Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
»ых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных компьютерных технологий в своей системе управления;
-комплексное внедрение компьютерных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные компьютерные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых компьютерных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение компьютерных технологий.
В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярных в компьютерной прессе. Однако, как количество публикаций о программном продукте не всегда являются прямым отражением количества установленных копий, так и интерес к проблеме выказываемый прессой показывает скорее остроту проблемы, а не степень ее разрешения.
С одной стороны можно трактовать термин "документооборот" как отражение термина "делопроизводство", достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства - формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.
Другим способом трактовать термин "документооборот" было бы найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному "документообороту" в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином "документооборот" и западными терминами:
-DMS (Document Management Systems) - в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;
-DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
-и наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как "Системы автоматизации бизнес-процессов", имеется и другой перевод данного термина - "Системы поддержки управления".
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин "документооборот" еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию "бумажной" отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают смежные темы, такие как автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.
В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных относятся к системам оперативной обработки транзакций. То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.
Прежде чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности данной отрасли автоматизации предприятия.
Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.
К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-проц?/p>