Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
оддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.
Также, необходимо осветить правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов.
Деятельность аудиовизуальных и электронных архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.
До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.
В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации . Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).
Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений.
Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты и проектная документация.
Электронный архив включает следующие базовые функции:
управление документами и иерархической структурой , управление сервисами, назначение документам атрибутов);
имиджинг документов (оцифровка , трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
поточный ввод - ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
управление Web-контентом;
системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.
В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:
для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
для архивов нормативно-технической документации - функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
для архивов финансовой (платежной) документации - функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.
Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.
Электронный архив подразделяется на такие виды, как:
.Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия;
2.Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи , пояснительные записки и многое другое;
.Электронный архив нормативных документов ;
.Электронный архив технической документации <http://ru.wikipe