Geum.ru


Создание автоматизированной информационной системы "Свод отчетов" для УВО при ГУВД Пермско...

Дипломная работа - Компьютеры, программирование

Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование



утреннюю отчетность. Если система внутренней отчетности складывается сама собой, то возникает ситуация, при которой руководители получают отчеты о работе своих отделов, но представленные в этих отчетах сведения обычно обладают рядом недостатков:

  1. они пространны;
  2. не структурированы и не представлены в удобном для восприятия виде;
  3. неполны и противоречивы;
  4. не позволяют прослеживать происхождение представленных в них данных до первоисточника;
  5. предоставляемые разными подразделениями данные по одним и тем же вопросам могут вступать в противоречие и существенно отличаться друг от друга;
  6. достоверность приводимых в отчетах данных сложно или невозможно проверить;
  7. сроки представления отчетности зачастую не соблюдаются (запаздывание представляемой отчетной информации).

Все эти недостатки вместе образуют тот информационный фон, на котором руководители осуществляют свою деятельность. Очевидно, что обладающая такими недочетами информационная система представляет собой шаткую основу для принятия оперативных и стратегических решений.

Управленческая отчетность может пониматься в узком смысле как отчеты о выполненных по заданию руководителя действиях. В более широком смысле действующая в организации информационная система представления руководству в виде документов структурированной информации (справок, отчетов, записок и т.д.) обо всех аспектах деятельности. Система управленческой отчетности рассматривается именно как всеобъемлющая информационная среда, обеспечивающая руководство всей необходимой ему информацией. Полная отчетность о деятельности организации формируется на основе отчетности по трем видам планов, таких как: бюджет (финансовая и бухгалтерская отчетность); производственный план; план мероприятий (событий) квартальный (месячный) план действий каждого подразделения и всей организации.

При наличии корректно разработанной системы отчетности, соответствующей этим трем видам планов, руководство будет обладать всей полной информацией о том, что происходит в организации.

Чаще всего используют трехуровневую систему управленческой отчетности. Основными уровнями являются:

  1. журналы (книги) для записи всех операций организации или конкретного подразделения. Используются в основном на оперативном уровне для регистрации и контроля текущей операции;
  2. отчеты краткие сведения о деятельности организации или подразделения на конкретную дату или за отчетный период. Используются руководителями для текущих оперативных и тактических решений и применения мер контроля и измерения эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников;
  3. сводные отчеты отчеты, подводящие итоги деятельности организации в нескольких сферах за определенный период. Используются руководством для принятия решений и расширенного (стратегического) планирования.

1.1.2 Характеристики системы управленческой отчетности

Система управленческой отчетности это система сбора и представления в структурированном виде данных о различных аспектах деятельности организации, позволяющая руководству (руководству вышестоящей организации) анализировать положение дел. Система управленческой отчетности обеспечивает возможность эффективного контроля над деятельностью организации со стороны руководства организации, а также над деятельностью организации и руководства организации со стороны собственников, инвесторов, кредиторов или вышестоящей организации.

Получаемые руководством организации или вышестоящими инстанциями отчеты могут содержать достоверные или искаженные данные. Для того чтобы получатели отчетов были уверены в достоверности представляемых данных, существует только один способ контроля это возможность доступа к первичным документам, на основании которых подготовлены предоставленные отчеты.

Выделяют следующие основные характеристики управленческой информации:

Краткость. Информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание на несущественных или не относящихся к делу сведениях.

Точность. Информация не должна содержать ошибок или пропусков, а также намеренного искажения.

Оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение.

Сопоставимость. Информация, полученная в разное время и по разным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима.

Целесообразность. Информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена, помогать в решении конкретных управленческих задач.

Объективность. Информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации.

Адресность. Информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии управления.

Аналитичность. Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами.

Конфиденциальность. Как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Избыточность. Информация, которую вырабатывает, собирает и делает доступной другим подразделениям каждое подразделение, должна обладать избыточно