Проектирование систем обработки данных
Информация - Компьютеры, программирование
Другие материалы по предмету Компьютеры, программирование
нчивая сдачей в архив.
Особенности проектирования первичных документов.
Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере. Они содержат всю информацию, необходимую для решения экономических задач. К первичным документам предъявляются следующие основные требования:
Неизбыточнотсь и полнота информации, высокая достоверность и своевременность, собираемой информации. Кроме этого первичная информация должна быть расположена таким образом на документе, чтобы учитывались требования удобства последующего ввода в ЭВМ. При проектировании форм первичных документов учитываются следующее принципы:
отсутствие дублирования показателей
логичность построения, т.е. старшие признаки должны предшествовать младшим (логичная последовательность: наименование предприятия, наименование цеха и т.д.).
согласование последовательности реквизитов с макетами размещения информации на мониторе.
Проектирование форм результатных документов
Результатные показатели рассчитываются при решении задач. Они должны выдаваться на машинные носители в виде удобном для пользователя. Результатные документы используются для осуществления процесса управления, поэтому они должны отвечать определенным требованиям:
должны содержать в себе первичные и результатные показатели.
хорошая читаемость , логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов.
Отсутствие показателей рассчитываемых в ручную.
достоверность предоставляемой информации
Проектирование экранных форм электронных документов.
Разработка и использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, которые связаны с повышением эффективности обработки данных хранящихся в этих документах. Высокая эффективность обработки данных необходима для принятия своевременных управленческих решений. Согласно некоторым исследованиям более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных бумажных форм является дорогостоящим делом и включает задачи проектирования форм , заполнения форм , а так же хранения. Очень дорого стоит печать документов, а еще дороже обработка распространение и хранение. Сокращение бумажных форм на предприятии может вестись по 2 направлениям:
кардинальное от бумажных форм к электронным переход
применение более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.
Под электронными формами документов понимается электронная, безбумажная технология работа с документами. Она предполагает появление бумажных форм только в качестве твердых копий электронных. Электронная форма документа - страница с пустыми полями которые оставлены для заполнения пользователем. Электронные формы могут содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню, или списки выбора. После заполнения формы её можно отправить по электронной почте, факсу или на рабочее место сотрудника.
Можно выделить несколько видов электронных форм которые имеют различные технологии обработки:
. формы предназначенные для сбора данных и ввода их в базу данных для последующей обработки. При этом заполнение формы осуществляется по электронной почте или через формы размещенные в интернете
. формы предназначенные для сбора информации как внутри так и вне предприятия. Эти формы требуют ознакомления и подтверждения. К таким формам можно отнести заказы на покупку , счета , и т д.
. Электронная технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последующую обработку, а предполагает работу с электронными формами от этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в базе данных или экспорта этих данных в какое-либо приложение. Недостатком электронных форм документов являются недостаточную юридическую проработанность процесса подписи формы.
Технология обработки электронных документов требует специального программного обеспечения .Это программное обеспечение позволяет встраивать функции доступа к базам данных вычисления , управления заполнением ,обработкой и маршрутизацией документооборота. Программа обработки электронных документов позволяет :
быстро имитировать бумажные формы
использовать предоставляемые ими средства (таблицы, кнопки, списки и др полезности включая связь с различными БД.)
использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции так и специализированные финансовые и статистические функции.
использовать средства для установления связи между формами.
использовать макросы и языки высокого уровня.
Это позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов. Так как электронные формы связаны с файлами данных следовательно можно включать операции обработки данных и функции запросов. При этом можно указать , что при заполнении форм будут решаться определенные задачи. Например вычисление суммы проверка типов и т д.
К первым средствам создания электронных документов можно отнести средства Майкрософт офис. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать не только процесс заполнения и вычисления полей электронного документа но и отсылать его по электронной почты. В настоящее время используются и специализированные программные продукты например 1С документооборот. Эта программа позволяет встраивать электронный документ в подсистему электронного док оборота, которая является одной из функциональных п