Теоретические и методические основы рационального построения защищенного документооборота в государс...
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
сть примеры, когда суды отказывались принимать документы из электронных архивов на том основании, что после сканирования образы были отредактированы (убиралась грязь), а владельцы архива не могли доказать, что при редактировании не были внесены значимые изменения в документ.
1.4 Системы электронного документооборота
Весьма распространённое использование терминов поставщиками математического обеспечения может привести к крупным неприятностям и финансовым потерям, если компания, не разобравшись, закупит систему, не соответствующую её потребностям. В наше время системой электронного документооборота называют всё, что угодно: системы управления образами документов (электронный архив), системы управления деловыми процессами (workflow-системы), электронно-информационные системы (Electronic Document Management System - EDMS), и наконец, настоящие системы электронного документооборота (Electronic Records Management System - ERMS). Решение о покупке системы часто принимает высшее руководством компании совместно с руководителем службы ИТ, и они далеко не всегда знают, какие функциональные возможности необходимы для службы документационного обеспечения управления. Ошибка оборачивается убытками на многие тысячи долларов для покупателя, и определённой потерей репутации для фирмы-поставщика.
Настоящая система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:
- После регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ.
- Документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять запрограммировать все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определённого наступления события, комбинированные, и т.д.)
- Система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Взаимоотношение ДОУ и ИТ
При внедрении систем электронного документооборота на уровне отдельной организации особую остроту приобретает проблема взаимоотношений и взаимопонимания между службой ИТ с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями с другой.
Прежде всего, это проблема социального статуса. ИТ-специалисты стоят на более высокой ступени в иерархии организации, имеют большую зарплату, пользуются гораздо большим влиянием на руководство. В коммерческих структурах денег на развитие современных технологий не жалеют, в то время как отделы ДОУ получают средства на свое развитие по остаточному принципу. Кроме того, специалисты ДОУ жалуются на то, что служба ИТ определяет требования к управлению документами, не консультируется с ДОУ при выборе и закупке систем электронного документооборота.
Не секрет, что большинство представителей ИТ считают службу ДОУ пережитком старины глубокой, и вообще чисто затратным подразделением.
Пример: В интервью журналу Intelligent Enterprise (N19, октябрь 2004 года) о проблемах внедрения систем электронного документооборота, один специалист ИТ так описывал своих коллег из службы ДОУ: Сами сотрудники не пылали желанием использовать новые технологии. Многие из них прекрасно существовали в системе, где фактически единственной их функцией была переноска папок с этажа на этаж.
Любопытно, однако, что именно продолжающееся внедрение информационных технологий в процесс документооборота, в сочетании с усиливающимся давлением со стороны законодательства и контролирующих органов, потихоньку приводит к изменению положения ДОУ в лучшую сторону поскольку ряд знаний и навыков, обычных для сотрудников нашей службы и остро необходимых сейчас в электронном документообороте, не распространены среди специалистов ИТ. К ним относятся:
- понимание жизненного цикла документа, который может включать такие стадии, как создание, временное хранение в соответствии с требованиями законодательства и контролирующих инстанций, экспертизу ценности, постоянное хранение или уничтожение в установленном порядке;
- понимание того, что вся информация организации должна управляться по единым правилам;
- привычка веси строгий учёт документов, их выдачи и возврата;
- в отличие от большинства программистов, сотрудники ДОУ вынуждены продумывать свою работу как минимум на пять лет вперёд (столько времени, по закону, должны храниться документы бухгалтерского учёта). Они понимают, что нужно не просто сохранить соответствующие электронные документы, но сохранить их так, чтобы их целостность и аутентичность могла быть доказана.
В апреле 2004 года консультационная фирма Forrester Consulting по заказу международной ассоциации управляющих документацией и информацией ARMA провела опрос, в ходе которого сотрудникам ИТ, ДОУ и деловых подразделений был задан ряд вопросов связанных с внедрением электронного документооборота. Анализ результатов показал, что именно представители ДОУ лучше других видят проблемы, возникающие при внедрении. Особенное беспокойство вызвало то, что сотрудники ИТ и деловых подразделений плохо понимают ро