Функция контроля в менеджменте
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?иву работников, превращает организацию в жестко регулируемую систему и снижает эффективность ее функционирования. Как правило, такая система контроля не соответствует соотношению: затраты - прибыль. Необходимо помнить, что каждый контролируемый параметр удорожает систему контроля. Чтобы этого не произошло, при разработке схемы контроля необходимо чета определить состав задач контроля. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:
с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;
с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;
с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;
с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем.
Для получения ответов на поставленные требования можно пользоваться законом Парето (20:80).
Содержание задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю). Эти характеристики позволяют провести условную классификацию задач контроля (рис. 2.).
Рис. 2. Схема классификации задач контроля
Цели контроля.
Организация имеет множество конкретных целей, параметры процесса, достижения которых поддаются измерению. Цели контроля - установить допустимые отклонения плановой деятельности от стандартов. В процессе контроля стандарты отличаются двумя очень важными особенностями: - наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; - наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, снизить затраты труда на 5% в 2007 году.
Бывают цели, по которым трудно установить количественные значения параметров, но контролировать их достижение важно для организации. В этом случае должны быть выбраны косвенные показатели, которые имеют отношение к данной цели, и они поддаются измерению. Однако важно помнить, что на достижение данной конкретной цели могут оказывать влияние и другие факторы. Менеджеру нужно уметь определять степень влияния того или иного фактора на процесс достижения цели.
Область, в которой установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это НИОКР. Лица, осуществляющие контроль.
Обычно складывается впечатление, что в организации имеются специально выделенные контролеры, которые призваны решать задачи контроля. Такая категория служащих составляет незначительную долю в общей численности коллектива организации. Обычно это сотрудники отдела технического контроля качества продукции. Основную часть задач контроля выполняют руководители, независимо от своего ранга. Кроме того, задачи контроля решают штабные (функциональные) менеджеры как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Поэтому в действительности организация имеет разветвленную сеть субъектов контроля. Исходная информация для контроля. Для осуществления контроля необходимо иметь два вида информации:
а)стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;
б)результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса).
Стандарты и критерии устанавливаются в процессе решения задач планирования и вытекают из множества целей и стратегии организации. Стандарты и критерии называются показателями результативности, определяющими то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Контролируемые результаты устанавливаются функцией учета и поступают из двух источников: контролируемых объектов (процессов) внутри организации и контролируемых факторов внешней среды. Поэтому при формировании состава задач контроля необходимо детально провести анализ факторов внешней среды и определить внутренние характеристики контролируемых параметров. Важно осознать, что ошибки и проблемы, возникающие внутри организации, переплетаются, если их не контролировать и вовремя не исправить, с воздействиями условий внешней среды.
В организациях контроль внешней среды используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также реализации готовой продукции (маркетинговый контроль).
Параметры контроля.
Управление осуществляется в отношении процессов, выполняемых в объектах. Оценить правильность осуществления процессов можно только на основе учета и измерения фактического результата, полученного на данный момент времени, или поев проведения работы, направленной на достижение желаемой цели.
Количественное выражение результата представляет собой значение одного или нескольких параметров, описывающих состояние объекта или процесса. Например, организация повысила объем продаж на 10%. Конкретным параметром (в данном случае) является количество проданных единиц товара. Или исключить нарушение нормы страхового запаса материала. В данном случае контролируется не процесс, объект (страховой запас, находящийся на складе). Параметром является количеств единиц сырья.
Параметры контроля позволяют лицу, осуществляющему контроль, сопоставить сделанную работу с запланированным заданием (стандартом).
В зависимости от степени влияния контролируемого параметра на жизнедеятельность организации задачи контроля можно разде?/p>