розмову ще раз.
У розмовi з телефонним партнером слiд час вiд часу вставляти слова "так", "розумiю", щоб вiн вiдчував контакт. Вставляти цi слова треба не дуже часто, iнакше вiн подумаСФ, що ви його пiдганяСФте.
У телефоннiй розмовi, та й у будь-якiй iншiй, слiд уникати висловiв "Я не знаю", "Не розумiю", бо це може негативно вплинути на авторитет того, хто вiдповiдаСФ, або на авторитет фiрми.
Якщо дзвоните ви - плануйте телефонну розмову. Пiд рукою важливо мати перелiк основних питань, якi слiд послiдовно викласти, перелiк основних цифр, в яких може виявитись потреба пiд час розмови.
Складайте список осiб, з якими треба поговорити. Телефоннi розмови краще проводити в першiй половинi робочого дня. Пiсля обiду потрiбний партнер може не виявитися на робочому мiii.
Розмову телефоном починають з привiтання. Потiм роблять невелику паузу, щоб спiврозмовник мiг вiдповiсти на привiтання. Далi слiд представитись. Пiсля цього маСФ назвати себе спiврозмовник. Якщо вiн цього не зробив, треба запитати, з ким маСФте справу.
Не обговорюйте свою проблему з некомпетентними спiврозмовниками (наприклад, iз секретаркою). Просiть звязати вас iз людиною, яка може вирiшити вашу справу.
Не сприймайте як образу проханий зателефонувати через 15-20 хвилин. Можливо, ваш спiврозмовник саме в цей час дiйсно дуже зайнятий.
Пiд час телефонноСЧ розмови бажано записувати найголовнiшi позицiСЧ. Якщо ви зателефонували людинi, яка вас про це попросила, але СЧСЧ не виявилось на мiii, попросiть, щоб вона вам зателефонувала, i назвiть зручний для вас час.
Деякi бiзнесмени, закiнчивши дiлову частину бесiди, переводять розмову на нейтральнi теми: про погоду, сiмейнi справи. Це можливо, але варто зясувати, чи маСФ для цього ваш партнер час i бажання.
Не рекомендуСФться телефонувати людям додому з приводу службових питань. Як правило, не телефонують пiсля десятоСЧ години вечора.
Грубе порушення дiлового етикету, якщо ви обiцяли зателефонувати, але не зробили цього, оскiльки питання вирiшилось iншим шляхом. Слiд зателефонувати i подякувати за готовнiсть партнера до розмови i, можливо, до спiвпрацi у телефоннiй розмовi треба бути виразним, лаконiчним. Особливо тепер, коли телефоннi розмови стали дуже дорогими.
Офiцiйнi переговори по телефону починаються тодi, коли було досягнуто домовленостi пiд час телефонноСЧ розмови. СкладаСФться запис цiСФСЧ розмови, який СФ пiдтвердженням усноСЧ домовленостi. Текст на паперi маСФ своСФрiдну магiчну силу i по сутi стаСФ обовязковим до виконання, чого не можна сказати про усну домовленiсть.
Завершуючи телефонну розмову, обовязково слiд попрощатися. Зауважимо, що реплiки-привiтання i прощання, прохання, вибачення й подяки не завжди включаються в телефонну розмову, що зумовлено рiзними причинами, i передусiм можливим роздратуванням спiврозмовника, термiновiстю та важливiстю повiдомлення i, звичайно, невихованiстю. Нетактовно класти трубку, не дочекавшись прощальних слiв вашого спiврозмовника.
Таким СФ бiльш-менш докладний "портрет"-еталон телефонного спiлкування, соцiально-психологiчнi вимоги телефонного етикету.
Будь-який дiловий контакт немислимий без обмiну посланнями факсом.
Факс - апарат, який економить ваш час. Значення телефону для пiдприСФмницькоСЧ дiяльностi важко переоцiнити. Бiльш простого засобу для спiлкування людей поки що не придумано. Телекси, телетайпи i факси лише доповнюють його. При ефективному використаннi вiн стаСФ важливим компонентом iмiджу фiрми.
Умiння спiвробiтникiв фiрми вести телефоннi переговори в кiнцевому рахунку визначаСФ СЧСЧ репутацiю.
Деякi спецiалiсти в сферi дiлового спiлкування вважають, що одним iз факторiв незадовiльного стану окремих пiдприСФмств СФ поганi манери СЧх службовцiв, якi проявляються особливо часто пiд час телефонних розмов.
Службовцi навiть вiдомих фiрм, секретарi приймалень, першочерговий обовязок яких вiдповiдати на телефоннi дзвiнки, як правило, не мають нiякоСЧ спецiальноСЧ пiдготовки для ведення телефонних переговорiв.
2. Дiлове листування
Листування й досi лишаСФться одним iз основних i найпоширенiш?/p>