Этика менеджмента
Методическое пособие - Менеджмент
Другие методички по предмету Менеджмент
°я, иллюстративная).
Эффективность общения зависит от правильности выбора способа и формы общения. Процесс общения включает звенья: намерение, внимание, восприятие, запоминание, участие.
Намерение отвечает на вопросы: что, кто, почему и когда? Внимание воздействует на различные чувства, отвечая на вопросы Что важно для получающего информацию лица?, Какая форма общения предпочтительнее? Восприятие передача информации с обеспечением правильности понимания. Запоминание стремление понять, принять, сохранить. Обратная связь выражается в словах, действиях, поведении. Барьерами при общении являются:
неопределенность информации;
неудачное представление сведений;
неспособность партнера воспринимать информацию.
Большая часть деловой информации менеджера это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные журналы и книги, деловые документы.
Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма: короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения. Различают следующие виды служебной документации: письма, служебные записки, доклады, сопроводительные письма, приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего.
Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату.
Официальные письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации).
Письмо-запрос: Сопроводительное письмо: причины, сообщение о высылаемом; побудившие просьбу; уточняющие сведения; изложение просьбы; готовность к сотрудничеству. ожидаемый результат; Приказ: готовность к сотрудничеству. распорядительная часть; предписывающая часть; Письмо-ответ: способ контроля; повторение просьбы; информируемые подразделения. причины Служебная инструкция: принимаемого решения; общая часть; констатация решения. функции; Служебное письмо: обязанности; актуальность запроса; права; содержание запроса; взаимоотношения; ожидаемый результат; ответственность; гарантии. оценка работы.
В деловых материалах часто приходится приводить цифры. Таблицы воспринимаются визуально труднее, чем текст. Поэтому, приводя числовые данные, следует обратить внимание на способ их выделения, расположение, логику порядка строчек и столбцов. Более предпочтительны в деловых материалах диаграммы, графики.
Требования к содержанию служебного документа:
точность и ясность изложения мыслей;
максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз;
краткость, лаконичность, немногословие, отсутствие пустых фраз;
грамотность;
корректность.
Унификация документов необходима с экономической точки зрения (сокращение труда на составление документа), правовых требований, с технических позиций, с психологической точки зрения (ориентация читателя).
Рекомендации к оформлению корреспонденции
1. Постарайтесь разместить письмо на одной странице.
2. В первых фразах постарайтесь указать точно, о чем письмо.
3. В заключительной фразе суммируйте кратко вышесказанное.
4. Используйте подчеркивание или выделение шрифтом нескольких ключевых слов или одной-двух ключевых фраз.
5. Излагайте содержание ясно и однозначно.
6. Формулируйте предложение с позиции заинтересованности получателя.
7. Используйте только лучшую бумагу.
8. Не допускайте помарок и подчисток.
9. Безжалостно редактируйте текст.
10. Не пишите письмо, если не знаете точно, чего сами хотите.
11. Помните, что письмо может храниться у адресата длительное время.
Бюрократические приемы в письме
Бюрократия пренебрежение к существу дела ради соблюдения формальностей.
Типовое начало: В связи с разъяснением технического отдела 15/78 по приказу директора комбината 479, уточняющего инструкцию министерства 236 по постановлению правительства 511, раскрывающего закон, принятый ранее, мы, к сожалению, не...
Типовые термины бюрократии, которые следует воспринимать несколько иначе:
оптимизировать это означает усложнять дела, ?/p>