Специфика документооборота в акционерном обществе
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
направление потока и его объем.
Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Т.В. Сиганова считает, что документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.
Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.
Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности
технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу
объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.
На основании анализа делается вывод о рациональности движения
документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.
В статье Документооборот организации журнала Секретарь - референт В.Ф. Янковая раскрыла принципы документооборота на предприятии. Понятие документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления, включающую в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
К таким принципам организации документооборота можно отнести следующие:
централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);
максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
однократность регистрации документов;
организация предварительного рассмотрения документов;
вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
снижение уровня подписания документов.
2. ПОНЯТИЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
Акционерным обществом признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.
Согласно российскому законодательству акционерные общества могут быть открытыми и закрытыми. Юридические определения этих обществ следующие:
открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;
закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц.
Юридические признаки закрытого акционерного общества.
Имеющиеся в Законе основные признаки закрытого акционерного общества сводятся к следующим:
оно может распределять свои акции только среди учредителей или иного заранее известного круга лиц, общее число которых не превышает 50;
оно не вправе проводить открытую подписку на свои акции;
акционеры имеют преимущественное право приобретения акций, продаваемых другими акционерами данного общества;
структура его управления более простая по сравнению со структурой открытого акционерного общества, например, в составе органов управления закрытого общества может отсутствовать совет директоров (наблюдательный совет).
Юридические признаки открытого акционерного общества.
Приведенные в Законе основные признаки открытого акционерного общества таковы:
число акционеров не ограничено;
акционеры могут отчуждать свои акции без согласия других его акционеров;
оно вправе проводить как открытую, так и закрытую подписку на свои акции;
оно обязано предоставлять рынку информацию о своей деятельно