Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
ввести начальную дату, затем конечную, после чего выводится таблица с данными по запросу (рисунок 13).
Рис. 14. Приглашение параметрического запроса
Поиск документов за период времени
Код SQL данного запроса представлен ниже.Документы.[КодКл], Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.[Группа], Документы.[ФИО сотрудника]Документы(((Документы.[Дата создания]) Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:]))BY Документы.[Название документа], Документы.[Дата создания];
Все запросы с параметрами можно использовать как отдельные элементы (не связанные с отчетом), но в этом случае информация, представленная в запросе будет неполной и непонятной.
Формирование отчетов на основе информации базы данных
Отчеты представляют собой текстовый документ, который содержит необходимую выборку из базы данных. Основное назначение отчета - это представление информации по документам для последующей распечатки на бумажный носитель и включения его в папку дел в бумажном варианте. Сформированный отчет может быть распечатан как из среды MS ACCESS, так и после экспорта его в текстовый редактор, дополнительного редактирования и печати его из редактора [7, с. 63].
Разработанная база данных содержит 4 отчета на основе запросов:
.По дате создания;
.По учебному году;
.По сотрудникам;
.По группам;
.За период времени.
Отчет По дате создания предоставляет пользователю возможность получить данные о документах, созданных по указанной дате. Так как источником данных отчёта является запрос с параметром Поиск по дате создания, то при запуске отчета система выдает приглашение параметрического запроса и при вводе даты выдает отчет по документам по заданной дате создания.
Отчет По учебному году предоставляет пользователю данные документов, созданных в учебный год, которые ввел пользователь. Пользователь так же работает с отчетом, основанным на параметрическом запросе Поиск документов по учебному году (приложение E).
Отчет По сотрудникам это отчет, построенный по данным из запроса с параметром Поиск документов по сотрудникам. При запуске отчета появляется окно с подсказкой. Вписав в поле фамилию, имя, отчество полностью пользователь попадает на страничку отчета, в котором представлены данные документов, относительно сотрудника кафедры.
Отчет По группам предоставляет пользователю данные документов, созданных по каждой группе. Пользователь так же работает с отчетом, основанным на параметрическом запросе Поиск документов по группам.
Отчет За период времени, предоставляет информацию о документах, созданных за указанный период времени. В основе построения данного отчета лежит запрос За период времени. После ввода периода времени система выводит отчет списка документов, созданных за этот период. Работать с такими отчетами очень удобно. Пользователь извлекает только интересующею его информацию, удобную для дальнейшего восприятия и анализа.
Тестирование и апробация разработанной автоматизированной системы
Тестирование разрабатываемой системы проводилось на всем протяжении разработки программы. В процессе разработки системы управления проводилась проверка на правильность работы запросов, связи между таблицами, составление отчётов.
После разработки автоматизированной системы и её отладки, можно проводить внедрение, но прежде нужно провести апробацию. Апробация разработанной системы проводилась на базе Нижнекамского муниципального института, кафедры информатики и математики. Автоматизированная система размещалась на сервере НМИ.
В процессе апробации выявились следующие плюсы применения автоматизированной системы документооборота:
-скорость поиска информации повысилась;
-ввод данных и получение информации в отчётах.
В результате тестирования разработанной системы, были выявлены проблемы с защитой базы данных. Методист и заведующий кафедры должны иметь доступ к данным, просматривать их, выводить на печать. При этом сотрудники и студенты института не должны иметь доступ к документам в информационной системе. Эту проблему мы устранили с помощью изменения параметров в MS Access. В параметрах текущей базы данных внесли изменения в защите от несанкционированного доступа к данным. После открытия базы, пользователь начинает свою работу с ввода пароля, которые известны только методисту и заведующей кафедры информатики.
Основные теоретические положения, выводы и рекомендации были представлены в выступлении на заседании кафедры информатики Нижнекамского муниципального института. Все полученные результаты проверены и достоверны.
При разработке структуры автоматизированной системы учитывались следующие требования по реализации проекта: программа предназначается в помощь кафедре.
Выводы по 2 главе. Разработка модели автоматизированной системы включила в себя построение информационно-логической модели, функционально-структурной схемы системы, которая позволила проследить взаимодействие компонентов системы между собой и с внешней средой; даталогическую модель, ориентированную на среду хранения и манипулирования данными.
Разработка системы управления базами данных включает: разработку экранных форм, которые отображают и выводят информацию, запросов, которые позволяют пользователю получить