Разработка информационной подсистемы учета заявок покупателей на автомобильные комплектующие для индивидуального предпринимателя Ворончихина Н.П.
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
енте.
1.3.7 Информационные базы и информационные потоки
Ввиду того, что на фирме предпринимателя не функционирует единой информационной системы, позволившей бы организовать эффективный электронный информационный поток, последний представлен документооборотом в материальной форме.
Документооборот фирмы фиксирует движение финансовых, информационных и материальных течений, и воспроизводит элементы потоков работ, кадров и документов.
Для учета движения товара и регистрации всех операций с ним предприятие использует ряд документов, таких как: накладные, счета-фактуры, приходные ордера и товарные чеки. Каждый месяц директор получает отчет о состоянии дел из бухгалтерии. Кроме того фирма поквартально составляет отчеты для налоговой инспекции и ежегодно в пенсионный фонд.
В свою очередь накладные применяются для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, другой - получателю материалов.
Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков, или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
Документы передаются в материальной форме.
В таблице 1.10 указаны все участники документооборота, направление движения и формы документов с пояснениями.
Таблица 1.10 - Движение документов
Код документаНаименование документаКем готовитсяКем используетсяПериодичностьКоличес-тво экземпля-ровД1НакладнаяПоставщикиОтдел поставок, заведующий складомПри закупке (не регулярная)2Д2Приходный ордерЗаведующий складомБухгалтерияПри получении товара (не регулярная)1Д3Товарный чекОтдел продажПокупателиПри продаже (не регулярная)1Д4НакладнаяОтдел продажБухгалтерияПри продаже (не регулярная)2Д5Отчет по продажамБухгалтерияДиректорРаз в месяц1Д6Расчет по страховым взносамБухгалтерияПенсионный фондРаз в год1Д7Налоговая декларацияБухгалтерияНалоговая службаПоквартально1
Назначение вышеперечисленных документов:
Накладная (Д1). При закупке товара поставщики предоставляют отделу поставок составленные в двух экземплярах накладные и счета-фактуры (для автомобильных запасных частей, ввезенных из-за границы) по факту отгрузки товара, при этом один экземпляр остается у поставщика. Оба экземпляра заверяются печатью принимающим товар представителем фирмы. После этого накладная передается на склад.
Приходный ордер (Д2). По приходу товара на склад составляется приходный ордер, отражающий фактически принятый товар. При помощи приходного ордера в дальнейшем редактируется список товара, имеющего в наличии у предпринимателя и принимается решение о перевозке товара со склада к точкам продаж.
Товарный чек (Д3). При приобретении товара со склада, или торговых точек покупателю по требованию выписывается товарный чек, который также регистрируется в журнале товарных чеков.
Накладная (Д4). Для регистрации факта продажи, отражения его в журнале и для подготовке отчетов в бухгалтерию из отдела продаж направляется накладная, содержащая список проданных товаров.
Отчет по продажам (Д5). Каждый месяц бухгалтерия составляет для директора отчет, отражающий итоги работы за месяц.
Расчет по страховым взносам (Д6). Каждый год для пенсионного фонда проводится расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. При этом в принятой системе налогообложения учитывается налоговый вычет для пенсионных отчислений, но не более половины последних.
Налоговая декларация (Д7). Налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход поквартально подается в федеральную налоговую службу.
Документооборот предприятия можно представить в виде схемы, отраженной на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 - Схема документооборота предприятия
1.3.8 Проблемные ситуации и способы их решения
Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).
Выявление и формулировка проблемной ситуации является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса предпроектного обследования предприятия. Четкая формулировка имеющейся проблемной ситуации является наиболее важной ступенью в решении самой проблемы.
В реальных условиях предприятие имеет множество проблем. Необходимо выделить основные, первичные проблемы. Устранение первичных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных, вторичных проблем.
Выявленные проблемы, присущие обследованному ИП, представлены в таблице 1.11.
Таблица 1.11 - Проблемные ситуации в деятельности ИП
Наименование проблемной ситуацииСредства решения1. Сложности в подборе необходимого товара для клиента Предоставление клиентам экспертной системы поддержки принятия решений 2. Слабо выраженные средства популяризации предприятияПовышение эффективности маркетинговой компании, по