Порядок составления и оформления документов в РФ
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
?е и объяснительные записки, заявления).
Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.
- Реквизиты дата и регистрационный номер документа. Перечислите реквизиты, в которые дата входит как составная часть. Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления
Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год четырьмя арабскими цифрами.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Порядок внутреннего Согласования документов.
Виза официального документа это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски1), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
- Требования к оформлению реквизита подпись. Оформление реквизита оттиск печати. Правила к оформлению реквизита резолюция. Значение и порядок оформления делопроизводственных отметок на документе
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
В резолюции дается указание на исполнение документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.
Оформляющая часть совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
- Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления
Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.
В результате унификации обеспечивается:
а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;
б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
в) максимальная универсализация представления документированной информации;
г) совершенство ст?/p>