Роль документа в современном обществе
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
87;. На всём протяжении XVIII в. в определении понятия документ выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: акт, дело, бумага [10, с. 43].
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия документ: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в Словаре архивной терминологии, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность [14].
В Словаре русского языка С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова.
.Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.
.То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.).
.Письменное свидетельство о чем-нибудь[13].
Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, зто в первую очередь средство доказательства, для историка - первоисточник, а для работника управления - средство фиксации и передачи информации.
За длительный исторический период значение понятия документ постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием документ, необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.
Документ (в трактовке Федерального закона Об информации, информатизации и защите информации от 27 июля 2006 г. и ГОСТа Р51141 - 98) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать. Законом об информации, информационных технологиях и о защите информациии определено понятие документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с рекизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель [1].
.Свойства и признаки документа
Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие качества документа, под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов созданных человеком.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств.
Свойства документов - это качества, признаки, которые присущи документу независимо от того, осознаются они человеком или нет; это сторона материального объекта, обуславливающая его различие и сходство с другими материальными объетами [6, с. 16] Свойства тесно связаны с содержанием понятия документа и его функциями. Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решения обобщений, справочно - поисковой работы.
Выделяют два взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа:
1.Правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа, т.е. формальное основание для определенных взаимоотношений, признаваемое группой общества.
2.Технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков. [4, с. 33]
Теперь, рассмотрим свойства документов более подробно:
- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной и всегда имеет целевое значение; Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь) [9, с. 36]
функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные фунуции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации [9, с. 36];
структуризованность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
Всякий доумент обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, инфор