Порядок составления и оформления документов в РФ
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
°жения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы кому? что? когда сделать?. В качестве ответа на вопрос кому? указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя.
- Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок
Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.
Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер (если есть);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.
Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.
Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер (не обязательно);
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
- дата, номер;
- место издания; адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложение (если есть);
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.
Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.
В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года".
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.
- Требования к составлению и оформлению актов
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из ?/p>