Технические средства в работе секретаря
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
данных состоит в использовании внешних карт памяти, позволяющих хранить относительно большие объемы информации (от 8 Мб до 1 Гб) при малых размерах и высокой надежности.
КПК в отличие от настольного ПК не имеют жесткого диска. Это связано с тем, что жесткий диск потребляет много электроэнергии, имеет движущие механические части, что влечет за собой определенные требования к эксплуатации компьютера. Для повышенной надежности работы КПК его операционная система хранится в специальной микросхеме памяти. В карманных компьютерах может быть установлена микросхема флеш-типа, на которую записываются программы, музыка, видео, различные текстовые и графические документы.
Карманные компьютеры позволяют выводить звуковую информацию. Реализация этой функции не одинакова, поэтому КПК делятся на два типа.
К первому типу относят те, которые позволяют прослушать музыку. Ко второму - те, которые имеют примитивные средства вывода звука.Источники питания КПК используются двух типов: батареи и аккумуляторы. Обычно КПК с черно-белыми дисплеями и невысоким быстродействием имеют питание от батарей. Более мощные КПК и с цветным экраном имеют встроенные аккумуляторы.
Почти все новые модели карманных компьютеров выпускаются сегодня с цветными экранами и, соответственно, работают на аккумуляторах.
.2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря
Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.
Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся на рынке. Это очень ответственная задача, так как от того, насколько выбранный аппаратно-программный комплекс будет отвечать задачам данной организации, учитывать ее специфику работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и эффективность использования выбранного программного комплекса.
Многие организации имеют свою компьютерную службу. В небольших организациях - это один-два специалиста, в средних и крупных - IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение работы компьютерного парка организации. Однако в IT-подразделениях работают специалисты именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются и не должны разбираться в технологиях документирования бизнес-процессов, в организации работы с документами, в документообороте компании и в делопроизводстве в целом. Поэтому определить требования, предъявляемые к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты и особенно секретари руководства организации, поскольку именно к ним чаще всего предъявляются самые высокие требования по оперативности и полноте поиска необходимой информации и документов.
Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений обязательно должны принимать самое активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при выборе как системы автоматизации делопроизводства в компании, так и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.
Некоторые организации приходят к решению поручить создание (написание) программы своим штатным программистам, аргументируя это тем, что, с одной стороны, это будет дешевле, так как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой - будет создана программа, полностью соответствующая требованиям сотрудников организации. Кроме того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право на существование, однако важно учитывать и проблемы (подводные камни) такого решения.
Во-первых, при разработке программы на заказ еще большее значение имеет тщательно и самым детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии