Дiловий протокол
Информация - Культура и искусство
Другие материалы по предмету Культура и искусство
?х засобiв звязку мiж людьми. Програючи телефоновi, телексу, телефаксу, компютерному звязку у швидкостi передачi iнформацiСЧ, лист маСФ безперечнi переваги, коли справа стосуСФться обсягу повiдомлення, ТСрунтовностi викладу аргументiв, особистих прикмет його форми i змiсту, до того ж це порiвняно дешева форма спiлкування.
Листи - то нашi думки й намiри, матерiалiзований на паперi вияв уваги до людини, любязного ставлення до навколишнiх. Не випадково з давнiх часiв умiння листуватись було мистецтвом, кращi зразки якого дали початок епiстолярному жанровi в лiтературi - у формi листiв писались фiлософськi й полiтичнi трактати, вiршi, новели, навiть романи.
У дiлових вiдносинах вагома роль вiдводиться дiловому листуванню.
Дiловi листи можуть бути офiцiйними i неофiцiйними, або формальними i неформальними.
Неформальними листами обмiнюються люди, якi добре знають однi одних. Такий лист може бути написаний вiд руки, в ньому допустима довiльна форма звертання ("Дорогий друже!")
Офiцiйний лист, за деякими винятками, маСФ бути надрукований.
Офiцiйне дiлове листування вимагаСФ дотримання певних формальностей.
Дiловий лист маСФ бути бездоганний у всiх вiдношеннях, бо навiть незначне недотримання правил може призвести до змiни його змiсту, смислових акцентiв, тону чи й до втрати ним юридичноСЧ сили. Мовний етикет набуваСФ особливоСЧ ваги, якщо лист надсилають за кордон, де не узвичаСФно ставити печатку на комерцiйних документах, досить одного пiдпису уповноваженоСЧ особи навiть на замовленнях, звiтах i гарантiйних листах. Юридично правильно оформлений, однозначний за змiстом, бездоганний з погляду структури, написаний довершеною в стилiстичному й орфографiчному вiдношеннях мовою на виготовленому друкарським способом чи за допомогою компютера бланку з позначенням усiх реквiзитiв лист - запорука успiху справи, бо сприятиме створенню доброго враження про вас i вашу дiяльнiсть на перших (безособистiсних) етапах спiлкування з вiтчизняним чи зарубiжним партнером.
РЖ хоч останнiми роками стиль дiлового листування значно спростився, наблизившись до приватноСЧ кореспонденцiСЧ й навiть до розмовноСЧ мови, проте ще лишаСФться досить умовностей, додержувати яких конче потрiбно. Це передусiм стосуСФться структури дiлового листа: логiчних елементiв змiсту та правил оформлення його.
Фахiвцi з проблем культури дiлового мовлення пропонують таку схему побудови змiсту службового листа: вступ, доказовi висновки й закiнчення. Використання всiх названих компонентiв у текстi дiлових листiв (якi за функцiональними ознаками подiляють на такi, що вимагають вiдповiдi - це лис-ти-прохання, листи-звернення, листи-пропозицiСЧ, листи-вимоги; i такi, що вiдповiдi не потребують - листи-попередження, листи-нагадування, листи-пiдтвердження, листи-вiдмови, супровiднi, рекламнi й iнформацiйнi листи, лис-ти-розпорядження).
Вступ маСФ мiстити виклад причини i безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактiв, цифрових даних i логiчних висновкiв у них повиннi переконати адресата в правомiрностi постановки питання й необхiдностi позитивного розвязання його. Основним i неодмiнним структурним елементом змiсту листа СФ висновок (закiнчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи вiдмову, пропозицiю чи прохання тощо.
У дiловому листi спочатку слiд поговорити про предмет попереднiх контактiв, потiм викласти його основну мету i на завершення висловити надiю на-подальшу спiвпрацю. Зрозумiло, це даСФ змогу поряд з ретельним добором першоСЧ фрази й прикiнцевих слiв у службових листах вживати набiр узвичаСФних аргументiв, готовi вислови i звороти на зразок: "На пiдтвердження нашоСЧ телефонноСЧ розмови... повiдомляСФмо, що..."; "ПiдприСФмство гарантуСФ якiсть виконаних робiт..."; "На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене..."; "СподiваСФмось на подальшу спiвпрацю..." Текст листа складають не вiд першоСЧ, а вiд третьоСЧ особи (до того ж займенники замiнюють на iменники): "Лiцей повiдомляСФ..."; "Редакцiя надсилаСФ...".
Етикету дiлового спiлкування слiд суворо дотримуватися, якщо ви хочете зберегти добрi стосунки iз зарубiжними партнерами.
Якi ж цi вимоги?
Дiловi листи друкуються на машинцi, тепер найчастiше на компютерi, на спецiальних бланках фiрми чи органiзацiСЧ, виготовлених друкарським способом.
Бланк мiстить назву i адресу вiдправника, номери телефонiв, факсiв. Ця iнформацiя маСФ легко читатись, бути оформленою професiйним дизайнером. Зовнiшнiй вигляд бланка, рiвень полiграфiчного виконання, якiсть паперу свiдчать про солiднiсть фiрми.
Реквiзити на бланку для листування з iноземцями, як правило, мають бути продубльованi англiйською мовою.
Дiловi листи пишуть тiльки на однiй сторонi паперу.
Якщо лист займаСФ бiльше однiСФСЧ сторiнки, то в кiнцi його пишуть: "з продовженням". У мiжнароднiй дiловiй практицi текст, як правило, вмiщують на однiй сторiнцi.
Для нумерацiСЧ використовуються арабськi цифри. Витримуються поля злiва (для пiдшивання) i справа. Текст друкуСФться через два або пiвтора iнтервали. Звернення до адресата слiд писати без абзацу.
Виправлення в текстi листа не допускаСФться.
Листи пересилаються у фiрмових конвертах. Лист може бути складений у конвертi не бiльше одного разу текстом досередини. Для особливо важливих листiв використовують конверт такого формату, щоб лист не згинати. На конвертi, як правило, розмiщують усi реквiзити фi?/p>