Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Национальный исследовательский Томский политехнический университет
Гуманитарный факультет
КУРСОВАЯ РАБОТА
по учебной дисциплине
Архивоведение
Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности
Руководитель
Л.Л. Попова
Студентка гр. 11880
М.В. Частоступова
Томск - 2011
Содержание
Введение
.Создание системы электронного архива
1.1Архив организации: понятие, нормативная база
1.2Система электронного архива: основные функции, виды и этапы создания
2.Передача электронных документов на хранение
2.1Проблемы обеспечения сохранности деятельности
2.2Система электронного архива в организации ООО Ватерком
Заключение
Список использованных источников
Введение
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
За последние несколько десятилетий количество документированной информации, в различных организациях и на разных уровнях управления документами, возросло многократно. Но это не означает, что не следует брать во внимание те документы, которые уже находятся на постоянном хранении в архивах не только Томска и Томской области, но и в других уголках России.
Также, следует отметить и тот факт, что за последнее двадцатилетие уровень компьютеризации и автоматизации возрос многократно. Теперь нам уже невозможно представить себе создание документа без использования компьютерных технологий.
Не замеченным нельзя оставить и тот факт, что использование электронного архива приобретает всё большую популярность и необходимость среди организаций, а также в архивах городов Российской Федерации, что в свою очередь не уменьшает количество документов, которых необходимо переводить в электронный архивный фонд.
Актуальность данной работы заключается в том, чтобы дать определение архиву организации и показать в теории, что такое система электронного архива, а также сравнить это с электронным архивом на конкретном предприятии.
Целями данной работы являются:
освещение информации об архиве организации и электронном архиве
раскрыть и осветить основные виды и функции электронного архива при непосредственной работе с ним.
Задачами данной работы можно считать разъяснение и подтверждение следующих пунктов:
.Дать определение понятиям Архива организации и Электронного архива и ознакомление с нормативной базой.
2.Освещение основных видов и функций электронного архива и проблемы обеспечения сохранности деятельности при непосредственной работе с ним.
1.Создание системы электронного архива
.1.Архив организации: понятие, нормативная база
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
В свою очередь, архив подразделяется на 3 вида или уровня архивов:
)Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
2)Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
3)Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Мы более детально остановимся и рассмотрим архив организации.
Архивы организаций подразделяются на:
передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;
не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.
Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосу?/p>