Проектирование базы данных в Microsoft Access для учета товародвижения на складе ООО "Петроспецпродукт"
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
материалов (продаже, списании и др.) их стоимость списывается в дебет iета 91.
Документооборот организации
Документооборот организации проиллюстрирован на рис. 1.
Рис. 1. ? Схема документооборота в ООО Петроспецпродукт
5.4 Автоматизация учета в ООО Петроспецпродукт, анализ существующих проблем
база данные учет товар склад
Первичные бухгалтерские документы в ООО ПСП делятся на внешние - приходящие от других фирм-поставщиков либо частных лиц - и внутренние - составляемые старшими продавцами. Последние, как правило, являются накладными на списание товара или на его перемещение из одного отдела или склада в другой.
Порядок работы и учета накладных разберем на примере внешних накладных. Товар прибывает в магазин и принимается старшим продавцом по накладной. В обязанности кладовщика входит проверка соответствия фактического количества товара количеству его по накладной. При недостаче, кладовщик делает отметку о ее размере, заверяет своей подписью и ставит печать. Далее накладная переходит в руки оператора. Оператор в конфигурации Торговля + Склад создает новый документ Поступление в розницу (купля-продажа) и вносит в него все данные с накладной: все товары с их количеством и ценами. Товары могут вносится в электронный документ сканером по штрих-коду, либо посредством поиска в базе соответствующего товара. Практически у каждого товара присутствует свой оригинальный штрих-код. Но на некоторую продукцию его все-таки нет. Это, например, конфеты, колбасные и кондитерские изделия на развес. В этом случае при отсутствии данного товара в БД, оператор заводит на него местный код, по которому данный товар впоследствии будет однозначно определен. Местный код, в зависимости от типа товара, может состоять из 4-х или 5-ти цифр. Далее оператор сверяет сумму по документу в электронном документе с соответствующей суммой в накладной. Также оператором должны быть учтены все пометки кладовщика (недовоз, пересортица).эти пометки заносятся в графу Комментарий электронного вида документа. Затем на каждую группу товаров оператором устанавливается определенная наценка. Например, на товары первой необходимости наценка составляет 10-15%. Затем документ проводится и распечатываются ценники. Так же распечатывается накладная, созданная программой, с товарами, установленными на них ценами и суммой по документу. Такая накладная подписывается оператором и прикалывается к накладной от поставщика.
Проведение внутренних накладных отличается от проведения внешних видом создаваемых документов. Внутренними iитается документы:
1.Оприходование (товар берется на учет в нужном количестве),
2.Списание (товар уходит с учета),
.Перемещение (перенос товаров с учета одного склада на другой),
4.Инвентаризация (розница)(сверка фактического количества товаров с учетным по БД).
После того, как накладные проведены в конфигурации Торговля + Склад, они открываются посредством выгрузки базы данных в программе 1С Бухгалтерия 7.7, где проводится уже главным бухгалтером.
Преимуществом конфигурации Торговля + Склад является то, что она создана специально для ведения складского учета. Таким образом, работая с ней, оператор экономит много времени и сил. Далее все накладные отправляются в бухгалтерию и подшиваются отдельно за каждый день.
Главной проблемой данного предприятия является единовременные большие списания товаров из-за истечения сроков годности. Этот недостаток приводит к финансовым потерям предприятия. Наличие данной проблемы было обнаружено через достаточно продолжительное время после установки программного обеспечения. По этой причине в типовой конфигурации не было предусмотрено решение данной проблемы. Поэтому в данном дипломном проекте предпринята попытка реализовать учет сроков годности продукции в среде Microsoft Access.
Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows. Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки iрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широко применяемых информационных бизнес-систем.
6. Проектирование базы данных для автоматизации учета переоценки стоимости товаров на оптовом складе ООО Петроспецпродукт
6.1 Создание таблиц. Определение ключевых полей
Для решения поставленной задачи были созданы следующие таблицы:
1. Фирмы - таблица для ведения собственных юридических лиц:
Назначение полей:
ID - тип - iетчик. Это ключевое поле, предназначенное для индексации этой таблицы, а также для связи с другими таблицами.
Name - тип - текстовый, это поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм.- тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм.- тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о КПП фирм.
. Контрагенты - таблица для ведения информации по фирмам - контрагентам:
ID - ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.
Name ? поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.- это поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм - контрагентов.- поле предназначено для занесения информации о КПП фирм - контра