Технические средства в работе секретаря
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
µ измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг - шредеры.
Шредеры фирмы "ЕВА" сочетают современный подход к утилизации носителей и обеспечивают сохранение конфиденциальности информации. Такие устройства, как PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 С могут перерабатывать бумагу шириной от 220 мм до 610 мм с разовой загрузкой от 8 до 350 листов в зависимости от выбранной модели При этом степень измельчения носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что обеспечивает достаточный уровень секретности. 7.7. Основные правила техники безопасности [8].
При использовании любого оборудования необходимо соблюдать основные правила техники безопасности:
прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нужно прочитать инструкцию и придерживаться ее;
выключать вилки из розеток в случае длительных перерывов в работе и обязательно при уходе из помещения;
проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;
устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только специалистами;
знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае чрезвычайных обстоятельств;
не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование.
Таким образом, секретарь отвечает не только за создание, хранение и обработку информации, но и за дальнейшую утилизацию не нужной информации, различной документации. Для сохранения конфиденциальности и защиты организации от не санкционированного доступа. В этом секретарю поможет устройства для уничтожения бумаг шредер, неотъемлемая часть в работе секретаря.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Важными факторами успеха работы секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
В обязанности секретаря входит:
Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.
Получение, обработка входящей и исходящей почты.
Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
Ведение дневника руководителя; организация его встреч.
Организация деловых поездок руководителя.
Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.
Организация и участие в работе совещаний.
Организация дел в кабинете руководителя.
Освобождение руководителя от рутинных операций.
Информационное обеспечение.
Оформление банковских счетов.
Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.
Соблюдение положительных правил техники безопасности.
Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.
Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Организация общих собраний и мероприятий общего характера.
В книге Д. Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для секретарей.
При встречи руководителей фирм, невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек.
Сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть "на уровне". Харрисон пишет, что "секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме".
Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря.
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:
составление и редактирование документов;
регистрация и контроль исполнения документов;
хранение и поиск документов, другой полезной информации;
прием и передача документов по каналам связи;
архивное хранение документов;
организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях технические средства в работе секретаря очень важны и незаменимы. Они позволяют существенно сократить ра