Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
dia.org/wiki/_>, предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя , технические характеристики и проч.);
.Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
.Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров внутри компании;
.Электронный архив конструкторской документации , независимо от их давности.
Определив, какие виды и функции свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива.
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект - самой организации или же компании-аутсорсера . В общем виде очередность такова:
Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции ;
Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры , библиотеки на различных носителях);
Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
Сканирование документов - начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо - полнотекстовой базы .
Необходимо различать залповый ввод - единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд - и текущий ввод - сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.
электронный архив документ хранение
2.Передача и хранение электронных документов на хранение
С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Стоит отметить также, что проблемы, практ