Специфика документооборота в акционерном обществе
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
сти в объемах и в сроки, установленные законодательными и иными нормативными актами данной страны, в частности, обязано, по крайней мере, ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков.
О сроках хранения документов
Законодатель в лице ФКЦБ России и издал Постановление от 16 июля 2003 № 0333/пс Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона Об АО в части порядка хранения документов.
Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить:
учредительные документы, изменения и дополнения к ним;
документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения;
положения о филиалах и представительствах;
материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.;
разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления;
бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров;
разного рода списки: аффинированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.);
ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года;
описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению.
Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно:
положение об общем собрании;
положение о совете директоров общества;
положение о генеральном директоре;
положение о ревизионной комиссии;
положение о счетной комиссии;
положение об информационной политике;
положение о корпоративном секретаре;
кодекс корпоративного поведения;
положение о дивидендной политике;
об управлении рисками;
о стимулировании менеджеров.
К внутренним также относятся документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения):
протокол торгов (аукциона, конкурса) по куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации);
договоры о куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно);
документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации (постоянно);
паспорта зданий, сооружений (5 лет);
документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом).
2.1 Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров
Нами было изучено шесть вариантов Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ:
ЗАО Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС"
ОАО ИнтехпромЭнерго
ОАО "Назаровоагропромхимия"
ОАО "Мосремстрой"
ЗАО Трест 36
ОАО НОРФЕС
Одной из особенностей документооборота является использование следующих терминов и определений:
.Акции общества - именные обыкновенные бездокументарные акции Общества, закрепляющие права ее владельца, установленные законодательством.
.Реестр владельцев именных ценных бумаг Общества - совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, которая обеспечивает идентификацию зарегистрированных лиц, удостоверение прав на акции Общества, учитываемые на лицевых счетах зарегистрированных лиц, а также позволяет получать и направлять информацию зарегистрированным лицам.
.Держатель реестра или Регистратор - Общество, осуществляющее самостоятельно ведение реестра владельцев именных ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации.
.Лицо, ответственное за ведение реестра - сотрудник Общества, на которого приказом лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа Общества, возложено исполнение функций по ведению реестра, непосредственно осуществляющее от имени держателя реестра сбор, фиксацию, обработку, хранение и предоставление сведений и документов, составляющих реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.
.Зарегистрированное лицо - физическое или юридическое лицо, информация о котором внесена в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.
Следует отметить, что внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.
К основным документам, используемым для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, относятся:
Журнал учета входящих документов
Регистрационный жур?/p>