Теоретические и методические основы рационального построения защищенного документооборота в государс...
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
ошибки 2000 года.
В нашей стране защите важнейших документов, как составной части плана действий в непредвиденных ситуациях, тоже стали уделять внимание, как сами организации, так и контролирующие органы. Например, план ликвидации последствий непредвиденных обстоятельств включен Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ) в перечень обязательных документов кредитной организации, как один из документов, регулирующих функции системы внутреннего контроля.
Как и многие другие задачи, проблема защиты важнейших документов решается только в том случае, когда служба ДОУ, отвечающая главным образом за бумажную работу, и служба информационных технологий, контролирующая сегодня электронные документы и материалы, объединяются в единое целое и действуют совместно.
1.3 Внедрение систем электронного документооборота
Россия в данном вопросе отстает, и очень существенно. При внедрении систем электронного документооборота возникает большое количество проблем. Это и не удивительно - мы живем в эпоху революционных изменений в области делопроизводства и документооборота, когда новое соседствует со старым, новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. На сегодняшний день существуют две группы проблем, которые необходимо решать на государственном уровне:
Трудности, связанные с недостаточной поддержкой государством внедрения СЭД. Пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать СЭД только для поддержки оперативной деятельности. Государство до сих пор не справилось с относительно простой задачей формирования инфраструктуры, необходимой для использования ЭЦП, а уж о более фундаментальных вещах, таких, как единая техническая политика в отношении СЭД, используемых в государственных учреждениях, и говорить не приходится. Справедливости ради нужно отметить, что есть и положительные примеры, особенно стоит отметить активные усилия Банка России и МНС в использовании современных технологий и в постепенном переходе на электронный документооборот.
Большая группа проблем связана с отсутствием нормативной базы, необходимой для полноценного использования электронных документов. Так, не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.
Все перечисленные проблемы напрямую связаны с информационной безопасностью. Пока что электронные документы вроде и не документы вовсе, и во многих организациях с ними поступают, как хотят. Часто отсутствует даже элементарный учёт имеющихся в организации программных средств и баз данных, а в результате электронные документы и информация либо утрачиваются, либо их становится невозможно ни найти, ни использовать. Уничтожение увольняющимися сотрудниками своих электронных богатств самое обычное явление, с которым невозможно бороться.
Пример: Немецкие Федеральные архивы при объединении Германии получили электронные документы из государственных архивов ГДР. Это были разнообразные базы данных: сельскохозяйственная статистика, персональные данные членов компартии, сведения о трудовой деятельности и т.д. Федеральные архивы сумели сохранить только часть этих документов, и то с большим трудом, поскольку вспомнили о них и задумались об организации их длительного хранения только через 10 лет. К этому моменту во всей Германии не нашлось необходимого оборудования и программного обеспечения, а также специалистов, которые могли бы на таком оборудовании работать.
Ещё одна грань информационной безопасности сохранение аутентичности и целостности электронных документов. Сейчас с электронным документом в суд не пойдешь, а о будущем мало кто задумывается. Но если сегодня не начать архивировать электронные документы в строгом соответствии с известными международными стандартами, то завтра, когда электронные документы будут признаны на деле, организация не сможет доказать подлинность своих документов. Для компаний, ведущих международную деятельность, это уже горящая проблема, поскольку, к примеру, в большинстве развитых стран сообщения электронной почты признаются деловыми документами и могут быть предъявлены в качестве доказательства в суде.
Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и/или форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и/или преобразование в новые форматы (миграция). Мало того, что миграция может влететь в копеечку, - каждый её шаг должен быть тщательно задокументирован, с тем, чтобы аутентичность документов не могла быть подвергнута сомнению.
Но что говорить о миграции даже при обычном сканировании документов для помещения их в электронный архив требуется не только документировать все действия и обеспечить техническую защиту полученных образов документов, но и избегать операций, которые могут поставить аутентичность документов под сомнение. В зарубежной судебной практике уже е