Теоретические и методические основы рационального построения защищенного документооборота в государс...
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
?нфиденциальным документам.
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы:
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных.
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
- проверить наличие конфиденциальных документов;
- определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
- определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Заключение
При написании курсовой автор постарался учесть как можно больше аспектов по построению защищенного документооборота и представить ряд требований, которые позволяли построить систему безопасного обращения документов в любой структуре как государственной, так и коммерческой. К сожалению в рамках курсовой работы почто не возможно представить все стороны защиты документов на предприятии ввиду небольшого формата и узости темы.
Автор считает, что обеспечение информационной безопасности требует решения многочисленных проблем, и их, безусловно, не под силу в одиночку решить ни службе ИТ, ни службе ДОУ, ни какой-либо другой. Только координированная работа всех служб под единым руководством, при понимании и поддержке, как со стороны высшего руководства, так и персонала организации может привести к успеху. Особенно, важна интеграция ИТ и ДОУ в единую службу управления документами и информацией, при этом сотрудники ДОУ должны понимать и активно использовать современные технологии в своей работе, а сотрудники ИТ теплее относиться к потребностям деловых подразделений организации и к вопросам, связанным с соблюдением законодательных и нормативных требований к документообороту.
Определения и сокращения
ИТ - информационные технологии
ДОУ - документационное обеспечение
СЭД - система электронного документооборота
ЭЦП электронно-цифровая подпись
СКЗИ - средств криптографической защиты информации
ЭД - электронная документацияСписок использованной литературы
- ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.
- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997.
- Кузнецова Т. В. Делопроизводство. -М: Изд-во ЮНИТИ, 2001. с 322
- Сабынин В.Н Организация конфиденциального делопроизводства - начало обеспечения безопасности информации в фирме//Информост-радиоэлектроника и телекоммуникации -2001.- №4 с 17
- Стандарт предприятия. Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998.