Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?кацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.
.2 Система электронного архива в организации ООО Ватерком. Организационная схема ДОУ ООО Ватерком
Компания ООО "Ватерком" один из основных оптовых поставщиков водоочистного оборудования на территории Сибири и Дальнего Востока. "Ватерком" является приемником компаний ООО "Мистер Фильтр" (1995 год), ООО "МФО-Сибирь" (с 1998 года). На протяжении этого времени планомерный рост, расширение возможностей по поставкам, ассортименту и услугам привели к реорганизации компании от розничной торговли кувшинами до оптовых поставок водоочистного оборудования и комплектации промышленных объектов. В организации работает 11 человек.
Организационная структура управления компании Ватерком имеет следующую структуру, которая также определяет организационную схему ДОУ:
ДиректорПрограммистМенеджеры оптовых продажГлавный инженерФинансовый директорНачальник отдела логистикиВодитель-экспедиторБухгалтер*КладовщикГрузчикРис. 1
В организационную структуру ДОУ входит бухгалтер - специалист, ответственный за делопроизводство, кадровый учёт, первичный бухгалтерский учёт.
Одними из основных функциональных обязанностей бухгалтера по ведению делопроизводства организации являются:
обеспечение офиса расходными материалами, канцелярскими и хозяйственными товарами;
издаёт по распоряжению директора общие приказы по компании; ведёт реестр общих приказов; хранение приказов производится в отдельной папке, как в электронном, так и в бумажном виде;
по распоряжению директора подаёт в бюро пропусков служебные записки на выдачу пропуска;
организует документооборот в офисе, а именно: регистрация документов входящих и исходящих, их места хранения, также это касаемо и ведения электронной документации;
получение и отправка почты в почтовом отделении;
составление письма по заданию директора;
организация и ведение кадрового учёта в соответствии с требованиями Инструкции Кадровый учёт;
отвечает за взаиморасчёты с внешними организациями: получение, подписание и подача счёта на оплату, предоставление договоров для подписания/продления, документы для бухгалтерского учёта.
Основными системами электронного архива организации, используемыми в ООО Ватерком, являются:
1.Microsoft Office Outlook - позволяет быстро обмениваться сообщениями между сотрудниками данной организации, принимать почту внутри организации, планировать встречи, вносить и корректировать задачи, а также создавать, корректировать и вносить информацию о важных клиентах и поставщиках, непосредственно сотрудничающих с организацией.
2.1С: Предприятие - позволяет работать сотрудникам различных должностей, таких, как: бухгалтер, менеджеры по продажам, программист и так далее. Данная программа включает в себя работу с текущей документацией и непосредственно с электронным архивом.
Заключение
Весь процесс управления информацией в электронном архиве, построен на основании теории об архиве организации. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.
Поскольку обслуживание электронного архива имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением или подразделениями, такими как: непосредственно работающими в данном архиве, а также специалистами по программному обеспечению. В больших организациях это могут быть специализированные отделы. В небольших учреждениях или организациях, примером может служить рассмотренная в данной работе компания ООО Ватерком, за данную работу отвечают 2 специалиста, а именно: бухгалтер и программист.
В организации, которую мы рассматривали в данной работе, создание и ведение электронного архива, тесно переплетается с теорией, и главным образом, обусловлено несколькими факторами, такими как:
работа с поставщиками и клиентами, непосредственно, не только в городе Томске, но и вне его пределов, что предполагает быстрый и качественный обмен документами и информацией, используя преимущественно интернет- и компьютерные технологии;
исходя из вышесказанного пункта, это предполагает обработку, хранение и использование документов в электронной базе данных документов, а именно в электронном архиве организации, что более приемлемо для данной организации.
Основной задачей ведения электронного архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначении. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории Российской Федерации, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.
Список использованных источников
1. Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации
. Основные правила работы архивов организаций, М.: Росархив; ВИНИИДАД, 2002г.
.