Технические средства в работе секретаря
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
м режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.
Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.
Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.
Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.
Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.
Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.
Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.
Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка "Задачи" каждого исполнителя обновляется автоматически.
Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.
Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое [13].
Деятельность секретарей часто связана с применением персональных компьютеров. На помощь им сегодня приходят современные компьютерные технологии, позволяющие хранить и обеспечивать быстрый доступ к информации, организовывать рабочее время с помощью специальных программ-органайзеров, обеспечивать доступ в Интернет и т.д. Казалось бы, не так давно секретари стали использовать настольные персональные компьютеры в своей профессиональной деятельности. Сегодня же им на рынке компьютерной техники предлагается новый вид компьютеров - карманные персональные компьютеры (КПК). Популярность использования КПК в последнее годы растет, и это не случайно, так как КПК имеют широкие возможности по созданию и хранению текстовой и графической информации. Они способны читать информацию с компакт-дисков, использовать возможности Интернета, пользоваться словарями, прослушивать музыку, смотреть фильмы и т.д., при этом иметь малые габариты и вес.
Карманный персональный компьютер (КПК) должен включать в себя три обязательных элемента: компактную конструкцию (размер и вес), большое время работы от батарей, поддержку всего спектра мультимедийных приложений и функций.
Основным средством отображения информации в КПК является дисплей, средний размер диагонали экрана КПК равен 10-15 см. В карманных компьютерах, также как и в ноутбуках, используется жидкокристаллический дисплей, что позволяет уменьшить энергопотребление и приводит к отсутствию вредных излучений. Это важно учитывать при работе на компьютере. На данный момент в карманных компьютерах используются как черно-белые, так и цветные дисплеи Типовое разрешение дисплеев КПК составляет от 160 х 160 до 640 х 320.
Особенностью карманного компьютера является сенсорный экран, позволяющий вводить информацию в компьютер путем нажатия на экране виртуальных кнопок выводимой на экран клавиатуры. Для касания экрана используется пластмассовое перо (стилус), входящее в комплект КПК.
Ввод информации с КПК осуществляется посредством экранной клавиатуры либо через внешнюю, подключаемую к КПК клавиатуру, которую можно использовать в случае необходимости. Внешняя клавиатура удобна для ввода большого объема текстовой информации, но при этом габариты и вес КПК увеличатся.
В качестве устройств ввода/вывода в карманных компьютерах имеется инфракрасный порт, новые модели КПК имеют разъемы для работы с флеш-картами памяти. Самый удобный способ хранения и переноса