Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности

Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит

Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Национальный исследовательский Томский политехнический университет

Гуманитарный факультет

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по учебной дисциплине

Архивоведение

Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности

 

 

 

 

Руководитель

Л.Л. Попова

Студентка гр. 11880

М.В. Частоступова

 

 

 

 

 

Томск - 2011

 

Содержание

 

Введение

.Создание системы электронного архива

1.1Архив организации: понятие, нормативная база

1.2Система электронного архива: основные функции, виды и этапы создания

2.Передача электронных документов на хранение

2.1Проблемы обеспечения сохранности деятельности

2.2Система электронного архива в организации ООО Ватерком

Заключение

Список использованных источников

 

Введение

 

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

За последние несколько десятилетий количество документированной информации, в различных организациях и на разных уровнях управления документами, возросло многократно. Но это не означает, что не следует брать во внимание те документы, которые уже находятся на постоянном хранении в архивах не только Томска и Томской области, но и в других уголках России.

Также, следует отметить и тот факт, что за последнее двадцатилетие уровень компьютеризации и автоматизации возрос многократно. Теперь нам уже невозможно представить себе создание документа без использования компьютерных технологий.

Не замеченным нельзя оставить и тот факт, что использование электронного архива приобретает всё большую популярность и необходимость среди организаций, а также в архивах городов Российской Федерации, что в свою очередь не уменьшает количество документов, которых необходимо переводить в электронный архивный фонд.

Актуальность данной работы заключается в том, чтобы дать определение архиву организации и показать в теории, что такое система электронного архива, а также сравнить это с электронным архивом на конкретном предприятии.

Целями данной работы являются:

освещение информации об архиве организации и электронном архиве

раскрыть и осветить основные виды и функции электронного архива при непосредственной работе с ним.

Задачами данной работы можно считать разъяснение и подтверждение следующих пунктов:

.Дать определение понятиям Архива организации и Электронного архива и ознакомление с нормативной базой.

2.Освещение основных видов и функций электронного архива и проблемы обеспечения сохранности деятельности при непосредственной работе с ним.

 

 

1.Создание системы электронного архива

 

.1.Архив организации: понятие, нормативная база

 

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В свою очередь, архив подразделяется на 3 вида или уровня архивов:

)Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

2)Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

3)Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Мы более детально остановимся и рассмотрим архив организации.

Архивы организаций подразделяются на:

передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосу?/p>